Originaldateien · Wiederfinden · Aufbewahrung
E-Rechnungen archivieren
Behalte die Datei mit den Rechnungsdaten. Hier siehst du, welche Datei das bei XRechnung und ZUGFeRD ist — und wie du einen späteren Download mit dem Original vergleichst.
Das bleibt erhalten
Die Ansicht ist nicht immer das Original.
Bei E-Rechnungen müssen mindestens die strukturierten Daten unversehrt in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Praktisch heißt das: die erhaltene Datei übernehmen, ohne sie neu zu drucken oder zu scannen. BMF, Frage 13
XRechnung: Die XML bleibt die Rechnung.
Eine Software macht die Daten lesbar. Diese daraus erzeugte PDF-Ansicht hilft bei der Prüfung, ersetzt aber nicht die erhaltene XML-Datei.
ZUGFeRD: Das vollständige PDF behalten.
Hier stecken Rechnungsbild und XML-Daten in einer Datei. Bewahre dieses PDF unverändert auf. „Als PDF drucken“ kann die eingebettete XML entfernen.
Fiktive Muster zum Ausprobieren. Die XRechnung und ihre PDF-Ansicht gehören zu XR-MUSTER-2026-1002; das ZUGFeRD-Muster zeigt einen anderen Vorgang.
Du möchtest die gespeicherte Datei lesen oder technisch prüfen? Öffne die XML oder das vollständige ZUGFeRD-PDF im kostenlosen E-Rechnungsviewer. Ein bestandenes Prüfergebnis ersetzt die Aufbewahrung der Originaldatei nicht.
Vom Eingang zum Originaldownload
Eine E-Rechnung in bimetrics wiederfinden
Du brauchst die ursprünglich erhaltene Datei und den zugehörigen Beleg. Für einen Probelauf nutze eine Testfirma und eines der fiktiven Muster.
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Die erhaltene Datei übernehmen
Lade die XML oder das ZUGFeRD-PDF hoch oder übernimm sie aus einer Belegmail. Prüfe die aktive Firma. Warte die Verarbeitung ab und vergleiche Rechnungsnummer, Datum und Betrag mit der Datei.
Prüfhinweise bei E-Rechnungen verstehen - 02
Den Beleg erneut suchen
Suche über ⌘K beziehungsweise Strg+K nach dem Lieferanten oder der Rechnungsnummer. Öffne den passenden Treffer und prüfe, dass Firma und Beleg übereinstimmen.
So findest du Belege in bimetrics - 03
Das Original am Beleg herunterladen
Wähle „Herunterladen“ im Aktionsmenü des Belegs. Bei einer hochgeladenen XRechnung ist das Original eine XML-Datei. Die lesbare PDF-Vorschau ist eine andere Datei; ihr Download genügt für diesen Originalvergleich nicht.
- 04
Mit der erhaltenen Datei vergleichen
Vergleiche den neuen Download mit der Datei aus deinem ursprünglichen Posteingang. Ein abweichender Dateiname ist unproblematisch, solange die Inhalte unverändert sind. Der Vergleich unten prüft jedes Byte.
Kostenlos · ohne Upload
Ist dein Download unverändert?
Wähle die erhaltene Originaldatei und den späteren Download. Vergleiche XML mit XML oder das vollständige ZUGFeRD-PDF mit seinem Download — nicht XML mit der daraus erzeugten PDF-Ansicht.
Der Vergleich läuft auf deinem Gerät. Dateien und Dateinamen werden nicht an uns gesendet.
Frist und Verfahren
Wie lange musst du E-Rechnungen aufbewahren?
Nach § 14b UStG grundsätzlich acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Ausstellungsjahres. Längere steuerliche Aufbewahrungspflichten können hinzukommen. § 14b UStG
Der Dateierhalt ist ein Teil der Archivierung.
Lege zusätzlich fest, wer Belege übernimmt, Zugriffe verwaltet, Änderungen nachvollziehbar hält und die spätere Bereitstellung organisiert. Dazu gehört eine passende Verfahrensdokumentation. BMF: GoBD
Vereinbare mit deinem Steuerberater, wo das maßgebliche Archiv liegt und wie Originale, Buchungsdaten und erforderliche Nachweise verfügbar bleiben — auch bei einem Softwarewechsel. Ein erfolgreicher Upload oder Dateivergleich allein bestätigt nicht das gesamte Verfahren.
Unterlagen beim Softwarewechsel erhaltenHäufige Fragen zur Aufbewahrung
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Der Ausdruck enthält nicht die strukturierten Rechnungsdaten. Erhalte bei einer XRechnung die XML-Datei. Bei ZUGFeRD bewahrst du am einfachsten die vollständige erhaltene PDF mit eingebetteter XML auf. Ein neu gedrucktes oder eingescanntes PDF ersetzt diese Datei nicht.
Muss ich auch die E-Mail aufbewahren?
Dient sie nur als Transportmittel für den Rechnungsanhang, ist sie nach den GoBD nicht zusätzlich aufbewahrungspflichtig. Enthält sie weitere aufbewahrungspflichtige Informationen, musst du diese ebenfalls erhalten. Die Rechnungsdatei selbst bleibt in beiden Fällen aufzubewahren. GoBD, Rz. 121
Ist ein DATEV-Export mein vollständiges Rechnungsarchiv?
Nicht automatisch. Der Export enthält die für seine Auswahl exportierbaren Belege. Prüfe Zeitraum, Auswahl und Originaldateien. XML-Dateien, die Buchungen und Belege verknüpfen, ersetzen keine Rechnungs-XML. Auch reine Rechnungen ohne passende Buchungen können außerhalb der gewählten Exportauswahl liegen.
Fachliche Quellen geprüft am 8. Oktober 2026.
Mit deinen Belegen weiterarbeiten
Vom Original zur laufenden Buchhaltung
In bimetrics stehen E-Rechnung, erfasste Angaben und zugehörige Zahlungen im selben Vorgang zur Verfügung.
E-Rechnungen in bimetrics empfangen