Das passende E-Rechnungsformat
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide eignen sich für Rechnungen an Unternehmen. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit XML-Daten. XRechnung besteht aus XML. Entscheidend ist, welches Format dein Kunde benötigt.
Vereinfachter Dateiaufbau · ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT)
Die Unterschiede auf einen Blick
Zwei Formate, strukturierte Rechnungsdaten
Eine gewöhnliche PDF ist noch keine E-Rechnung. Bei ZUGFeRD steckt zusätzlich XML in der Datei; XRechnung liefert die Daten direkt als XML.
| Deine Frage | ZUGFeRDEN 16931 · COMFORT | XRechnungStrukturierte XML |
|---|---|---|
| Was erhält der Kunde? | Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter Rechnungs-XML. | Eine eigenständige XML-Datei mit Rechnungsdaten. |
| Wie lese ich die Rechnung? | Die sichtbare Rechnung öffnet sich in einem PDF-Viewer. | Eine geeignete Software stellt die XML als lesbare Rechnung dar. |
| Kann Software die Daten auslesen? | Ja. Nummer, Positionen, Steuern und Beträge stehen in der eingebetteten XML. | Ja. Die Rechnungsdaten stehen direkt in der XML. |
| Für Rechnungen an Unternehmen geeignet? | Ja, im Profil EN 16931 (COMFORT). | Ja. XRechnung ist auch zwischen Unternehmen nutzbar. |
| Für öffentliche Auftraggeber geeignet? | Die Vorgaben des Empfängers entscheiden. COMFORT ist nicht dasselbe wie das besondere Profil XRECHNUNG. | Der grundsätzlich vorgesehene Standard beim Bund. Zusätzliche Angaben und Einreichungsweg beachten. |
| Welche Originaldatei behalte ich? | Die vollständige PDF mit eingebetteter XML. Ein Ausdruck enthält die XML nicht. | Die XML-Datei. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht ersetzt sie nicht. |
Grundlagen: BMF zur E-Rechnung, FeRD zu den ZUGFeRD-Profilen und E-Rechnung beim Bund.
COMFORT ist ein vollständiges E-Rechnungsprofil. Es bildet die europäische Norm EN 16931 ab. Eine zusätzliche PDF-Ansicht macht die Rechnung leichter lesbar; die strukturierten Daten bleiben enthalten.
Welches Format passt zu deinem Auftrag?
Prüfe zuerst die Bestellung oder frage beim Kunden nach. Eine ausdrücklich genannte Formatvorgabe ist wichtiger als die Dateiendung, die du selbst bevorzugst.
Dein Geschäftskunde gibt kein besonderes Format vor
ZUGFeRD EN 16931 ist eine passende Wahl. Dein Kunde kann die PDF öffnen und seine Software kann die eingebetteten Rechnungsdaten übernehmen. Auch XRechnung ist im B2B-Bereich möglich.
ZUGFeRD-Rechnung in bimetrics erstellenDein Kunde verlangt ausdrücklich XRechnung
Dann brauchst du eine XRechnung. Ein ZUGFeRD-COMFORT-PDF erfüllt diese konkrete Vorgabe nicht. Kläre zusätzlich die Käuferreferenz und den gewünschten Versandweg.
Was gilt bei öffentlichen Auftraggebern?
Beim Bund ist XRechnung grundsätzlich vorgesehen. Andere Standards können ebenfalls zulässig sein, wenn sie die zusätzlichen Vorgaben erfüllen. Lass dir Format, Leitweg-ID bzw. Empfängerkennung und Einreichungsweg nennen. Die Regeln von Bund, Ländern und einzelnen Auftraggebern sind nicht pauschal gleich.
Die FAQ des Bundes nennt auch ZUGFeRD im besonderen Profil XRECHNUNG als reine XML-Datei. Das ist nicht die COMFORT-PDF, die bimetrics erstellt.
Du möchtest Lieferantenrechnungen empfangen
Du musst dich nicht auf ein Format festlegen. bimetrics liest XRechnung und ZUGFeRD aus. Lade die Originaldatei hoch oder übernimm sie aus dem Belegpostfach. Prüfe anschließend die Angaben und den hinterlegten Prüfbericht.
E-Rechnungen empfangen und prüfenKostenlos · ohne Anmeldung
Öffne beide Formate selbst
Zwei fiktive Rechnungen zeigen den Unterschied. Beim ZUGFeRD-Muster ist die PDF das vollständige Original; beim XRechnungs-Muster ist es die XML.
ZUGFeRD: PDF mit XML im Anhang
MUSTER-2026-1002 · 892,50 € brutto · fiktive Angaben
Die Rechnung lässt sich direkt im PDF-Viewer lesen. Die Anlage factur-x.xml enthält dieselben Rechnungsdaten.
