Buchhaltungssoftware wechseln

Ab wann gehört welcher Vorgang in welches System?

Vereinbare mit deiner Steuerberatung einen Beginn für die Arbeit in bimetrics, zum Beispiel den 1. Oktober. Entscheidend ist dabei nicht nur das Datum: Klärt, welche Rechnungen noch im bisherigen System bearbeitet werden und wo spätere Zahlungen dazu erfasst werden.

Halte drei Entscheidungen fest: Ab wann erfasst du neue Belege in bimetrics? Ab wann schreibst du dort neue Ausgangsrechnungen? Wer bearbeitet die noch offenen Vorgänge aus der bisherigen Software? Diese Zeitpunkte müssen nicht identisch sein.

Den bisherigen Bestand zuerst sichern

Lade die verfügbaren Originalbelege, ausgestellten Rechnungen, Buchungsdaten und Übersichten offener Posten aus deinem bisherigen System herunter. Welche Exportwege es dafür gibt, prüfst du dort. Öffne anschließend einige Dateien außerhalb der Software und kontrolliere, ob sie lesbar und dem richtigen Zeitraum zugeordnet sind. Notiere auch die Zahl der gesicherten Dateien je Export.

Eine Sicherung ist noch keine Übernahme. In diesem Ablauf überträgst du einzelne Belegdateien. Eine vollständige Migration deiner bisherigen Buchhaltung einschließlich Kontakten, Buchungen, Zahlungszuordnungen und Regeln ist damit nicht verbunden.

Welche Daten du wie weiterverwendest

Entscheide pro Datenart, ob du sie für neue Vorgänge in bimetrics brauchst oder im bisherigen Bestand nachschlägst. Lade nicht pauschal alle alten Rechnungen erneut hoch: Bereits gebuchte Vorgänge brauchen eine andere Behandlung als neue Eingangsbelege.

Original-Belegdateien

Als Dateien hochladen

Bereits vorhandene Rechnungsdateien kannst du in bimetrics hochladen. Die erkannten Angaben prüfst du anschließend. Ein Datei-Upload übernimmt keine bisherige Buchung oder Zahlungszuordnung.

Alte Ausgangsrechnungen

Original und bisherigen Stand sichern

Bewahre die ausgestellte Datei mit ihrer bisherigen Rechnungsnummer auf. Erstelle sie nicht noch einmal im neuen Rechnungseditor. Ob sie zusätzlich als Beleg in bimetrics benötigt wird, hängt vom vereinbarten Übergang ab.

Kunden und Lieferanten

Benötigte Kontakte einrichten

Beginne mit den Kontakten, mit denen du weiterarbeitest. Prüfe Name, Anschrift und weitere benötigte Angaben. Ein vollständiger Import deiner alten Kontaktliste ist kein Bestandteil des hier beschriebenen Datei-Uploads.

Historische Buchungen

Bisherige Exporte getrennt sichern

Sichere die verfügbaren Buchungsdaten aus der bisherigen Software. Belege erneut hochzuladen stellt die alte Buchungshistorie nicht wieder her. Auch der DATEV-Export von bimetrics ist kein Import deiner bisherigen Buchungen.

Offene Rechnungen und Zahlungen

Offene Beträge einzeln abstimmen

Notiere Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, bereits gezahlte Beträge und offenen Rest zum vereinbarten Beginn. Diese Zahlungsstände und ihre Verknüpfungen werden nicht durch den Upload der Rechnung übernommen.

Regeln und Einstellungen

In bimetrics neu festlegen

Richte Firmenangaben, Kontenrahmen, Bankzugänge und benötigte Buchungsregeln ein. Gleiche Kategorien oder ähnlich benannte Felder sind kein Beleg, dass eine alte Regel automatisch weitergeführt wird.

Für neue Kundenrechnungen richtest du Firmenangaben und die benötigten Einstellungen ein. Prüfe vor dem ersten Abschluss auch, wie die Rechnungsnummer an den vereinbarten Wechsel anschließt. Die Schritte vom Entwurf zur fertigen Datei findest du beim Rechnungsprogramm.

Beginne mit drei passenden Originalbelegen

Richte zuerst die richtige Firma in bimetrics ein. Wähle dann wenige Dateien aus dem vereinbarten neuen Arbeitsumfang, etwa eine einfache Lieferantenrechnung, eine Rechnung mit mehreren Positionen und eine empfangene E-Rechnung. Nutze für diesen Einstieg Belege, die noch nicht im bisherigen System gebucht wurden.

