XRechnung erstellen

XRechnung erstellen für Behörden und Kunden

Wähle im Rechnungsentwurf das Format XRechnung. bimetrics erstellt die XML-Datei mit PDF-Sichtkopie und zeigt dir vorher, was noch fehlt.

Leitweg-ID am Kontakt wählt XRechnung vor
Fehlende Angaben vor dem Ausstellen
XML per E-Mail oder für das Portal

Kostenlos testen So erstellst du eine XRechnung

7 Tage kostenlos testen · bis zu 100 Belege · endet automatisch

Vom Kontakt zur XRechnungVereinfacht · fiktive Angaben

Was ist eine XRechnung?

Eine Rechnung als XML-Datei

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht aus einer XML-Datei mit allen Rechnungsangaben. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie häufig, auch Unternehmen können sie vorgeben.

Die XML ist die Rechnung

Eine PDF-Sichtkopie hilft beim Lesen, ersetzt die XML-Datei aber nicht.

Leitweg-ID für Behörden

Sie leitet die Rechnung an die zuständige Stelle. Du erhältst sie vom Auftraggeber.

Auch zwischen Unternehmen

Firmenkunden können XRechnung ebenfalls verlangen und geben dann eine Referenz vor.

Grundlagen: KoSIT zur XRechnung und Leitweg-ID und E-Rechnung beim Bund. Ob du schon E-Rechnungen ausstellen musst, zeigt der Check zur E-Rechnungspflicht. Keine Steuerberatung.

So geht's

Vier Schritte zur XRechnung in bimetrics

01
Kontakt vorbereiten
Trag beim Kunden die Leitweg-ID ein, bei Bedarf auch deine Lieferantennummer. bimetrics prüft die Leitweg-ID samt Prüfziffern.
02
Entwurf schreiben
Mit Leitweg-ID ist XRechnung vorausgewählt, sonst wählst du das Format im Entwurf. Bestellnummer und Käuferreferenz ergänzt du dort.
03
Prüfen und ausstellen
Fehlende Angaben zeigt bimetrics vorher als Liste. Beim Ausstellen wird die XRechnung technisch geprüft und erhält ihre Nummer.
04
XML weitergeben
Direkt aus bimetrics per E-Mail senden oder herunterladen und im Portal deines Auftraggebers einreichen.

Öffentliche Auftraggeber

Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID

Die Leitweg-ID nennt dir dein Auftraggeber, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Trag sie beim Kontakt ein. bimetrics prüft Format und Prüfziffern; ob die Behörde genau diese ID vergeben hat, kann bimetrics nicht prüfen.

Bei neuen Rechnungen an diesen Kontakt ist XRechnung dann vorausgewählt und die Leitweg-ID als Käuferreferenz eingetragen. Gibt der Auftraggeber eine Bestellnummer oder deine Lieferantennummer vor, stehen sie in der Rechnung. Für Bundesbehörden verlangt § 5 E-Rechnungsverordnung diese Angaben, wenn sie dir bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.

Im Portal einreichen

Viele Behörden nehmen Rechnungen über ein Portal an, der Bund etwa über die OZG-RE. Die OZG-RE nimmt Mails nur von der Adresse an, die du dort hinterlegt hast; Mails aus bimetrics kommen von einer bimetrics-Adresse. Lade die XML deshalb herunter und reiche sie im Portal ein.

Pflichtangaben für Rechnungen an Bundesbehörden

Aufbau einer Leitweg-IDTest-ID

991-33333TEST-33

991: GrobadressierungBund oder Bundesland, oft mit weiteren Ebenen
33333TEST: FeinadressierungEmpfangende Stelle, nicht immer vorhanden
33: PrüfziffernPrüft bimetrics beim Speichern

Geschäftskunden

XRechnung für Firmenkunden

Auch Unternehmen können eine XRechnung verlangen. Dann wählst du im Entwurf unter „Weitere Einstellungen“ das E-Rechnungsformat XRechnung. Statt einer Leitweg-ID trägst du die Käuferreferenz ein, die dein Kunde vorgibt, zum Beispiel eine Kostenstelle. Ohne Leitweg-ID braucht die XRechnung außerdem die E-Mail-Adresse deines Kunden.

