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bimetrics

E-Rechnung empfangen

XRechnung und ZUGFeRD empfangen und lesen

Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. bimetrics liest die Dateien aus und bereitet die Buchung vor. Du übernimmst sie per E-Mail, Upload oder API.

  • XRechnung als UBL und CII
  • E-Rechnung in Mails automatisch vorausgewählt
  • Lesbare Vorschau für XML-Rechnungen
Kostenlos testenXRechnung als Muster ansehen

7 Tage kostenlos testen · bis zu 100 Belege · endet automatisch

Posteingang für BelegeBeispieldaten

Eine Mail von Druckerei Beispiel GmbH enthält eine PDF-Kopie und die E-Rechnung als XML. bimetrics wählt die E-Rechnung vor. Nach dem Übernehmen liegt der Beleg mit seiner Position vor, der Lieferant ist zugeordnet und die Kategorie Marketing gesetzt.

E-Rechnungspflicht

Die Empfangspflicht in Kürze und was sie für dich heißt

Die Empfangspflicht gilt seit 2025, auch für Kleinunternehmer. Für das Ausstellen gelten eigene Fristen und Ausnahmen.

Empfang seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können.

Zwei gängige Formate

XRechnung sowie ZUGFeRD ab 2.0.1 (ohne Profile MINIMUM, BASIC-WL) erfüllen die Vorgaben.

Einfaches PDF ist keine E-Rechnung

Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du E-Rechnungen empfangen können, auch wenn du selbst keine ausstellen musst. Der Ratgeber für Kleinunternehmer erklärt den Unterschied und zeigt eine freiwillig ausgestellte Beispielrechnung.

XRechnung und ZUGFeRD: Die Unterschiede erklärt

Wann du selbst E-Rechnungen ausstellen musst, zeigt dir der Check zur E-Rechnungspflicht. Quelle ist die aktuelle BMF-FAQ zur E-Rechnung. Keine Steuerberatung.

Der erste Eingang

Deine erste E-Rechnung in bimetrics

Von der erhaltenen Datei zum Beleg in der richtigen Firma. So gehst du beim ersten Mal vor.

  1. Die richtige Firma wählen

    Wähle die Firma, an die die Rechnung adressiert ist. Kopiere ihre Belegadresse im E-Mail-Import – jede Firma hat eine eigene.

  2. Das Original übernehmen

    Leite die Mail weiter und wähle beim Rechnungsanhang „Übernehmen“. Oder lade die XML-Datei bzw. ZUGFeRD-PDF unverändert hoch.

  3. Die Angaben prüfen

    Öffne den Beleg. Vergleiche Empfänger, Positionen und Betrag mit dem Original und sieh dir den Prüfbericht an.

  4. In der Buchhaltung weiterarbeiten

    Prüfe Kontakt und Kategorie, ordne die Zahlung zu und exportiere Buchungen und Belege für deinen Steuerberater.

E-Mail-Import Schritt für SchrittBelegadressen für mehrere Firmen nutzen
Mehrere Dateien, API oder KI-Assistenten nutzen

Per Drag & Drop lädst du bis zu 100 Dateien auf einmal hoch. Bei Mails mit E-Rechnung und zusätzlicher PDF-Kopie ist die E-Rechnung bereits vorausgewählt. Eigene Abläufe lassen sich über die API für Beleguploads anbinden.

Dein über MCP verbundener KI-Assistent kann Dateien mit Schreibzugriff hochladen, wenn dein Client die Dateiübertragung unterstützt. Danach lässt du Erkennungsstatus und Rechnungspositionen abrufen. Die Anleitung zum Belegupload mit KI zeigt dir den Ablauf.

PDF und XML in einer Datei

ZUGFeRD-Rechnungen ohne Abtippen erfassen

Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält beides in einer Datei: die lesbare PDF und strukturierte XML-Daten. Lade die erhaltene PDF unverändert hoch. bimetrics liest die Rechnungsdaten und Positionen aus der eingebetteten XML-Datei aus.