Lade diese Dateien unter Dokumente hoch und prüfe jeden Beleg nach der Verarbeitung. Ein kleiner Durchlauf zeigt dir, welche Angaben passen und wo du nacharbeiten musst, bevor du weitere Dateien erfasst.

1. Jede Datei wiederfinden

   Vergleiche deine ausgewählten Dateien mit den entstandenen Belegen. Fehlt einer, prüfe den Uploadhinweis und den Verarbeitungsstatus. Eine Duplikatmeldung bedeutet, dass die Datei bereits vorhanden sein kann – suche zuerst nach diesem Beleg, bevor du erneut hochlädst.

2. Das Original öffnen

   Öffne die Datei am Beleg. Prüfe, ob sie zur erwarteten Rechnung gehört und ob alle Seiten lesbar sind. Bei einer E-Rechnung nutze die empfangene Originaldatei, etwa die XML-Datei oder die PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten.

3. Die erkannten Angaben vergleichen

   Vergleiche Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag und Steuerangaben mit dem Original. Bei mehreren Positionen prüfst du auch Beträge und Kategorien der einzelnen Zeilen. Ergänze fehlende Werte; ein abgeschlossener Upload bestätigt ihre Richtigkeit noch nicht.

4. Den bisherigen Zahlungsstand beachten

   Prüfe, ob die Rechnung schon vor dem Wechsel bezahlt oder teilweise bezahlt wurde. Ein in bimetrics noch nicht zugeordneter Beleg beweist keine offene Forderung oder Verbindlichkeit im bisherigen System.

Wenn eine Datei fehlt oder falsche Angaben enthält, halte den konkreten Fall im Übernahmeplan fest. Übertrage den nächsten kleinen Stapel erst, wenn du weißt, wie dieser Fall zu behandeln ist.

Die Rechnung ist alt, die Zahlung kommt nach dem Wechsel

Eine Wartungsrechnung über 1.190 € wurde in der bisherigen Buchhaltung bereits erfasst, ist am 30. September aber noch unbezahlt. Ab dem 1. Oktober arbeitest du mit bimetrics. Die Abbuchung erfolgt am 3. Oktober.

Notiere Rechnungsnummer, Datum, Betrag und die Referenz im bisherigen System in deiner Liste offener Vorgänge. Kommt die Zahlung später in bimetrics an, suche zuerst nach diesem Bezug. Der gleiche Betrag allein genügt nicht: Prüfe auch Lieferant und Verwendungszweck.

Erfasse den bereits gebuchten Aufwand nicht noch einmal als neue Ausgabe, nur weil die Zahlung erst jetzt erscheint. Kläre mit der Kanzlei, wo die alte Rechnung weitergeführt und die spätere Zahlung zugeordnet wird. Bis das feststeht, bleibt dieser Vorgang in deinem Übernahmeplan als Rückfrage offen.

Dasselbe Prinzip hilft bei Teilzahlungen: Waren vor dem Wechsel schon 400 € von 1.190 € bezahlt, beträgt der noch offene Rest 790 €. Sichere den Nachweis der ersten Zahlung mit. Ein neu hochgeladener Beleg übernimmt diesen Stand nicht automatisch.

Festhalten, was erledigt ist und was offen bleibt

Der Übernahmeplan enthält die Datenarten und Prüfschritte aus dieser Anleitung sowie die ausgefüllte Rückfrage aus dem Beispiel. Ergänze Zuständigkeit, Status und die Referenz zu deinen Dateien oder Vorgängen. Ersetze die Beispielangaben durch deinen eigenen Fall.

Die CSV ist eine Arbeitsliste für dich und deine Kanzlei. Sie importiert keine Daten in bimetrics und überträgt keine Buchungen.

Woran du erkennst, dass du weiterarbeiten kannst

• Der bisherige Bestand ist separat gesichert und stichprobenartig lesbar.
• Die Testbelege sind vollständig vorhanden; Angaben und bisheriger Zahlungsstand sind geprüft.
• Für offene Vorgänge steht fest, wer sie in welchem System bearbeitet.
• Der Beginn für neue Belege und Ausgangsrechnungen ist vereinbart.

Danach arbeitest du mit neuen Vorgängen im vereinbarten Umfang weiter. Prüfe vor der ersten Übergabe Zeitraum und Belege erneut. Der DATEV-Export erklärt die Übergabe aus bimetrics; die Monatscheckliste hilft dir bei offenen Fragen im laufenden Betrieb.