Kassenbon und kleine Rechnungsbeträge
Kleinbetragsrechnung: Was bis 250 € gilt
Für Rechnungen bis einschließlich 250 € brutto gelten vereinfachte Pflichtangaben. Das kann den Kassenbon zur Rechnung machen – unabhängig davon, ob der Verkäufer Kleinunternehmer ist.
Gesamtbetrag inklusive UmsatzsteuerDie Grenze gilt für die ganze Rechnung. Nicht für jede Position einzeln.
Fiktives Beispiel · Einkauf von Büropapier
119 € bezahlt. Was muss auf dem Bon stehen?
Du kaufst zwei Kartons Kopierpapier für dein Büro. Der Händler berechnet 119 € einschließlich 19 % Umsatzsteuer. Dieses vereinfachte Muster zeigt die Angaben für einen gewöhnlichen steuerpflichtigen Inlandskauf.
10115 Berlin
Bar erhalten: 119,00 €
Wer hat geliefert?
Vollständiger Name und Anschrift des Verkäufers. Ein Logo allein reicht dafür nicht.
Wann wurde die Rechnung ausgestellt?
Das Ausstellungsdatum muss erkennbar sein.
Was wurde gekauft?
Menge und Art der Ware. Bei einer Dienstleistung stehen hier Art und Umfang der Leistung.
Welcher Betrag und welcher Steuersatz?
Der Gesamtbetrag enthält die Steuer. Der Steuersatz steht dabei. Bei einer steuerfreien Leistung tritt der Hinweis auf die Steuerbefreiung an seine Stelle.
Im Beispiel enthalten: 119 € ÷ 1,19 = 100 € netto und 19 € Umsatzsteuer. Die gesonderte Aufteilung muss bei diesem Kleinbetrag nicht auf dem Bon stehen. Sie hilft dir aber beim Gegenprüfen.
Die Mindestangaben nach § 33 UStDV
Was bei Kleinbeträgen entfallen darf
Der Name deines Unternehmens als Käufer, eine Rechnungsnummer und die Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers gehören im gewöhnlichen Fall nicht zu den Mindestangaben einer Kleinbetragsrechnung. Auch ein gesondertes Leistungsdatum ist nach § 33 UStDV nicht erforderlich. Zusätzliche Angaben sind trotzdem erlaubt.
Bei mehreren Steuersätzen müssen die jeweiligen Bruttosummen getrennt erkennbar sein. Die Vereinfachung greift nicht bei Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG, etwa bestimmten Fernverkäufen, innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse-Charge-Fällen. Ein kleiner Betrag allein reicht dort nicht.
Die gesetzliche Grundlage ist § 33 UStDV; die Behandlung mehrerer Steuersätze erläutert Abschnitt 14.6 UStAE.
Derselbe Einkauf, größere Menge
Fünf Kartons kosten 297,50 €. Jetzt reicht der kurze Bon nicht.
Fünf Kartons zu je 59,50 € ergeben 250 € netto plus 47,50 € Umsatzsteuer. Entscheidend sind die 297,50 € brutto. Die Rechnung liegt damit über der Grenze.
Die vereinfachten Angaben können ausreichen.
Die Kleinbetragsregelung greift nicht.
Bitte den Händler für diesen normalen steuerpflichtigen Inlandskauf um eine vollständige Rechnung. Dazu gehören unter anderem deine Empfängeranschrift, seine Steuernummer oder USt-IdNr., eine Rechnungsnummer, das Leistungsdatum sowie die getrennten Netto- und Steuerbeträge. Die Einzelheiten zeigt der Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Rechnung.
Teile einen zusammengehörigen Einkauf nicht künstlich auf mehrere Bons auf, um die Grenze zu unterschreiten. Für die Einordnung zählt der tatsächliche Vorgang.