Per E-Mail versenden

Nach dem Ausstellen wählst du „Versenden“, prüfst Empfänger und Nachricht und sendest die Mail. Angehängt ist die XML-Datei; die PDF-Sichtkopie hängst du auf Wunsch zusätzlich an.

Gibt dein Kunde kein Format vor, bleibt ZUGFeRD der Standard: Er erhält eine lesbare PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Wie das aussieht, zeigt die ZUGFeRD-Musterrechnung.

Versandwege für E-Rechnungen vergleichen

Vor dem Ausstellen

Fehlende Angaben siehst du vorher

Eine XRechnung braucht etwas mehr als eine normale Rechnung: eine Käuferreferenz sowie Telefon, E-Mail und IBAN deines Unternehmens. Ohne Leitweg-ID kommt die E-Mail deines Kunden hinzu. bimetrics prüft das, bevor die Rechnungsnummer vergeben wird, und zeigt dir die offenen Punkte als Liste. Ein Klick auf einen Punkt führt direkt zur Eingabe.

Ist alles vollständig, prüft bimetrics die erzeugte XRechnung technisch, auch gegen die besonderen Regeln der XRechnung. Regelverstöße zeigt bimetrics in verständlichem Deutsch. Bei einem Fehler bleibt die Rechnung ein Entwurf.

Die technische Prüfung bestätigt nicht, dass Leistung und Beträge stimmen. Wie du Prüfmeldungen liest, zeigt das Fehlerbeispiel für eine XRechnung.

Formatwahl

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931. Entscheidend ist, was dein Kunde verlangt.

ZUGFeRD

Was dein Kunde erhält: Eine PDF mit eingebetteter XML
Typischer Einsatz: Geschäftskunden ohne Formatvorgabe
In bimetrics: Standard für neue Rechnungen

XRechnung

Was dein Kunde erhält: Eine XML-Datei, auf Wunsch mit PDF-Sichtkopie
Typischer Einsatz: Behörden und Kunden, die XRechnung verlangen
In bimetrics: Im Entwurf wählbar, mit Leitweg-ID vorausgewählt

Unterschiede ausführlich vergleichen Eine fiktive XRechnung als Muster öffnen

Das Muster liegt in der Syntax UBL vor; bimetrics erstellt XRechnungen in CII. Beide Syntaxen gehören zum XRechnung-Standard.

Korrigieren

Korrektur und Storno bleiben XRechnung

Korrigierst du eine ausgestellte XRechnung, ist die Rechnungskorrektur wieder eine XRechnung mit den Referenzen des Originals. Das gilt auch für einen Storno. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert.

Rechnungskorrektur erstellen

API und MCP

Per API oder mit Claude und ChatGPT

Über die API legst du einen Entwurf mit dem Profil XRECHNUNG an, mit Käuferreferenz, Bestell- und Lieferantennummer. Fehlt die Käuferreferenz, übernimmt bimetrics die Leitweg-ID des Kontakts. Mit MCP-Schreibzugriff legt dein KI-Assistent den Entwurf ebenso an und zeigt dir die Vorschau. Ausgestellt wird erst auf deinen ausdrücklichen Auftrag; den Versand startest du in bimetrics.

API und MCP-Zugang sind ohne Aufpreis in Solo, Team und Scale enthalten, nicht in der Testphase.

E-Rechnung per API erstellen Rechnungen mit KI erstellen

Grenzen

Was bimetrics bei der XRechnung nicht übernimmt

Kein Versand und Empfang über Peppol.
Keine Einreichung in Behördenportalen: Die XML lädst du dort selbst hoch.
Keine Ausgabe in der Syntax UBL; bimetrics erstellt XRechnungen in CII.
Keine Anlagen wie Stundennachweise innerhalb der XRechnung.
Wiederkehrende Rechnungen (Serien) entstehen als ZUGFeRD, nicht als XRechnung.

Der kostenlose E-Rechnungsgenerator erstellt ohne Anmeldung nur ZUGFeRD. Eine XRechnung erstellst du in der bimetrics-App.

Im Zusammenspiel

Weitere Funktionen für deine Buchhaltung

Pflege deine Kontakte, schreibe Angebote und ordne die Zahlung später der Rechnung zu.