Vergleiche Empfänger, Positionen und Gesamtbetrag mit dem Original. Im Muster sind es 892,50 €. Am Beleg findest du auch den Prüfbericht zum Rechnungsformat. Anschließend prüfst du die Kategorie, ordnest die Zahlung zu und gibst Buchungen und Belege an deinen Steuerberater.

E-Rechnungen archivieren: Diese Dateien bleiben erhalten
PDF und XML der Musterrechnung vergleichen
ZUGFeRD-Musterrechnung · mit bimetrics erstellt · fiktive Angaben

Eine PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten

MUSTER-2026-1002

Angaben aus der enthaltenen XML-Datei

Empfänger
Musterkunde GmbH
Rechnungsnummer
MUSTER-2026-1002
Gesamtbetrag
892,50 €
ZUGFeRD-Muster herunterladen

XRechnung als Muster

Eine XRechnung öffnen und die Angaben prüfen

Du erhältst eine XML-Datei. bimetrics liest die Rechnungsdaten aus, erstellt eine lesbare Vorschau und prüft das Format. Hier kannst du das Ergebnis an einer Musterrechnung nachvollziehen.

Vereinfachte Darstellung · fiktive Rechnung, mit bimetrics ausgelesen und geprüft
Das XML-OriginalUBL

bimetrics-xrechnung-muster.xml

Rechnungsnummer XR-MUSTER-2026-1002
<cbc:ID>XR-MUSTER-2026-1002</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-02</cbc:IssueDate><cac:PartyLegalEntity>
  <cbc:RegistrationName>
    Muster Agentur GmbH
  </cbc:RegistrationName>
</cac:PartyLegalEntity><cac:LegalMonetaryTotal>
  <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">
    908.00
  </cbc:TaxExclusiveAmount>
  <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">
    1080.52
  </cbc:TaxInclusiveAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

Auszüge aus der vollständigen XML-Datei im Download.

Die ausgelesene RechnungPDF-Ansicht öffnen ↗

XR-MUSTER-2026-1002

Rechnungssteller
Muster Bürotechnik GmbH
Rechnungsempfänger
Muster Agentur GmbH
Rechnungsdatum
02.10.2026
Positionen der Musterrechnung, Beträge netto
PositionNetto
Laserdrucker – Mustergerät2 Stück × 349,00 €698,00 €
Toner-Kartusche schwarz5 Stück × 42,00 €210,00 €
Nettobetrag
908,00 €
Umsatzsteuer 19 %
172,52 €
Gesamtbetrag
1.080,52 €

Formatprüfung: gültig

Prüfbericht herunterladen

0 Fehler · 0 Warnungen

XRechnungs-Muster herunterladen

XML-Datei, PDF-Ansicht und Prüfbericht ohne Anmeldung.

Das Format passt. Jetzt prüfst du die Rechnung.

Kontrolliere, ob deine Firma als Empfänger genannt ist und die berechneten Geräte tatsächlich geliefert wurden. Eine gültige XML-Datei bestätigt das nicht. Anschließend prüfst du die vorgeschlagene Kategorie und ordnest die Zahlung zu.

Eingangsrechnungen mit bimetrics prüfen

Auslesen und prüfen

Rechnungsdaten direkt aus der XML-Datei auslesen

bimetrics übernimmt die Rechnungspositionen aus der XML-Datei und fasst sie für die Buchung nach Kategorie und Steuersatz zusammen. Reine XML-Rechnungen erhalten eine lesbare Vorschau.

bimetrics prüft das Rechnungsformat gegen EN 16931. Fehler stehen am Beleg und in der Belegliste; den Prüfbericht kannst du herunterladen. Der Beleg wird trotzdem verarbeitet. Nicht lesbare Dateien erscheinen als Lesefehler. Bei fremder Währung oder XML ohne Positionen erklärt ein Prüfgrund, was zu klären ist.

Eine mindernde Lieferantengutschrift ist zunächst ein eigener Beleg. Ob der Betrag zurückgezahlt oder mit einer Rechnung verrechnet wurde, prüfst du im Zahlungsabgleich. So kannst du die Gutschrift der passenden Erstattung zuordnen.