Zwei unterschiedliche Regeln
Kleinbetragsrechnung heißt nicht Kleinunternehmerrechnung
Kleinbetrag beschreibt die Höhe einer Rechnung. Auch eine große GmbH kann eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Kleinunternehmer beschreibt dagegen die umsatzsteuerliche Behandlung nach § 19 UStG.
Bei einer Rechnung für einen nach § 19 UStG steuerfreien Umsatz wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Stattdessen steht der Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung im Dokument. Das gilt auch unter 250 €. Die Kleinbetragsvereinfachung bleibt daneben anwendbar, wie § 34a UStDV ausdrücklich festhält.
Rechnungsvorlage für KleinunternehmerPapier, PDF oder E-Rechnung?
Bis 250 € bleibt die Kleinbetragsrechnung eine Ausnahme
Eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV darf weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden, etwa auf Papier oder als einfache PDF. Eine strukturierte E-Rechnung ist dafür nicht vorgeschrieben. Das bestätigt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Über 250 € hängt das nötige Format vom Umsatz, den Beteiligten und den geltenden Übergangsregeln ab. Barzahlung ist keine eigene Ausnahme. Bei Aufträgen öffentlicher Stellen können zusätzliche Regeln gelten.
Prüfen, wann die E-Rechnungspflicht greiftVom Einkauf zur Buchhaltung
So prüfst und erfasst du den erhaltenen Bon
Den vollständigen Beleg sichern
Fotografiere den ganzen Bon lesbar, einschließlich Verkäuferanschrift und Steuerzeilen. Prüfe den Gesamtbetrag und die vier Angaben aus dem Muster. Ist etwas abgeschnitten oder bereits verblasst, bitte den Händler um eine lesbare Fassung.
In der richtigen Firma hochladen
Lade das Foto oder PDF in bimetrics hoch. Die Belegerfassung liest Rechnungsdaten und Positionen aus. Öffne das Original daneben und vergleiche Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz. Im Muster müssen 119 € brutto und 19 % zusammenpassen.
Ausgelesene Belegdaten prüfenBelegfehler und Erkennungsfehler unterscheiden
Steht das Datum korrekt im Bon, aber falsch in den ausgelesenen Daten, korrigiere die Belegdaten und kontrolliere sie nach dem Speichern erneut. Fehlt die Angabe schon auf dem Bon, brauchst du eine Berichtigung vom Aussteller.
Die Zahlung gesondert nachvollziehen
Bei Kartenzahlung ordnest du den passenden Bankumsatz zu. Im Barbeispiel gibt es keinen solchen Umsatz: Bewahre den Zahlungsnachweis auf und behandle die Zahlung entsprechend deinem tatsächlichen Kassen- oder Auslagenvorgang. Ein gespeicherter Beleg allein beweist noch keine Zahlung.
Ob du Vorsteuer abziehen darfst, hängt zusätzlich von den Voraussetzungen des § 15 UStG ab. Die Software-Erfassung entscheidet das nicht. Sonderfälle klärst du mit deinem Steuerberater.
Wann eine Quittung auch als Rechnung dientDu möchtest selbst eine Rechnung schreiben?
Auch kleine Beträge kannst du vollständig abrechnen
Im kostenlosen Rechnungsgenerator trägst du Absender, Empfänger, Positionen und Steuerangaben ein, prüfst die Vorschau und lädst die ZUGFeRD-Rechnung herunter. Der Generator erstellt eine vollständige Rechnung mit Rechnungsnummer und Empfängerangaben – keinen vereinfachten Kassenbon.
Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung
Sind die 250 Euro netto oder brutto?
Braucht eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnungsnummer?
Kann ich aus einem Kassenbon Vorsteuer abziehen?
Was mache ich, wenn eine Pflichtangabe auf dem Beleg fehlt?
Stand: 16. Oktober 2026. Die Beispiele betreffen gewöhnliche Inlandskäufe. Grundlagen: § 33 UStDV, § 34a UStDV, § 14 UStG und § 368 BGB zur Quittung.