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bimetrics

Offene Rechnungen

Mahnung schreiben

Dein Kunde hat bis zur Fälligkeit nicht oder nur teilweise bezahlt? Mit bimetrics erstellst du die Zahlungserinnerung oder Mahnung mit dem Betrag, der wirklich noch offen ist.

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7 Tage kostenlos testen · bis zu 100 Belege · endet automatisch

Fiktives Beispiel: Zur Rechnung RE-2026-1042 über 1.190,00 €, fällig am 29.09.2026, sind 400,00 € eingegangen. Die Zahlungserinnerung MA-2026-0007 nennt einen offenen Betrag von 790,00 € und eine neue Zahlungsfrist bis zum 22.10.2026. Den Versand übernimmst du selbst.

Welche Rechnungen sind überfällig?

Unter Rechnungen → Mahnungen zeigt dir der Bereich „Rechnungen prüfen“ deine überfälligen offenen Rechnungen mit Empfänger, Fälligkeit und offenem Betrag. An jeder Rechnung siehst du, was bezahlt, bereits korrigiert und noch offen ist.

Prüfe vor dem Schreiben, ob eine Zahlung schon auf deinem Konto liegt, aber noch nicht zugeordnet ist. Ist der Zahlungsstand einer Rechnung ungeklärt, sperrt bimetrics die Mahnung, bis du die Zuordnung geklärt hast.

Teilzahlungen einer Rechnung zuordnen

So erstellst du die Zahlungserinnerung oder Mahnung

  1. 01

    Rechnung auswählen

    Wähle die Rechnung in „Rechnungen prüfen“ oder über „Mahnung erstellen“. Nur überfällige Rechnungen mit eindeutigem Zahlungsstand lassen sich mahnen.

  2. 02

    Art, Frist und Text festlegen

    Entscheide dich für Zahlungserinnerung oder Mahnung. Datum, Zahlungsfrist und Text sind vorbelegt. Du kannst alles anpassen, auch das Layout.

  3. 03

    Vorschau prüfen und ausstellen

    Kontrolliere Beträge und Frist in der Vorschau. Beim Ausstellen speichert bimetrics ein unveränderliches PDF mit eigener Nummer.

  4. 04

    Versenden und vermerken

    Schick das PDF per E-Mail oder Post. Anschließend dokumentierst du in bimetrics, wann und wie du es versendet hast.

Ändert sich der Zahlungsstand, bevor du ausstellst, erstellst du eine neue Vorschau. Ein ausgestelltes PDF bleibt unverändert; den aktuellen offenen Betrag siehst du weiterhin an der Rechnung.

Ein Beispiel: Ein Teil ist bezahlt, der Rest fehlt

Die Rechnung RE-2026-1042 über 1.190,00 € war am 29.09.2026 fällig. Eingegangen sind 400,00 €, die du bereits zugeordnet hast. Eine Korrektur gibt es nicht.

In der Zahlungserinnerung stehen deshalb 1.190,00 € als ursprünglicher Betrag, 400,00 € als berücksichtigte Zahlung und 790,00 € als noch offener Betrag. Als neue Frist setzt du den 22.10.2026.

Fiktives Beispiel.

Mahnungen für mehrere Rechnungen vorbereiten

Markiere in „Rechnungen prüfen“ mehrere Rechnungen und wähle „Mahnungen vorbereiten“. bimetrics legt für jede einen Entwurf an. Du prüfst jeden Entwurf einzeln, bevor du ihn ausstellst.

Was bimetrics bewusst nicht macht

bimetrics führt keinen automatischen Mahnlauf durch und berechnet weder Mahngebühren noch Verzugszinsen. Versendet wird nichts, und ob dein Kunde in Verzug ist, stellt bimetrics nicht fest. Wann Verzug eintritt, regelt § 286 BGB.

Mit KI-Assistent

Offene Rechnungen mit deinem Assistenten durchgehen

Frag deinen Assistenten, welche Rechnungen überfällig sind. Er prüft Zahlungen und Korrekturen, bereitet die Zahlungserinnerung oder Mahnung in bimetrics vor und zeigt dir das PDF. Ausgestellt wird das Schreiben erst auf deinen ausdrücklichen Auftrag. Den Versand übernimmst du selbst; vermerken kann ihn anschließend der Assistent.

