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bimetrics

Angebot, Auftrag und Rechnung

Auftragsbestätigungen erstellen

Übernimm dein Angebot, bestätige den vereinbarten Umfang und erstelle daraus später die Rechnung.

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Fiktives Beispiel: Aus Angebot AN-2026-051 wird nach Prüfung die Auftragsbestätigung AB-26-1001. Sie bestätigt Konzeption und 20 Stunden Umsetzung für insgesamt 3.700,00 € netto. Die Rechnung wird anschließend separat als Entwurf angelegt.

Der Kunde sagt zu. Du hältst den Umfang fest.

Ihr habt euch auf Leistungen und Preis geeinigt? Erstelle aus dem fertigen Angebot eine Auftragsbestätigung. Kunde und Positionen sind bereits eingetragen. Ergänze die Änderungen, die ihr besprochen habt.

Im Beispiel kommen zu den angebotenen 16 Stunden Umsetzung vier Stunden hinzu. Du änderst die Menge im Entwurf auf 20 Stunden. Die Konzeption bleibt bei 1.800 €; zusammen sind es 3.700 € netto.

Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung im Original ansehen

  1. 01

    Angaben übernehmen

    Öffne dein fertiggestelltes Angebot und lege daraus die Auftragsbestätigung an. Der ursprüngliche Angebotsstand bleibt erhalten.

  2. 02

    Prüfen und fertigstellen

    Passe den Entwurf an und prüfe die Vorschau. Beim Fertigstellen erhält die Auftragsbestätigung ihre eigene Nummer.

  3. 03

    PDF weitergeben

    Lade das festgeschriebene PDF herunter und schicke es an deinen Kunden. Die Rechnung erstellst du später separat.

Für die Rechnung den bestätigten Stand übernehmen

Erstelle aus der fertigen Auftragsbestätigung einen Rechnungsentwurf. So übernimmst du die dort vereinbarten Leistungen, Mengen und Preise. Im Beispiel stehen auch in der Rechnung die 20 Stunden Umsetzung.

Ergänze die Rechnungsangaben und prüfe die Vorschau. Erst beim Abschluss erhält die Rechnung ihre Nummer und wird als Umsatz gebucht. Die Auftragsbestätigung allein löst diese Buchung nicht aus.

Rechnung erstellen und abschließen

Claude & ChatGPT

Den Entwurf von deinem Assistenten vorbereiten lassen

Nenne das fertiggestellte Angebot und die vereinbarten Änderungen. Dein Assistent legt den Auftragsbestätigungsentwurf in bimetrics an und zeigt dir die Vorschau. Nach deiner Prüfung gibst du das Fertigstellen gesondert in Auftrag.

Dafür braucht die Verbindung Schreibzugriff und die aktuelle MCP-Freigabe. Der Beispielauftrag lässt sich anpassen; er wurde nicht ausgeführt.

Neue MCP-Funktionen freigeben

Vom Angebot zum Entwurf

Prompt anzeigen
Arbeite in meiner Firma [Firmenname]. Suche das fertiggestellte Angebot [Angebotsnummer] für [Kunde]. Wenn mehrere Angebote passen, frage mich zuerst. Prüfe, ob es bereits eine Auftragsbestätigung oder Rechnung dazu gibt. Wenn ja, zeige mir den vorhandenen Vorgang und lege kein neues Dokument an. Andernfalls lege aus dem Angebot einen Auftragsbestätigungsentwurf an. Übernimm diese mit dem Kunden vereinbarte Änderung: [Änderung]. Zeige mir die vollständige aktuelle Vorschau und den Link in bimetrics. Ist die Vorschau nicht vollständig verfügbar, verweise mich zur Prüfung auf den App-Link. Stelle das Dokument noch nicht fertig und erstelle keine Rechnung.

Ziel des Auftrags: ein gespeicherter Entwurf mit Vorschau oder der bereits vorhandene Vorgang. Prüfe Kunde, Leistungen und Beträge, bevor du das Fertigstellen beauftragst.

Du brauchst zunächst eine einzelne Auftragsbestätigung? Nutze die kostenlose Vorlage mit ausgefülltem Muster.

Auftragsbestätigung für Word und PDF herunterladen

Fragen zur Auftragsbestätigung

Brauche ich zuerst ein Angebot?

Ja. In bimetrics erstellst du eine Auftragsbestätigung aus einem fertiggestellten Angebot. Kunde, Positionen und Preise werden in den Entwurf übernommen. Eine Auftragsbestätigung ohne vorheriges Angebot ist derzeit nicht Teil dieses Ablaufs.

Ist die Auftragsbestätigung ein Pflichtschritt vor der Rechnung?

Nein. Du kannst dein Angebot weiterhin direkt in einen Rechnungsentwurf übernehmen. Hast du den Umfang in einer Auftragsbestätigung geändert, erstellst du die Rechnung aus dieser Auftragsbestätigung, damit ihre Angaben übernommen werden.

Was passiert beim Fertigstellen?

Die Auftragsbestätigung erhält ihre eigene Nummer und wird als festgeschriebenes PDF gespeichert. Dabei entsteht noch keine Rechnung und keine Umsatzbuchung. Die Abstimmung mit deinem Kunden und den Versand des PDFs erledigst du selbst.

Kann ich den bestätigten Umfang noch ändern?

Den Entwurf kannst du vor dem Fertigstellen bearbeiten. Eine bereits festgeschriebene Auftragsbestätigung wird nicht überschrieben. Prüfe Leistungen, Mengen und Konditionen deshalb vor dem Abschluss. Der spätere Rechnungsentwurf ist wieder bearbeitbar.

Lassen sich mehrere Auftragsbestätigungen aus einem Angebot erstellen?

Pro Angebot gibt es eine Auftragsbestätigung. Der zusammengehörige Vorgang kann anschließend einmal in eine Rechnung übernommen werden. Abschlags- und Schlussrechnungen entstehen dadurch nicht automatisch.

Kann ich Claude oder ChatGPT dafür nutzen?

Ja. Mit aktueller MCP-Freigabe und Schreibzugriff für deine Firma kann dein Assistent aus einem fertiggestellten Angebot einen Auftragsbestätigungsentwurf anlegen, bearbeiten und die Vorschau zeigen. Erst nach deiner Prüfung und einem ausdrücklichen Auftrag stellt er ihn fertig. Ältere Verbindungen musst du für die neuen Werkzeuge erneut freigeben.

Im Zusammenspiel

Mit denselben Daten weiterarbeiten

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Vom ersten Angebot bis zur Rechnung.

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Erstelle dein Angebot und übernimm die Angaben in die nächsten Dokumente. So bleibt der vereinbarte Umfang nachvollziehbar.

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