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Vorlage für deine Auftragsbestätigung
Halte den vereinbarten Auftrag fest: mit Angebotsbezug, Leistungen, Preisen und Termin. Bearbeite die Word-Vorlage oder drucke die PDF aus.
Beide Vorlagen enthalten Platzhalter. Beträge werden nicht automatisch berechnet. Das ausgefüllte Muster zeigt einen fiktiven Auftrag.
Ausfüllhilfe ansehen
Auftrag und Vereinbarung bereitlegen
So füllst du die Auftragsbestätigung aus
- Kunden und Bezug eintragen
Ergänze Absender, Empfänger, Ausstellungsdatum und eine eigene Nummer. Nenne das zugehörige Angebot mit Nummer und Datum sowie die Beauftragung, etwa die E-Mail deines Kunden.
- Den vereinbarten Umfang übernehmen
Prüfe Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuersatz gegen eure Absprache. Halte Ausführungstermin, gegebenenfalls Lieferort und bereits vereinbarte Zahlungsbedingungen fest.
- Beträge prüfen und PDF verschicken
Rechne Positionsbeträge, Steuer und Auftragswert nach. Entferne alle Platzhalter. Öffne die fertige PDF und kontrolliere die Angaben, bevor du sie selbst an deinen Kunden schickst.
Das Muster richtig übertragen
Welchen Stand bestätigst du?
Im Muster bestätigt AB-2026-018 den Auftrag vom 8. Oktober zum Angebot AN-2026-042. Vereinbart sind 1.800 € für die Konzeption und 20 Stunden Umsetzung zu je 95 €: insgesamt 3.700 € netto, 703 € Umsatzsteuer und 4.403 € brutto.
Vergleiche deine Fassung mit dem Auftrag des Kunden. Sind andere Stunden, Zusatzleistungen oder neue Termine vereinbart, müssen genau diese Angaben in die Bestätigung.
Neue Konditionen vorher abstimmen: Eine Annahme mit Änderungen gilt nach § 150 Absatz 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag. Die Vorlage ersetzt diese Abstimmung nicht.
Auftragsbestätigungen in bimetrics
Angebotsdaten übernehmen, später die Rechnung erstellen
Wenn dein Angebot schon in bimetrics liegt, übernimmst du Kunde und Positionen aus dem fertiggestellten Angebot in eine Auftragsbestätigung. Passe den Entwurf an und prüfe die Vorschau. Beim Fertigstellen erhält das PDF seine eigene Nummer.
Später erstellst du aus dieser Auftragsbestätigung einen Rechnungsentwurf. So verwendest du die dort bestätigten Mengen und Preise weiter. Den Versand und die Abstimmung mit deinem Kunden erledigst du selbst.
Du startest noch mit einzelnen Dateien? Hier findest du die Angebotsvorlage und die Rechnungsvorlage.
Häufige Fragen zur Auftragsbestätigung-Vorlage
Kann ich die Auftragsbestätigung in Word bearbeiten?
Ja. Die DOCX-Datei enthält bearbeitbare Absätze und Tabellen. Ersetze die Platzhalter, ergänze deine Positionen und passe den Briefkopf an. Mengen, Preise und Summen musst du selbst eintragen und nachrechnen. Exportiere die fertige Fassung als PDF und prüfe sie vor dem Versand.
Kann ich die Vorlage ohne vorheriges Angebot nutzen?
Ja. Die Download-Vorlage ist unabhängig von der Software. Wenn der Auftrag auf einer Bestellung oder mündlichen Vereinbarung beruht, ersetze den Angebotsbezug durch den passenden Bezug und das Datum. In der bimetrics-App entsteht eine Auftragsbestätigung dagegen aus einem bereits fertiggestellten Angebot.
Ist eine Auftragsbestätigung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Die Auftragsbestätigung hält den vereinbarten Auftrag fest. Die Rechnung rechnet die Leistungen ab. Die Vorlage enthält deshalb den Auftragswert und vereinbarte Zahlungsbedingungen, aber keine Aufforderung, diesen Betrag jetzt zu überweisen. Die Rechnung stellst du separat aus.
Was mache ich, wenn der Auftrag vom Angebot abweicht?
Stimme geänderte Mengen, Leistungen, Preise oder Termine ausdrücklich mit dem Kunden ab und dokumentiere den vereinbarten Stand. Eine Annahme mit Änderungen kann rechtlich ein neues Angebot sein. Allein durch Eintragen in die Vorlage wird eine Änderung nicht automatisch vereinbart.
Sind Word-Datei, PDF und Muster kostenlos?
Ja. Alle drei Downloads sind kostenlos und ohne Anmeldung verfügbar. Die Vorlagen enthalten Platzhalter; das ausgefüllte Muster ausschließlich fiktive Angaben. Die PDF-Vorlage ist zum Ausdrucken gedacht und kein interaktives Formular.