Ein gültiges Format bestätigt nicht, dass die Leistung wie vereinbart erbracht wurde. So kannst du Prüfbericht und Rechnungsinhalt gemeinsam prüfen. Dein Assistent kann die gespeicherten Angaben abrufen; Original und Prüfbericht öffnest du über den Beleglink in bimetrics.

Eine Datei ohne Konto ansehen oder als PDF herunterladen? Im kostenlosen E-Rechnungsviewer liest du die Rechnungsdaten lokal im Browser und erstellst bei Bedarf eine PDF-Lesekopie. Die Originaldatei behältst du; die technische Prüfung startest du gesondert.

  • Rechnungsdaten und Positionen aus den XML-Daten
  • Mindernde Gutschriften und Stornos mit negativem Betrag
  • Prüfung gegen die Norm mit Prüfbericht am Beleg
  • Prüfgrund bei fremder Währung oder XML ohne Positionen
Was bimetrics aus der E-Rechnung machtBeispiele
  • Rechnung als XRechnung (UBL)Daten ausgelesen
  • Gutschrift als XRechnung (CII)Betrag negativ gebucht
  • Rechnung in US-DollarLesefehler

    E-Rechnung nicht in Euro

    Belege werden nur in Euro gebucht. Prüfe die Beträge im Originalbeleg und erfasse sie in Euro.

  • XML-Datei ohne RechnungspositionenLesefehler

    Keine vollständige E-Rechnung

    Diese E-Rechnung enthält keine Rechnungspositionen. Lade die zugehörige PDF-Rechnung hoch.

Weiter in der Buchhaltung

Vom Eingang bis zum DATEV-Export

Nach dem Empfang schlägt bimetrics Kontakt und Kategorie vor. Du prüfst die Angaben am Originalbeleg, ordnest den passenden Bankumsatz zu und gibst Buchungen und Belege per DATEV-Export an deinen Steuerberater. Eigene E-Rechnungen schreibst du in derselben Software. Wie du sie danach weitergibst, zeigt die Anleitung zum Versenden der richtigen E-Rechnungsdatei.

E-Rechnungen auch schreiben

Auch per KI-Assistent

E-Rechnungen mit KI durchgehen. Mit Positionen und Zahlung.

Verbinde Claude, ChatGPT, Codex oder Cursor über MCP mit bimetrics. Er ruft deine Belege mit Positionen, Steuersätzen und Kategorien für deine Frage ab.

Zuordnen kannst du in bimetrics oder, mit Schreibzugriff, über den Assistenten.

Prompt kopieren, im Chat einfügen und die Angaben in [eckigen Klammern] ersetzen.

Eine empfangene E-Rechnung prüfen

Prompt anzeigen
Öffne in meiner Firma [Firmenname] in bimetrics die empfangene E-Rechnung [Rechnungsnummer oder Beleglink]. Zeige die gelesenen Positionen, Steuersätze, Kategorien und den Bruttobetrag. Nenne vorhandene Zahlungszuordnungen und den offenen Betrag. Vergleiche diese Angaben mit der Originalrechnung, soweit du sie anzeigen kannst. Erfinde keinen Validierungsbericht und ändere nichts. Gib mir den Link zur Rechnung in bimetrics, damit ich dort den technischen Prüfbericht lesen kann.

Der Assistent erklärt die erfassten Daten und Zahlungszuordnungen. Den technischen E-Rechnungsbericht öffnest du direkt am Beleg in bimetrics.

Beleg hochladen und erkannte Angaben vergleichenMehr zum MCP-Zugang

Deine Frage · Beispieldaten

Welche Positionen hat die Rechnung RE-2026-0412 von Druckerei Beispiel GmbH, und ist schon eine Zahlung zugeordnet?

Eine Position, kategorisiert als Marketing. Eine Zahlung ist noch nicht zugeordnet.

