Rechnungen mit KI erstellen: mit Claude und bimetrics

Rechtssichere Rechnungen mit Claude: Darauf kommt es an

Ob du eine Rechnung mit Claude, ChatGPT oder im Rechnungseditor erstellst: Entscheidend ist, dass ihr Inhalt und Format zu deinem Geschäftsvorgang passen. Ein überzeugendes Layout oder der Prompt „Erstelle eine rechtssichere Rechnung“ reicht dafür nicht.

Für eine normale Rechnung wie unser Beratungsbeispiel gehören insbesondere Name und Anschrift beider Unternehmen, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung und Leistungsdatum sowie Entgelt und passende Steuerangaben dazu. Die Anforderungen stehen in § 14 Absatz 4 UStG; für Sonderfälle gelten weitere beziehungsweise abweichende Regeln.

Ergänze eine fehlende Kundenanschrift aus deinen Unterlagen. Kläre einen unklaren Steuerfall, bevor du die Rechnung abschließt. Claude soll weder Daten erfinden noch einen Steuersatz erraten. Du gibst die tatsächliche Leistung und Vereinbarung vor; bimetrics übernimmt daraus den Rechnungsprozess.

Claude formuliert. bimetrics erstellt die Rechnung.

Claude und ChatGPT können dir beim Formulieren helfen und auch Dateien erzeugen. Wenn du nur im Chat arbeitest, musst du zusätzlich dafür sorgen, dass Kundendaten, Nummernvergabe, Rechnungsformat und der gespeicherte Stand zusammenpassen. Mit bimetrics bedient der Assistent dafür deine Buchhaltungssoftware.

Gespeicherte Daten

Claude sucht den vorhandenen Kunden in der freigegebenen Firma. Deine Rechnungsangaben kommen aus bimetrics. Du musst sie nicht bei jedem Auftrag erneut in den Chat kopieren.

Ein Entwurf

Leistung, Preis und Termine werden direkt in bimetrics gespeichert. Du oder dein Team können denselben Vorgang dort weiterbearbeiten; die Rechnung hängt nicht an einer einzelnen Chat-Antwort.

Eine fertige Rechnung

Beim Festschreiben vergibt bimetrics die nächste Rechnungsnummer und bucht den Umsatz. Claude nennt die tatsächlich vergebene Nummer und den Link zur gespeicherten Rechnung.

Geprüfte Datei

Vor dem Abschluss prüft bimetrics die erzeugte PDF-Datei und die eingebetteten XML-Daten. Bei Fehlern bleibt die Rechnung als Entwurf erhalten. Eine spätere Kundenzahlung kannst du derselben Rechnung in bimetrics zuordnen.

Die technische Prüfung kann Fehler in der Rechnungsdatei erkennen. Sie bestätigt nicht, dass du die Leistung tatsächlich erbracht hast oder der gewählte Steuerfall in deinem Einzelfall richtig ist. Diese Angaben müssen aus deiner Vereinbarung und deinen Unterlagen kommen.

Eine einfache PDF ist noch keine E-Rechnung

Für eine E-Rechnung reicht die sichtbare Rechnung nicht: Die Pflichtangaben müssen auch in einem geeigneten strukturierten Format vorliegen. Eine einfache PDF ohne diese Daten gilt als sonstige Rechnung. Ob du bereits eine E-Rechnung ausstellen musst, hängt von Übergangsregeln und Ausnahmen ab. Das erklärt das Bundesfinanzministerium in seinen E-Rechnungs-FAQ.

bimetrics erstellt ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 (COMFORT). Du erhältst eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. In unserem Beispiel werden Kunde, Beratungsleistung, 360,00 € netto, 68,40 € Umsatzsteuer und 428,40 € brutto aus demselben Rechnungsentwurf übernommen. Du musst Claude nicht zusätzlich XML schreiben oder eine Datei von Hand zusammenbauen lassen.

Eine KI kann grundsätzlich auch strukturierten Inhalt erzeugen. Entscheidend ist, dass daraus eine passende, geprüfte Rechnungsdatei wird. Bei bimetrics wird die erzeugte PDF einschließlich ihrer XML-Daten vor dem Abschluss geprüft. Die Bildvorschau im Chat dient zum Anschauen; die fertige E-Rechnung lädst du anschließend in bimetrics herunter.

