Pflicht, Empfang und eigene Rechnungen
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was musst du beachten?
Als Kleinunternehmer musst du E-Rechnungen empfangen können. Für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze musst du selbst keine ausstellen. Freiwillig geht es trotzdem – unser Beispiel zeigt dir, wie.
Eine Rechnung kommt an
Empfangen können: ja.Seit 2025 auch als Kleinunternehmer.Du schreibst eine Rechnung
E-Rechnung ausstellen: freiwillig.Für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze.Auch 2027 und 2028
Die Ausnahme bleibt bestehen
Die nächsten Stufen der E-Rechnungspflicht ändern die Kleinunternehmer-Ausnahme nicht. § 34a UStDV erlaubt für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen. Du kannst also Papier nutzen oder mit Zustimmung deines Kunden eine gewöhnliche PDF schicken.
„Kleinunternehmer“ ist ein Umsatzsteuerstatus. Ein Kleingewerbe, eine selbstständige Tätigkeit oder wenige Mitarbeiter reichen als Einordnung nicht. Maßgeblich ist, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendest.
Was gilt beim Wechsel zur Regelbesteuerung oder bei Behörden?
Bei einem Wechsel gelten für die betroffenen Umsätze die allgemeinen Rechnungsregeln und Übergangsfristen. Kläre den Zeitpunkt mit deinem Steuerberater. Öffentliche Aufträge können unabhängig von der umsatzsteuerlichen Ausnahme eigene Vorgaben zu Format und Einreichung haben.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht im ÜberblickFiktives Beispiel · kostenlos herunterladen
So sieht eine E-Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis aus
Alex Muster rechnet Beratung und Einrichtung ab. Als Kleinunternehmer weist er dafür keine Umsatzsteuer aus. Sein Kunde bekommt eine lesbare PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten.
750 € Rechnungsbetrag, ohne Umsatzsteuer
- Beratung · 4 Stunden × 125 €
- 500,00 €
- Einrichtung · einmalig
- 250,00 €
- Rechnungsbetrag
- 750,00 €
„Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
Dieser Hinweis erklärt die Steuerbefreiung. Er steht in der PDF und in den strukturierten Rechnungsdaten. Es handelt sich um einen steuerfreien Kleinunternehmer-Umsatz, nicht um eine Leistung zum Nullsteuersatz.
PDF/A-3 und Rechnungsdaten nach EN 16931 technisch geprüft. Ausgefülltes Muster, keine bearbeitbare Vorlage und keine Zahlungsaufforderung.
Du möchtest eine Vorlage selbst ausfüllen? Die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer in Word und PDF enthält Platzhalter für deine Angaben. Diese Dateien sind keine strukturierte E-Rechnung.
Welche Angaben gehören auf die Rechnung?
§ 34a UStDV nennt insbesondere Namen und Anschriften beider Seiten, eine der zulässigen steuerlichen Kennungen des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Leistung und den Gesamtbetrag mit Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Unser Muster enthält zusätzlich eine Rechnungsnummer, den Leistungszeitraum und das Zahlungsziel. Strukturierte E-Rechnungen haben weitere Formatvorgaben, die bimetrics beim Erstellen berücksichtigt.
Die vollständigen Anforderungen in § 34a UStDVWenn dein Lieferant eine E-Rechnung schickt
Empfangen, lesen und das Original behalten
Für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Im Alltag geht es danach weiter: Was wurde berechnet, stimmt der Betrag und ist die Rechnung bezahlt?
Den Empfang in bimetrics einrichtenDie Originaldatei übernehmen
Lade die ZUGFeRD-PDF oder XRechnungs-XML in bimetrics hoch oder leite sie an deine persönliche Belegadresse weiter. Ein Ausdruck oder Bildschirmfoto ersetzt die strukturierte Datei nicht.
Rechnungsangaben prüfen
bimetrics liest die Daten aus und zeigt auch reine XML-Dateien als lesbare Rechnung. Vergleiche Lieferant, Leistung und Betrag mit deinem Auftrag. Beachte den Prüfbericht am Beleg; technische Gültigkeit allein bestätigt nicht, dass die berechnete Leistung stimmt.
Eine einzelne XML-Rechnung oder ZUGFeRD-PDF kannst du auch ohne Anmeldung im kostenlosen Viewer ansehen und technisch prüfen.
