Betroffenheitscheck
Prüfe eine konkrete Ausgangsrechnung deines Unternehmens. Je nach Fall brauchst du bis zu sechs Angaben. Die Einordnung unterscheidet zwischen Ausstellen und Empfangen.
Deine Einordnung
Beantworte die Fragen zu deiner Rechnung. Du erfährst, ob eine Ausnahme oder Übergangsfrist greift – und was unabhängig davon für den Empfang gilt.
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Orientierung nach deutschem Umsatzsteuerrecht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Anzahlungen, Korrekturen und jahresübergreifende Abrechnungen ist eine gesonderte Prüfung nötig. Grundlage: BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Ausnahmen im Überblick
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland für den Betrieb des Kunden. Diese Fälle sind ausgenommen oder müssen gesondert betrachtet werden – auch nach Ende der Übergangsfristen.
| Dein Fall | Was beim Ausstellen gilt |
|---|---|
| Kleinunternehmer | Nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze dürfen weiterhin ohne strukturiertes E-Rechnungsformat abgerechnet werden. Das gilt auch ab 2028. Niedriger Umsatz allein genügt nicht, wenn du die Regelbesteuerung nutzt.§ 34a UStDV |
| Rechnungen bis 250 Euro brutto | Bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag darf eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Maßgeblich sind alle Positionen zusammen. Nicht anwendbar auf Umsätze nach §§ 3c, 6a oder 13b UStG, etwa Reverse Charge.§ 33 UStDV |
| Bestimmte steuerfreie Umsätze | Die Ausstellungspflicht greift nicht für tatsächlich nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Das ist keine pauschale Ausnahme für eine ganze Branche oder für jede Rechnung ohne Umsatzsteuer.§ 14 UStG |
| Fahrausweise | Fahrausweise, die als Rechnung nach § 34 UStDV gelten, dürfen sonstige Rechnungen bleiben. Nicht jede Beförderungsrechnung ist ein solcher Fahrausweis.§ 34 UStDV |
| Privatkunden | Kauft der Empfänger privat, fällt der Verkauf nicht unter die B2B-E-Rechnungspflicht. Andere Rechnungspflichten können trotzdem gelten, etwa für bestimmte Grundstücksleistungen.§ 14 UStG |
| Ausland und öffentliche Auftraggeber | Die deutsche B2B-Regel ist hier nicht die ganze Antwort. Bei Auslandsgeschäften sind Ansässigkeit und Leistungsort zu prüfen. Für Behörden können eigene Format- und Übermittlungsvorgaben schon heute gelten.E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung |
Eine Ausnahme beim Ausstellen befreit nicht vom Empfang. Auch Kleinunternehmer brauchen dafür seit 2025 einen Weg. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang; so öffnest und verarbeitest du die erhaltenen E-Rechnungen. Ein einfaches PDF braucht auch bei einer Ausnahme die Zustimmung des Empfängers.
Drei fiktive Beispiele
Gesamtumsatz 2026: 1.200.000 Euro. Die GmbH berechnet einem Unternehmen im Inland eine Beratung über 1.190 Euro brutto. Leistung und Versand: Februar 2027.
Grundsätzlich als E-Rechnung
Der Vorjahresumsatz liegt über 800.000 Euro, die Rechnung über 250 Euro. Ohne besondere Ausnahme wie die befristete EDI-Regel reicht ein einfaches PDF nicht.
Gesamtumsatz 2026: 180.000 Euro, Regelbesteuerung. Das Studio berechnet einem Unternehmen im Inland 595 Euro brutto. Leistung und Versand: Juni 2027.
2027 noch Papier oder PDF möglich
Die Rechnung darf bis Ende 2027 noch auf Papier oder mit Zustimmung als PDF übermittelt werden. Für entsprechende Leistungen ab 2028 braucht das Studio eine E-Rechnung.
Eine Übersetzerin nutzt § 19 UStG und stellt einem Unternehmen im Inland 450 Euro ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Leistung und Versand: März 2028.
E-Rechnungsformat freiwillig, Empfang erforderlich
Für ihren nach § 19 steuerfreien Umsatz bleibt die Ausnahme bestehen. E-Rechnungen ihrer Lieferanten muss sie trotzdem seit 2025 empfangen können.
Die 800.000-Euro-Grenze ist eine befristete Erleichterung. Die Ausnahme für nach § 19 steuerfreie Kleinunternehmerumsätze bleibt dagegen auch 2028 bestehen.
Zeitplan
Der vereinfachte Regelfall für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Ausnahmen bleiben bestehen; bei Übergangsfristen zählen Leistungsjahr und Übermittlungsfrist.
Empfang ermöglichen
Alle Unternehmen im Inland
Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang aus. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
Übergangszeit
Alle Unternehmen im Inland
Papierrechnungen bleiben möglich, PDF-Rechnungen und andere Formate mit Zustimmung des Empfängers.
Ausstellungspflicht
Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro
Rechnungen an andere Unternehmen im Inland gehen dann grundsätzlich als E-Rechnung, EDI mit Zustimmung bleibt bis Ende 2027 möglich. Bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 darfst du für Leistungen aus 2027 bis Ende 2027 noch Papier oder mit Zustimmung PDF übermitteln.
Ausstellungspflicht
Alle Unternehmen im B2B-Regelfall
Die Übergangsfristen enden. Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
Stand 14. Oktober 2026. Quelle und Details: aktuelle BMF-FAQ zur E-Rechnung. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Checkliste
Wohin kommen E-Rechnungen, und wer kann sie lesbar öffnen? Das gilt schon seit 2025.
Im B2B-Regelfall entscheidet 2026 über die Übergangsfrist für 2027. Bis einschließlich 800.000 Euro Gesamtumsatz ist sie verlängert. Sonderfälle und den maßgeblichen Umsatz mit deinem Steuerberater klären.
Erzeugt es eine E-Rechnung nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL?
Anschrift und bei Firmen in der EU die USt-IdNr. Fehlende Angaben kosten später Zeit.
Welches Format erwarten deine Kunden, und wohin soll die Rechnung gehen?
Diese Übersicht dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Grundlage sind § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, die BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 und die BMF-FAQ zur E-Rechnung.
Vor dem Stichtag ausprobieren
Sieh dir zuerst eine fertige ZUGFeRD-Musterrechnung mit PDF und XML an. Deine eigene Rechnung erstellst du anschließend in bimetrics – oder mit Claude oder ChatGPT: Kunde und Leistung nennen, Vorschau prüfen und die Rechnung ausdrücklich festschreiben lassen. bimetrics erzeugt die technisch geprüfte E-Rechnung mit ihrer Rechnungsnummer.
Du möchtest zunächst eine einzelne Rechnung ohne Konto erstellen? Im kostenlosen E-Rechnungsgenerator trägst du deine Angaben ein und lädst eine technisch geprüfte ZUGFeRD-Datei herunter.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
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