Zuerst Zugang und Firmendaten prüfen

Verbinde Claude mit bimetrics und gib die Firma frei, für die du Rechnungen erstellst. Du brauchst die Rolle Inhaber oder das MCP-Recht Lesen und Schreiben sowie eine Verbindung mit Schreibzugriff. Der MCP-Zugang ist ohne Aufpreis in Solo, Team und Scale enthalten, nicht in der Testphase.

Hinterlege deine Rechnungsangaben in bimetrics und prüfe den Kundenkontakt mit seiner Anschrift. Fehlen Angaben, darf der Assistent sie nicht erfinden. Bei mehreren verbundenen Unternehmen nennst du die Firma in jedem Auftrag ausdrücklich.

Hast du Claude vor der Erweiterung verbunden, trenne die bimetrics-Verbindung in Claude und verbinde sie erneut. Mit der aktuellen Freigabe kann Claude auch offene Entwürfe aus der App bearbeiten und ausgestellte Angebote in Rechnungsentwürfe übernehmen. Ältere Verbindungen behalten ihren bisherigen Umfang.

Ein Beratungsauftrag mit 428,40 € Gesamtbetrag

Du hast drei Stunden Beratung zu je 120,00 € netto vereinbart. Für dieses fiktive Beispiel sind 19 % Umsatzsteuer vorgegeben. Die Angaben unten bilden einen einzigen Vorgang; ersetze sie durch deine tatsächliche Vereinbarung und deine Kundendaten.

Der Rechenweg: 360,00 € netto + 68,40 € Umsatzsteuer = 428,40 € brutto. Andere Steuerfälle oder Rabatte ändern diese Werte. Ist die steuerliche Behandlung unklar, kläre sie vor dem Rechnungsauftrag, statt Claude einen Steuersatz raten zu lassen.

Lass Claude den Kunden anhand von Name und Anschrift suchen. Fehlt der Kontakt, kannst du ihn mit dem folgenden Auftrag anlegen lassen. Ersetze die Platzhalter durch die bestätigten Kundendaten; bei einem bestehenden Kontakt verwendest du dessen ID direkt im nächsten Schritt.

Arbeite ausschließlich in der bimetrics-Firma [Firmenname]. Prüfe, ob es den Kunden [Kundenname] mit der Rechnungsanschrift [vollständige Anschrift mit Land] bereits gibt. Zeige mögliche Treffer mit Kontakt-ID und Anschrift.

Nur wenn kein passender Kontakt vorhanden ist und keine Dublettenwarnung auftritt, lege genau diesen Kundenkontakt mit meinen Angaben an. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlenden Angaben frage zuerst. Erfinde keine E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-ID oder Bankverbindung.

Nenne danach Kontakt-ID, gespeicherte Rechnungsanschrift und App-Link. Erstelle noch keinen Rechnungsentwurf.

Den Entwurf direkt in bimetrics anlegen lassen

Verwende die bestätigte Kontakt-ID und eine eindeutige Referenz für diesen Auftrag, zum Beispiel WEBSITE-2026-09. Darüber lässt sich der Vorgang später wiederfinden. Die Textsuche für Ausgangsdokumente sucht nach Dokumentnummern; die Referenz wird deshalb als eigener Filter abgefragt. Prüfe ältere Rechnungen ohne diese Referenz zusätzlich, bevor du einen Entwurf anlegen lässt.

Arbeite in bimetrics ausschließlich mit der Firma [Firmenname]. Verwende den bestätigten Kundenkontakt [Kontakt-ID] für [Kundenname]. Lies den Kontakt und vergleiche seine erste gespeicherte Anschrift mit [Rechnungsanschrift]. Bei Abweichungen oder fehlenden Angaben frage mich zuerst.

Prüfe vorhandene Ausgangsdokumente mit dem Filter externalRef=[eindeutige Projekt-Referenz]. Vergleiche mögliche Treffer anhand von Kunde, Positionen und Status. Zeige sie mir, statt einen weiteren Entwurf anzulegen. Ich habe mögliche ältere Rechnungen ohne diese Referenz ebenfalls geprüft.