  • Flyer DIN A5, 5.000 Stück

    19 % USt · Marketing

    1.130,50 €

  • Beleg RE-2026-0412

    Druckerei Beispiel GmbH · 24.09.2026

    1.130,50 €Nicht zugeordnet
Illustrativer DatenabrufKein ausgeführter Assistentenlauf

Im Zusammenspiel

Weitere Funktionen für deine Buchhaltung

Verknüpfe die E-Rechnung mit Kontakt und Zahlung und exportiere die Buchungen für deinen Steuerberater.

Alle Funktionen ansehen

XRechnung, ZUGFeRD und die Empfangspflicht

Häufige Fragen zum E-Rechnungsempfang

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können, auch Kleinunternehmer. Nach der BMF-FAQ reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Übergangsregeln gelten für das Ausstellen, nicht für den Empfang. Details erklärt die aktuelle BMF-FAQ zur E-Rechnung; bimetrics ersetzt keine Steuerberatung.

Wie empfange ich eine E-Rechnung mit bimetrics?

Wähle zuerst die Firma, an die die Rechnung adressiert ist. Ihre Belegadresse findest du im E-Mail-Import. Leite die Mail dorthin weiter und übernimm den Rechnungsanhang, lade die Datei hoch oder übertrage sie per API. Enthält eine Mail die E-Rechnung und eine PDF-Kopie, ist beim Übernehmen automatisch die E-Rechnung ausgewählt. Beim Upload und per API verarbeitet bimetrics die Datei direkt.

Kann mein KI-Assistent eine E-Rechnung hochladen und lesen?

Ja. Mit aktueller MCP-Freigabe und Schreibzugriff kann dein Assistent den Upload einer XML-Datei oder einer ZUGFeRD-PDF vorbereiten und die Datei in bimetrics übertragen, sofern dein KI-Client die Übertragung unterstützt. Pro Aufruf sind 1 bis 10 Dateien mit jeweils höchstens 30 MiB möglich. Danach lässt du den Erkennungsstatus und die gespeicherten Positionen lesen. Eine Bildvorschau des Originals gibt es nur, wenn der Beleg Vorschauseiten hat und dein Client Bilder zeigt; reine XML-Belege können ohne solche Seiten vorliegen. Originaldatei und Prüfbericht öffnest du über den Beleglink in bimetrics.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne passende Software schwer zu lesen. bimetrics liest die Daten aus und zeigt dir die Rechnung als lesbare Vorschau, mit Positionen, Beträgen und Absender.

Welche Formate liest bimetrics?

XRechnung im UBL- und im CII-Format sowie ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen, bei denen die XML-Daten im PDF stecken. Gutschriften und Stornos, die eine Rechnung mindern, bucht bimetrics mit negativem Betrag.

Was passiert bei einer E-Rechnung in fremder Währung?

bimetrics legt die Rechnung als Beleg mit lesbarer Vorschau an und markiert sie mit dem Prüfgrund „E-Rechnung nicht in Euro“. Ausgelesen wird dabei nichts: Du erfasst die Angaben aus dem Originalbeleg in Euro.

Wird die empfangene E-Rechnung auch geprüft?

Ja. Beim Empfang prüft bimetrics jede E-Rechnung zusätzlich gegen die Norm EN 16931 und legt den Prüfbericht am Beleg ab. Fehler siehst du am Beleg und in der Belegliste, der Beleg wird trotzdem verarbeitet. Nicht lesbare E-Rechnungen markiert bimetrics als Lesefehler. Zusätzlich bekommen zwei Fälle einen Prüfgrund: eine E-Rechnung in fremder Währung und eine reine XML-Datei ohne Rechnungspositionen.

Liest bimetrics auch normale PDF-Rechnungen?

Ja, PDF-, JPEG- und PNG-Belege liest bimetrics über die KI-Belegerfassung aus. Steuerlich bleibt ein PDF ohne strukturierte Daten eine sonstige Rechnung. Ob sie für deinen Fall genügt, hängt von Übergangsfristen und Ausnahmen ab; Details erklärt die aktuelle BMF-FAQ zur E-Rechnung.

Noch Fragen? Schreib uns eine E-Mail an hey@bimetrics.de

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