Zahlung und Beleg verbinden
Ist die Rechnung bezahlt, ordne den passenden Bankumsatz zu. So siehst du, welche Rechnung zur Abbuchung gehört. Bewahre die Originaldatei für die Aufbewahrungsfrist auf – Rechnungen grundsätzlich acht Jahre.
E-Rechnungen im richtigen Format aufbewahren
Wenn dein Kunde eine strukturierte Rechnung möchte
Freiwillig eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen
Du brauchst keine XML-Datei selbst zu schreiben. In bimetrics trägst du Kunde und Leistungen ein. Aus denselben Angaben entstehen die sichtbare Rechnung und die strukturierten Daten.
Steuerstatus prüfen
Die Kleinunternehmerregelung muss für deine Firma korrekt hinterlegt sein. Prüfe im Entwurf den Steuerfall und den Befreiungshinweis.
Vorschau kontrollieren
Stimmen Kunde, Leistungen und Rechnungsbetrag? Im Beispiel stehen 750 € und der Hinweis nach § 19 UStG auf der Rechnung.
Abschließen und verschicken
bimetrics prüft PDF und XML vor dem Abschluss. Lade die fertige ZUGFeRD-Datei herunter und sende sie deinem Kunden.
Für eine einzelne Rechnung kannst du auch den kostenlosen E-Rechnungsgenerator nutzen. Wähle dort die Kleinunternehmerregelung und lade deine ZUGFeRD-Datei mit Steuerbefreiungshinweis herunter.
Oder den Entwurf mit Claude oder ChatGPT vorbereiten
Verbinde Claude oder ChatGPT mit bimetrics und nenne Kunde, Leistungen und Preise. Prüfe anschließend die Vorschau samt Steuerbefreiungshinweis. Den Abschluss beauftragst du ausdrücklich; die fertige Rechnung liegt danach in bimetrics.
Rechnungen mit Claude oder ChatGPT erstellenDafür brauchst du einen bezahlten bimetrics-Tarif und MCP-Schreibzugriff für deine Firma.
Dein Kunde verlangt ausdrücklich XRechnung? bimetrics erstellt ZUGFeRD EN 16931 (COMFORT) und empfängt beide Formate. Kläre die Vorgabe vor dem Erstellen; der Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD hilft dir dabei.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Nein, für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze gilt die Ausnahme von der umsatzsteuerlichen Ausstellungspflicht weiter – auch 2027 und 2028. Du musst allerdings seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Öffentliche Aufträge können zusätzliche Vorgaben haben.
Darf ich meine Rechnungen weiterhin als PDF verschicken?
Ja. Als Kleinunternehmer kannst du für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze weiterhin eine gewöhnliche PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers verschicken. Auch Papier bleibt möglich. Eine gewöhnliche PDF ist eine sonstige Rechnung; eine ZUGFeRD-PDF enthält zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine kostenpflichtige E-Rechnungssoftware?
Für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Danach musst du die Datei lesen, prüfen und im Original aufbewahren können. Software wird hilfreich, wenn du Rechnungen regelmäßig verarbeitest, mit Zahlungen abgleichst oder selbst strukturierte E-Rechnungen erstellen möchtest.
Ist ein Kleingewerbe automatisch von der E-Rechnungspflicht befreit?
Nein. Die Ausnahme betrifft steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Kleingewerbe, Freiberufler oder ein kleines Team zu sein, sagt allein nichts über diesen Umsatzsteuerstatus aus. Bei Regelbesteuerung gelten die allgemeinen Regeln und Übergangsfristen.
Kann ich eine E-Rechnung als Kleinunternehmer mit Claude oder ChatGPT erstellen?
Mit einer MCP-Verbindung zu bimetrics und Schreibzugriff kann dein Assistent Rechnungsentwürfe anlegen und bearbeiten. Die Kleinunternehmerregelung muss in deiner Firma korrekt hinterlegt sein. Prüfe den Steuerbefreiungshinweis, die Beträge und die Vorschau, bevor du ausdrücklich den Abschluss beauftragst. Die fertige E-Rechnung entsteht in bimetrics, den Versand übernimmst du selbst.
Stand: 14. Oktober 2026. Grundlagen: BMF zur E-Rechnung, § 34a UStDV: Kleinunternehmer-Rechnungen, § 19 UStG: Steuerbefreiung und § 14b UStG: Aufbewahrung.
Deine Rechnungen in bimetrics
E-Rechnungen empfangen, eigene Rechnungen erstellen und Zahlungen zuordnen.
bimetrics für Kleinunternehmer