Anleitung · mit Musterrechnung und Begleitmail
E-Rechnung per E-Mail versenden
Deine E-Rechnung ist fertig. Jetzt soll sie beim Kunden ankommen – mit allen Daten, die seine Buchhaltung braucht. Hier siehst du, welche Datei du anhängst, was du vorher prüfst und wie du die E-Mail formulierst.
Welche Datei gehört in den Anhang?
Entscheidend ist der Inhalt der Datei. Bei ZUGFeRD stecken lesbare Rechnung und strukturierte Daten zusammen in einer PDF. Eine reine Lesekopie sieht ebenfalls wie eine Rechnung aus, enthält aber keine Rechnungs-XML.
- ZUGFeRD-OriginalPDF mit eingebetteter XML
- Diese Datei schickst du bei ZUGFeRD. Verwende den Originaldownload aus deiner Rechnungssoftware. Die XML bleibt in der PDF; du musst sie für diesen Versandweg nicht separat anhängen.
- XRechnungStrukturierte XML-Datei
- Hier verschickst du die XML. Eine zusätzliche PDF kann beim Lesen helfen. Hat der Empfänger ein Portal oder einen anderen Einreichungsweg vorgegeben, nutze diesen.
- PDF-LesekopieZum Ansehen oder Ausdrucken
- Nur als zusätzliche Lesehilfe. Der PDF-Download aus unserem Viewer enthält keine eingebettete XML. Er ersetzt die ursprüngliche E-Rechnung nicht.
Du brauchst noch die Datei für deinen Kunden? Mit dem kostenlosen E-Rechnungsgenerator erstellst du eine eigene ZUGFeRD-Rechnung und lädst das Original für den Versand herunter.
Dein Kunde verlangt ein bestimmtes Format?E-Mail ist ein möglicher Übermittlungsweg zwischen Unternehmen. Die konkrete Übermittlung stimmen die Beteiligten miteinander ab. Quelle: BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
Ein vollständiges Versandbeispiel · fiktive Angaben
Eine Rechnung. Ein Anhang.
Die bimetrics Musterfirma GmbH hat für die Musterkunde GmbH beraten und eine Lösung eingerichtet. Die fertige Rechnung MUSTER-2026-1002 über 892,50 € soll per E-Mail an den Kunden gehen.
- Leistungen netto
- 750,00 €
- Umsatzsteuer, 19 %
- 142,50 €
- Gesamtbetrag
- 892,50 €
Diesen Originaldownload kannst du öffnen und im Viewer ausprobieren. Du brauchst weder eine zweite Rechnung noch einen zusätzlichen XML-Anhang.
Fertige Beispieldatei, keine bearbeitbare Vorlage. Das Muster nicht als eigene Rechnung versenden.
So verschickst du deine E-Rechnung aus bimetrics
Erstelle die Rechnung in bimetrics und versende die fertige Datei anschließend über dein eigenes E-Mail-Programm.
- 01
Rechnung abschließen und das Original herunterladen
Prüfe Kunde, Leistungen und Beträge in der Vorschau. Nach dem Abschluss erhältst du die ZUGFeRD-Datei mit Rechnungsnummer. Nutze diese Datei direkt. Durch „Drucken als PDF“ kann die eingebettete XML verloren gehen.
E-Rechnung in bimetrics erstellen - 02
Die Datei vor dem Versand prüfen
Öffne das Original im E-Rechnungsviewer. Vergleiche Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen und Gesamtbetrag. Mit „Technisch prüfen“ startest du zusätzlich die technische Prüfung. Im Muster sind es MUSTER-2026-1002 und 892,50 €.
Ein technischer Prüfbericht bestätigt nicht, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde oder der Steuerfall zu deinem Auftrag passt.
- 03
Empfänger prüfen und die Datei anhängen
Verwende die E-Mail-Adresse für Rechnungen, die dein Kunde dir genannt hat. Hänge das Original an und kontrolliere es noch einmal direkt aus dem E-Mail-Entwurf. Im Beispiel reicht die ZUGFeRD-PDF. Ergänze Betreff und Begleittext aus der Vorlage unten.
- 04
Versenden und das Original aufbewahren
Kontrolliere im Ordner „Gesendet“, ob der richtige Anhang dabei ist. Achte auf Rückläufer; ein Eintrag im Postausgang bestätigt noch keinen erfolgreichen Versand. Bewahre die ursprüngliche E-Rechnungsdatei auf.
E-Rechnungen im Original aufbewahren
Du hast die Rechnung mit Claude oder ChatGPT erstellt?
Auch dann lädst du nach dem Abschluss das gespeicherte Original herunter und verschickst es selbst. Dein verbundener Assistent kann einen Entwurf anlegen, die Vorschau abrufen und die Rechnung auf deinen ausdrücklichen Auftrag abschließen. Dadurch wird noch keine E-Mail versendet.
Vorschau prüfen und mit KI abschließenEine kurze Begleitmail für deine ZUGFeRD-Rechnung
Kopiere die Vorlage und ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Sie passt zum Versand einer vollständigen ZUGFeRD-PDF. Den Betreff übernimmst du in die Betreffzeile deines E-Mail-Programms.
Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] – [Leistung oder Projekt] Guten Tag [Name], anbei erhalten Sie unsere Rechnung [Rechnungsnummer] für [Leistung oder Projekt] als ZUGFeRD-Datei. Sie können die PDF wie gewohnt öffnen und lesen. Die strukturierten Rechnungsdaten sind als XML in derselben Datei enthalten und können von Ihrer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Bitte berücksichtigen Sie das in der Rechnung angegebene Zahlungsziel. Bei Fragen zur Rechnung melden Sie sich gerne bei uns. Vielen Dank für die Zusammenarbeit. Freundliche Grüße [Name] [Unternehmen und Kontaktdaten]
Die Vorlage kopiert nur den Text. Sie öffnet kein Postfach, hängt keine Datei an und versendet nichts.
Wenn der Kunde die Datei nicht öffnen kann
„Ich sehe nur eine PDF.“
Bei ZUGFeRD ist das normal. Die strukturierten Daten sind in der Datei eingebettet. Verweise auf einen Viewer oder auf den Import in die Buchhaltungssoftware. Eine zweite Rechnung ist dafür nicht nötig.
Die XML im PDF finden„Wir brauchen XRechnung.“
Kläre das geforderte Format und den Einreichungsweg. Eine PDF umzubenennen erzeugt keine XRechnung. bimetrics erstellt ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT); das ersetzt eine ausdrücklich verlangte XRechnung nicht.
Formatvorgaben des Empfängers prüfen„Die Prüfung meldet einen Fehler.“
Lass dir die Fehlermeldung und die Rechnungsnummer nennen. Prüfe, ob der Kunde das unveränderte Original erhalten hat. Ist die Rechnung selbst fehlerhaft, kläre die Korrektur in der Rechnungssoftware – ändere nicht nur den sichtbaren Text im PDF.
Eine Fehlermeldung am Beispiel nachvollziehenVersand an eine Behörde oder einen öffentlichen Auftraggeber
Prüfe die Vorgaben des konkreten Auftraggebers: Format, erforderliche Referenzen und Einreichungsweg. Eine Mail an den persönlichen Ansprechpartner ist nicht automatisch der richtige Rechnungseingang. Für die OZG-RE gelten eigene Regeln, etwa für die zulässigen Anhänge.
E-Mail-Vorgaben der Rechnungseingangsplattform des BundesHäufige Fragen zum Versand
Darf ich eine E-Rechnung per E-Mail versenden?
Ja. Für E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist E-Mail ein möglicher Übermittlungsweg. Stimme die Empfängeradresse und den Versandweg mit deinem Kunden ab. Die angehängte Datei muss selbst ein geeignetes strukturiertes Rechnungsformat haben; eine gewöhnliche PDF wird durch den E-Mail-Versand nicht zur E-Rechnung. Für öffentliche Auftraggeber können eigene Einreichungsvorgaben gelten.
Muss ich bei ZUGFeRD die XML separat mitschicken?
Bei einer vollständigen ZUGFeRD-Rechnung ist die XML bereits in der PDF eingebettet. Für diesen Versandweg genügt die unveränderte ZUGFeRD-Datei; eine zusätzliche, herausgelöste XML ist normalerweise nicht nötig. Verlangt dein Kunde ausdrücklich XRechnung oder eine bestimmte Schnittstelle, kläre das vor dem Versand. ZUGFeRD und XRechnung sind nicht beliebig austauschbar.
Kann ich die PDF-Lesekopie aus dem Viewer verschicken?
Bei einer normalen B2B-Mail kannst du sie zusätzlich als Lesehilfe beilegen, wenn dein Empfänger das akzeptiert. Bei Behörden oder Portalen gelten die jeweiligen Vorgaben für Anhänge. Die Lesekopie enthält aber keine eingebetteten Rechnungsdaten und ersetzt deshalb nicht die ursprüngliche E-Rechnung. Bei XRechnung bleibt die XML maßgeblich; bei ZUGFeRD verwendest du die Original-PDF mit ihrer eingebetteten XML.
Verschickt bimetrics meine E-Rechnung automatisch?
Du erstellst die E-Rechnung in bimetrics und lädst die fertige ZUGFeRD-Datei herunter. Den Versand erledigst du anschließend über dein eigenes E-Mail-Programm. Auch das Abschließen einer Rechnung mit Claude oder ChatGPT ist kein Versandauftrag und verschickt die Datei nicht automatisch.
Mein Kunde braucht die Rechnung noch einmal. Muss ich eine neue erstellen?
Wenn nur die Zustellung fehlgeschlagen ist oder der Anhang fehlt, sende dasselbe gespeicherte Original mit derselben Rechnungsnummer erneut. Stelle nicht allein wegen eines erneuten Versands eine weitere Rechnung aus. Sind Rechnungsangaben falsch, kläre stattdessen die nötige Korrektur.
Stand: 15. Oktober 2026. Grundlage zum Übermittlungsweg: BMF-FAQ, Frage 8. Das Versandbeispiel verwendet ausschließlich fiktive Daten; es wurde keine E-Mail versendet.
Die nächste E-Rechnung direkt in bimetrics erstellen
Kunde wählen, Leistungen eintragen, Vorschau prüfen und die fertige ZUGFeRD-Datei herunterladen.