Alle Funktionen ansehen

Erstellen, prüfen und einreichen

Häufige Fragen zur XRechnung

Kann ich mit bimetrics eine XRechnung erstellen?

Ja. Im Rechnungsentwurf wählst du unter „Weitere Einstellungen“ das E-Rechnungsformat XRechnung. Hat dein Kunde eine Leitweg-ID, ist XRechnung bereits vorausgewählt. bimetrics erstellt eine XRechnung 3.0 in der Syntax CII. Die XML-Datei ist die Rechnung, eine PDF-Sichtkopie hilft beim Lesen.

Was ist eine Leitweg-ID und wo finde ich sie?

Die Leitweg-ID leitet eine Rechnung an die zuständige Stelle eines öffentlichen Auftraggebers. Du erhältst sie von deinem Auftraggeber, meist mit der Bestellung oder im Vertrag. Sie endet mit zwei Prüfziffern. bimetrics prüft Format und Prüfziffern, aber nicht, ob die Behörde genau diese ID vergeben hat.

Wie reiche ich eine XRechnung bei einer Behörde ein?

Nutze den Weg, den dein Auftraggeber vorgibt, oft ein Rechnungsportal wie die OZG-RE des Bundes. Die OZG-RE nimmt Mails nur von der Adresse an, die du dort hinterlegt hast. Lade die XML deshalb in bimetrics herunter und reiche sie im Portal ein. bimetrics selbst reicht keine Rechnungen in Portalen ein.

Kann ich eine XRechnung per E-Mail versenden?

Ja. Nach dem Ausstellen versendest du die Rechnung direkt aus bimetrics. Angehängt ist die XML-Datei; die PDF-Sichtkopie hängst du auf Wunsch zusätzlich an. Den Versand startest du selbst in der App.

Brauche ich für Firmenkunden eine Leitweg-ID?

Nein. Verlangt ein Unternehmen eine XRechnung, trägst du die Käuferreferenz ein, die es vorgibt, zum Beispiel eine Kostenstelle. Ohne Leitweg-ID braucht die XRechnung außerdem die E-Mail-Adresse deines Kunden.

Welche Angaben braucht eine XRechnung zusätzlich?

Neben den üblichen Rechnungsangaben braucht sie eine Käuferreferenz sowie Telefon, E-Mail und IBAN deines Unternehmens. Ohne Leitweg-ID kommt die E-Mail deines Kunden hinzu. Fehlt etwas, zeigt dir bimetrics das vor dem Ausstellen.

Wird jede XRechnung geprüft?

Ja. Vor dem Ausstellen prüft bimetrics jede XRechnung technisch, auch gegen die besonderen Regeln der XRechnung. Bei einem Fehler bleibt sie ein Entwurf. Die erzeugten Dateien haben wir zusätzlich mit dem Prüfwerkzeug der KoSIT getestet; dieses läuft nicht bei jeder einzelnen Rechnung mit. Die technische Prüfung bestätigt nicht, dass Leistung und Beträge stimmen.

Welche XRechnung-Version erstellt bimetrics?

XRechnung 3.0 (Spezifikation 3.0.2) in der Syntax CII. Eine Ausgabe in der Syntax UBL gibt es nicht. Eingehende XRechnungen liest bimetrics in beiden Syntaxen aus.

Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?

Der kostenlose E-Rechnungsgenerator erstellt nur ZUGFeRD-Rechnungen. Eine XRechnung erstellst du in der bimetrics-App. Du kannst bimetrics 7 Tage kostenlos testen und dabei einen Entwurf als XRechnung ausprobieren.

Gibt es wiederkehrende Rechnungen als XRechnung?

Nein. Serien laufen im Standardformat ZUGFeRD. Eine XRechnung stellst du als einzelne Rechnung aus.

Unterstützt bimetrics Peppol?

Nein. bimetrics versendet und empfängt keine Rechnungen über das Peppol-Netz. Eingehende XRechnungen übernimmst du per Upload, E-Mail oder API.

Noch Fragen? Schreib uns eine E-Mail an hey@bimetrics.de

Deine erste XRechnung