Dafür braucht die Verbindung Schreibzugriff und die aktuelle MCP-Freigabe. Zum Ansehen offener Beträge genügt Lesezugriff. Der Beispielauftrag lässt sich anpassen; er wurde nicht ausgeführt.

Offene Kundenrechnungen mit KI prüfen

Eine Zahlungserinnerung vorbereiten

Prompt anzeigen
Arbeite in meiner Firma [Firmenname]. Zeige mir die überfälligen Ausgangsrechnungen, die gemahnt werden können, mit Fälligkeit und offenem Betrag. Prüfe bei [Rechnungsnummer] die zugeordneten Zahlungen und Korrekturen und ob es einen offenen Mahnungsentwurf gibt. Ist der Zahlungsstand eindeutig und die Rechnung überfällig, bereite eine Zahlungserinnerung mit Zahlungsfrist [Datum] vor oder arbeite mit dem vorhandenen Entwurf weiter. Zeige mir das vollständige PDF und den Link in bimetrics. Stelle sie noch nicht aus und versende nichts.

Ziel des Auftrags: ein gespeicherter Entwurf mit PDF-Vorschau. Prüfe Empfänger, offenen Betrag und Frist, bevor du das Ausstellen beauftragst.

Die Rechnung stammt nicht aus bimetrics? Nutze die kostenlosen Vorlagen mit Beispiel und E-Mail-Text.

Zahlungserinnerung: Vorlage für Word, PDF und E-MailMahnung: Vorlage für Word, PDF und E-Mail

Fragen zu Mahnungen

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Beide Schreiben nennen den offenen Betrag und eine neue Zahlungsfrist. Die Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis, die Mahnung fordert ausdrücklich zur Zahlung auf. In bimetrics wählst du die Art beim Erstellen; der vorbelegte Text passt sich an und lässt sich ändern.

Gibt es feste Mahnstufen?

Nein. Ob und wann du erinnerst oder mahnst, entscheidest du selbst. Läuft die Frist eines Schreibens ab und ist die Rechnung weiter offen, erscheint sie wieder unter „Rechnungen prüfen“.

Werden Teilzahlungen und Korrekturen berücksichtigt?

Ja. Das PDF zeigt den ursprünglichen Rechnungsbetrag, die zugeordneten Zahlungen, ausgestellte Rechnungskorrekturen und den noch offenen Betrag. Eine noch nicht zugeordnete Zahlung berücksichtigt bimetrics nicht. Ordne eingegangene Zahlungen deshalb vorher zu.

Berechnet bimetrics Mahngebühren oder Verzugszinsen?

Nein. Das Schreiben fordert den offenen Rechnungsbetrag. Gebühren oder Zinsen berechnet bimetrics nicht und prüft auch nicht, ob dein Kunde rechtlich in Verzug ist.

Verschickt bimetrics die Mahnung?

Nein. Du lädst das PDF herunter und schickst es per E-Mail oder Post. Danach vermerkst du in bimetrics, wann und auf welchem Weg du es verschickt hast. Der Vermerk ist kein Zustellnachweis.

Wird eine Mahnung gebucht?

Nein. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ändert weder die Rechnung noch die Forderung und erzeugt keine Buchung.

Kann ich eine Mahnung zurückziehen?

Ja. Eine ausgestellte Mahnung kannst du zurückziehen, etwa wenn sich herausstellt, dass dein Kunde schon bezahlt hat. Das ausgestellte PDF und der Verlauf bleiben erhalten. Einen Entwurf kannst du löschen.

Kann ich auch Rechnungen aus einem anderen Programm mahnen?

Nein, in bimetrics mahnst du nur Rechnungen, die du dort ausgestellt hast. Für andere Rechnungen nutzt du unsere kostenlosen Vorlagen für Word, PDF oder E-Mail.

Zählen Mahnungen zum Dokumentenkontingent?

Nein. Zahlungserinnerungen und Mahnungen zählen nicht zu den verarbeiteten Dokumenten deines Tarifs.

Im Zusammenspiel

Mit denselben Daten weiterarbeiten

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