Erstelle genau einen Rechnungsentwurf in EUR mit Nettopreisen:
Leistung: Beratung zum Projekt [Projektname].
Menge: 3 Stunden, Einzelpreis: 120,00 € netto, Umsatzsteuer: 19 %, kein Rabatt.
Rechnungsdatum: [Datum]. Leistungsdatum: [Datum]. Fälligkeitsdatum: [Datum].
Externe Referenz (externalRef): [dieselbe eindeutige Projekt-Referenz].
Der Steuersatz ist für dieses Beispiel vorgegeben. Falls die Daten in bimetrics dazu nicht passen, frage mich und ändere ihn nicht eigenständig.

Prüfe den gespeicherten Entwurf mit der Entwurfsprüfung auf fehlende Angaben. Nenne Empfänger, Position, Nettosumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag sowie die Entwurfs-ID und den Link in bimetrics. Schreibe die Rechnung noch nicht fest und versende sie nicht.

Öffne den genannten App-Link. Dort muss der Entwurf in der richtigen Firma stehen. Ein sauber formulierter Text im Chat genügt nicht; erst der gespeicherte Entwurf enthält die bearbeitbaren Positionen in deiner Buchhaltung.

Eine Angabe ändern, ohne die Rechnung neu anzulegen

Zum Beispiel soll die Position genauer beschreiben, welches Projekt du beraten hast. Nenne die vorhandene Entwurfs-ID und die konkrete Änderung. Die übrigen Angaben bleiben bestehen.

Ändere nur den offenen Rechnungsentwurf [Entwurfs-ID] in der Firma [Firmenname]. Lies zuerst seinen aktuellen Stand. Die Leistungsbeschreibung soll lauten: „Beratung und Auswertung zum Projekt [Projektname], 3 Stunden am [Leistungsdatum]“.

Menge, Einzelpreis, Steuersatz, Empfänger und Termine bleiben unverändert. Verwende die aktuelle Dokumentversion. Bei einem Versionskonflikt lies den Stand erneut und frage nach; überschreibe keine zwischenzeitlichen Änderungen. Ist der Entwurf nicht bearbeitbar, nenne den Grund und den App-Link.

Prüfe den geänderten Entwurf auf fehlende Angaben. Zeige mir anschließend die aktuelle Druckvorschau als Bild, bei mehreren Seiten jede Seite. Nenne Empfänger, Termine, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Schreibe noch nichts fest und warte auf meinen ausdrücklichen Auftrag.

Claude kann auch offene Entwürfe bearbeiten, die du oder dein Team in der App angelegt oder geändert habt. Menge, Preis, prozentualer Positionsrabatt und Termine lassen sich ebenfalls ändern. Vorher liest Claude den aktuellen Stand, danach brauchst du eine neue Vorschau. Ein zweiter Entwurf ist dafür nicht nötig.

Die Druckvorschau prüfen. Danach den Abschluss beauftragen.

Die Druckvorschau zeigt das Dokument als PNG-Bild, so wie bimetrics es druckt, zusammen mit den Rechnungsangaben als Text. Vergleiche Empfänger und Anschrift, deine Firmendaten und Bankverbindung, Leistung, Menge, Preis, Termine und Steuerangaben mit deinen Unterlagen. Bei mehreren Seiten lässt du dir alle zeigen. Der Gesamtbetrag allein reicht nicht: Auch mit 428,40 € kann die Rechnung an den falschen Kunden gehen.

Passt die Vorschau, gibst du den ausdrücklichen Auftrag zum Festschreiben. bimetrics vergibt dann die nächste Rechnungsnummer, bucht den Umsatz und erzeugt die E-Rechnung. Danach lässt sich die Rechnung nicht mehr wie ein Entwurf bearbeiten; eine Korrektur erfolgt per Storno in bimetrics.

Die eben gezeigte Druckvorschau für den Rechnungsentwurf [Entwurfs-ID] in der Firma [Firmenname] stimmt: Empfänger [Kundenname], 360,00 € netto, 68,40 € Umsatzsteuer und 428,40 € brutto. Bitte schreibe genau diese Rechnung fest.

Dieser Auftrag gilt nur für den gezeigten Stand. Ist die Vorschau abgelaufen oder hat sich etwas geändert, zeige mir zuerst die neue Druckvorschau und warte erneut auf meine Bestätigung.

