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Mahnungsvorlage für Word und PDF
Die Rechnung ist fällig, ein Betrag bleibt offen. Fordere die Zahlung mit klarem Rechnungsbezug, nachvollziehbarem Restbetrag und einem konkreten Termin an.
Trage deine Angaben in die Word-Datei ein und speichere sie anschließend als PDF. Die PDF-Vorlage ist zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen. Weiter unten erstellst du einen E-Mail-Text.
Ausfüllhilfe ansehen
- Rechnung und Fälligkeit zuordnen
Ergänze Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Übernimm die ursprüngliche Fälligkeit aus deinen Unterlagen. Der Zahlungsziel-Rechner hilft bei einem Zahlungsziel in Tagen.
- Restbetrag nachrechnen
Ziehe eingegangene Teilzahlungen und Gutschriften vom Rechnungsbetrag ab. Prüfe den aktuellen Zahlungseingang, damit du keinen bereits bezahlten Betrag anforderst.
- Zahlung ausdrücklich verlangen
Trage einen konkreten neuen Zahlungstermin ein. Hast du bereits erinnert, ersetze den optionalen Satz durch das tatsächliche Erinnerungsdatum. Sonst entferne ihn vollständig. Prüfe Kontoangaben und Rechnungsbezug; bewahre die versandte Fassung und den Versandnachweis auf.
Zum Kopieren
Mahnung als E-Mail schreiben
Trage die Rechnungsdaten und erhaltenen Zahlungen ein. Das Tool berechnet den Restbetrag und formuliert die Zahlungsaufforderung.
Deine Angaben
Alle nicht als optional markierten Angaben sind erforderlich.
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Fiktiver Fall
Eine Zahlung ist da, der Rest fehlt
Die Rechnung RE-2026-042 vom 15.09.2026 über 1.190 € war am 29.09.2026 fällig. Auf eine Erinnerung vom 02.10.2026 sind 400 € eingegangen. Ohne weitere Zahlungen oder Gutschriften bleiben 790 € offen.
Die Mahnung vom 08.10.2026 nennt beide Beträge und fordert den Rest bis zum 22.10.2026 an. Diese Daten stehen auch im ausgefüllten Muster und lassen sich im E-Mail-Generator als Beispiel laden.
Wurde inzwischen alles bezahlt, brauchst du keine Mahnung mehr. In bimetrics kannst du importierte Bankumsätze einer Rechnung zuordnen und anschließend den zugeordneten Betrag sowie den offenen Rest prüfen.
Teilzahlungen einer Rechnung zuordnenDen passenden Text wählen
Erinnerung, Mahnung und Zahlungsverzug
Für einen freundlichen ersten Kontakt kannst du die Zahlungserinnerung nutzen. Diese Mahnung nennt zusätzlich die Abzüge vom Rechnungsbetrag und fordert ausdrücklich zur Zahlung bis zu einem festen Datum auf. Eine frühere Erinnerung ist dafür kein Pflichtfeld.
§ 286 BGB knüpft den Verzug unter anderem an eine Mahnung nach Fälligkeit. Das Gesetz kennt auch Fälle, in denen keine Mahnung nötig ist, sowie weitere Voraussetzungen. Drei Mahnungen sind nicht allgemein vorgeschrieben. Die Vorlage trifft keine Feststellung zum rechtlichen Verzug deines Kunden.
Rechtsgrundlage: § 286 BGB zum Verzug des Schuldners.
Ohne Abtippen
Mahnungen direkt in bimetrics erstellen
Hast du die Rechnung mit bimetrics gestellt, erstellst du die Mahnung dort. Rechnungsbetrag, zugeordnete Zahlungen, Rechnungskorrekturen und der noch offene Betrag stehen automatisch im PDF. Frist und Text legst du selbst fest.
Den Versand erledigst du wie gewohnt per E-Mail oder Post und vermerkst ihn anschließend in bimetrics. Gebühren oder Zinsen berechnet bimetrics nicht.
Häufige Fragen zur Mahnungsvorlage
Was ist der Unterschied zur Zahlungserinnerung?
Diese Mahnung fordert ausdrücklich zur Zahlung des offenen Restbetrags bis zu einem konkreten Datum auf. Sie zeigt ursprüngliche Fälligkeit, Rechnungsbetrag und bereits erhaltene Zahlungen getrennt. Eine frühere Erinnerung kannst du nennen, wenn du sie tatsächlich versandt hast. Ob ein Schreiben rechtlich als Mahnung wirkt, hängt nicht allein von seiner Überschrift ab.
Muss ich erst drei Mahnungen verschicken?
Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen besteht nicht. § 286 BGB regelt, unter welchen Voraussetzungen Verzug eintritt und wann keine Mahnung erforderlich ist. Die Vorlage prüft diese Voraussetzungen nicht und stellt nicht fest, ob dein Kunde bereits in Verzug ist.
Wie trage ich eine Teilzahlung ein?
Nenne den ursprünglichen Rechnungsbetrag und ziehe bereits erhaltene Zahlungen sowie Gutschriften ab. Beispiel: 1.190 € Rechnung minus 400 € Teilzahlung ergeben 790 € Restbetrag. Der E-Mail-Generator berechnet den Rest aus deinen Angaben; in Word und PDF trägst du ihn selbst ein. Prüfe Zahlungseingänge vor dem Versand erneut.
Welche Frist gehört in die Mahnung?
Übernimm die ursprüngliche Fälligkeit aus deinen Unterlagen und nenne zusätzlich ein konkretes Datum für die jetzt verlangte Zahlung. Wähle die Frist passend zum Einzelfall und berücksichtige die Zustellung. Das Datum 22.10.2026 im Muster ist eine fiktive Angabe und keine allgemeine Fristvorgabe.
Kann ich Mahngebühren oder Verzugszinsen ergänzen?
Die Vorlage berechnet und verlangt keine Gebühren oder Zinsen. Solche Positionen sind nicht in den Restbetrag einzurechnen, ohne ihre Voraussetzungen und Höhe gesondert zu prüfen. Das Beispiel beschränkt sich auf die ursprüngliche Rechnungsforderung nach Abzug von Zahlungen und Gutschriften.
Übernimmt der Download meine Formulareingaben?
Nein. Word und PDF sind separate Vorlagen mit Platzhaltern. Die Word-Datei kannst du bearbeiten, die PDF ausdrucken. Der E-Mail-Generator erstellt einen kopierbaren Text aus deinen Eingaben. Er speichert keine Eingaben, greift nicht auf deine Rechnungen zu und versendet keine Nachricht.