XRechnung: XML als Original
<cbc:ID>XR-MUSTER-2026-1002</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-02</cbc:IssueDate>
<cbc:BuyerReference>
MUSTER-REFERENZ-01
</cbc:BuyerReference>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">
1080.52
</cbc:PayableAmount>XR-MUSTER-2026-1002 · 1.080,52 € brutto · fiktive Angaben
Software macht die XML lesbar. Unsere zusätzliche PDF-Ansicht zeigt die Rechnung; sie ersetzt die Original-XML nicht.
XRechnung-XML herunterladenLesbare Ansicht der XML als PDF öffnenDie Muster enthalten unterschiedliche Vorgänge. Sie sind keine bearbeitbaren Vorlagen. Das XRechnungs-Muster zeigt eine B2B-Rechnung; seine Käuferreferenz ist keine echte Leitweg-ID.
Vom Format zur fertigen Rechnung
ZUGFeRD erstellen. Beide Formate empfangen.
In bimetrics schreibst du deine Rechnung mit Kunde, Leistungen und Preisen. PDF und XML entstehen gemeinsam aus diesen Angaben.
So erstellst du deine E-RechnungRechnungsangaben eintragen
Kunde auswählen, Positionen ergänzen und die Vorschau prüfen.
E-Rechnung erstellen
bimetrics prüft PDF und XML vor dem Abschluss. Bei Fehlern bleibt der Entwurf erhalten.
Das Original weitergeben
Lade die ZUGFeRD-Datei herunter und sende sie deinem Kunden. Kein erneuter „Drucken als PDF“-Schritt: Dabei kann die XML verloren gehen.
Die Rechnung mit Claude oder ChatGPT vorbereiten
Mit einer MCP-Verbindung zu bimetrics kann dein Assistent den Entwurf anlegen und bearbeiten. Du prüfst die Vorschau. Danach beauftragst du ihn ausdrücklich, die Rechnung abzuschließen und die fertige ZUGFeRD-PDF abzurufen.
Mit KI zur fertigen E-RechnungMit bezahltem bimetrics-Tarif und MCP-Schreibzugriff. Den Versand erledigst du anschließend selbst.
Für eingehende Rechnungen unterstützt bimetrics XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD. Die eigene Rechnungsausgabe ist ZUGFeRD EN 16931 (COMFORT); XRechnungs-Export und Peppol-Anbindung sind derzeit nicht enthalten.
Häufige Fragen zu den E-Rechnungsformaten
Reicht ZUGFeRD für die E-Rechnungspflicht?
Ja, wenn das Format die Anforderungen erfüllt. Das BMF nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. bimetrics erstellt ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT). Wann du E-Rechnungen ausstellen musst, richtet sich unabhängig davon nach den geltenden Fristen und Ausnahmen.
Ist XRechnung nur für Behörden gedacht?
Nein. Du kannst XRechnungen auch an Unternehmen senden. Eine Leitweg-ID ist für den gewöhnlichen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen nicht erforderlich. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber klärst du die benötigte Empfängerkennung und weitere Angaben mit deinem Auftraggeber.
Was bedeutet ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG?
Das ist ein besonderes ZUGFeRD-Profil mit den Anforderungen von XRechnung. Es ist nicht dasselbe wie EN 16931 (COMFORT). Für die Rechnungsplattformen des Bundes nennt die offizielle FAQ dieses Profil als reine XML-Datei ohne PDF-Sichtformat. Die ZUGFeRD-Ausgabe von bimetrics verwendet COMFORT.
Muss eine XRechnung über Peppol verschickt werden?
Nein, das Dateiformat legt den Übertragungsweg nicht fest. Ob E-Mail, ein Uploadportal oder Peppol verwendet wird, hängt von den Vorgaben des Empfängers ab. bimetrics bietet derzeit keine Peppol-Anbindung.
Kann ich eine normale PDF in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln?
Ein Umbenennen der Datei oder ein erneuter PDF-Export reicht nicht. Die Rechnungsangaben müssen vollständig in die passende Datenstruktur übertragen und geprüft werden. Erstellst du eine neue Rechnung, ist die direkte Ausgabe aus einer E-Rechnungssoftware der einfachere Weg. Unsere Musterdateien sind fertige Beispiele, kein Konverter.
Stand: 14. Oktober 2026. Quellen: BMF: E-Rechnung, FeRD: ZUGFeRD-Profile, E-Rechnung beim Bund, KoSIT: XRechnung und Leitweg-ID.
Deine erste ZUGFeRD-Rechnung
In bimetrics erstellen und vor dem Abschluss prüfen.