Nenne danach die tatsächlich vergebene Rechnungsnummer, den Status, den Gesamtbetrag und den App-Link zur fertigen Rechnung mit ihren Dateien. Versende die Rechnung nicht und ordne noch keine Zahlung zu.

Ändert sich der Entwurf oder läuft der Vorschau-Nachweis nach 15 Minuten ab, zeigt Claude zuerst eine neue Vorschau. Dein neuer Auftrag bezieht sich dann auf diesen Stand. Eine Rückfrage des Assistenten ersetzt nicht die Sichtprüfung.

Woran du die fertige Rechnung erkennst

Öffne die Rechnung über den App-Link. Sie muss eine vergebene Rechnungsnummer haben und ausgestellt sein. Prüfe dort dieselben Angaben: Muster Kunde GmbH, 3 Stunden zu 120,00 € netto, 68,40 € Umsatzsteuer und 428,40 € Gesamtbetrag.

Nummer vergeben

Die Nummer kommt aus bimetrics. Lass Claude sie nicht aus einer alten Rechnung hochzählen oder frei wählen.

Umsatz gebucht

Zum Abschluss gehört die Umsatzbuchung in bimetrics. Die Rechnung hat damit Wirkung in deiner Buchhaltung; sie ist kein bloßer Text im Chat.

Datei erreichbar

PDF und E-Rechnungsdaten öffnest oder lädst du in bimetrics herunter. Die PNG-Vorschau im Chat ist nicht die Rechnungsdatei.

Versand separat

Das Festschreiben per MCP versendet nichts an den Kunden. Übernimm den Versand anschließend als eigenen Schritt.

Die Rechnung ist dadurch noch nicht bezahlt. Sobald der Bankumsatz vorliegt, kannst du Claude den passenden Beleg suchen und die Zahlung zuordnen lassen. Vergleiche dafür Kunde, Rechnungsbezug und Betrag. Diese Zuordnung löst keine Überweisung aus.

Wenn etwas nicht passt, denselben Vorgang weiterbearbeiten

Mehrere Firmen oder Kunden passen

Wähle anhand des Unternehmensnamens beziehungsweise der Kundenanschrift. Lass dir die möglichen Treffer zeigen, bevor der Assistent einen Entwurf anlegt.

Anschrift oder Rechnungsangaben fehlen

Ergänze die fehlenden Daten aus einer verlässlichen Unterlage. Claude kann Kontaktdaten ändern; deine eigenen Firmenangaben pflegst du in bimetrics. Eine Kontaktänderung ersetzt die gespeicherte Anschrift im Entwurf nicht automatisch. Prüfe sie dort ebenfalls und korrigiere sie gegebenenfalls im App-Editor, bevor du eine neue Vorschau anforderst.

Der Entwurf lässt sich nicht über MCP bearbeiten

Claude kann offene Entwürfe aus der App bearbeiten, wenn alle enthaltenen Angaben unterstützt werden. Bei mehr als 50 Positionen, einem Stornoentwurf oder nicht vollständig übertragbaren Angaben bleibt die Bearbeitung in der App. Verwende den vorhandenen App-Link statt eines neuen Entwurfs.

Die Vorschau ist veraltet

Aktuellen Stand neu anzeigen lassen und noch einmal prüfen. Das gilt auch, wenn jemand zwischenzeitlich den Entwurf oder deine Rechnungsangaben geändert hat.

Der Chat bricht nach dem Auftrag ab

Öffne zuerst den bekannten App-Link und prüfe, ob die Rechnung schon ausgestellt wurde. Lass Claude denselben Vorgang nachlesen, statt eine neue Rechnung anzulegen. Eine fehlende Chat-Antwort beweist nicht, dass der Auftrag gescheitert ist.

Das Dokument hat mehr als 20 Seiten

Der MCP schreibt solche Entwürfe nicht fest. Öffne den App-Link, prüfe alle Seiten in bimetrics und schließe die Rechnung dort ab.

Eine ausgestellte Rechnung ist falsch

Nicht durch einen neuen Entwurf mit derselben Nummer ersetzen. Öffne die Rechnung in bimetrics und kläre dort den Storno. Stornieren gehört nicht zum gezeigten MCP-Ablauf.

Häufige Fragen zu Rechnungen mit KI