Wo Automatisierungen helfen
Die Kategorie für neue Lieferantenrechnungen einmal festlegen.
Rechnungen desselben Anbieters brauchen häufig dieselbe Kategorie. Lege diese Vorgabe einmal fest und prüfe abweichende Fälle am Beleg.
Die Automatisierung gilt ab dem nächsten Upload.
Bestehende Belege bleiben unverändert.
Kategorien für neue Belege vorgeben
Dein Verwendungszweck macht den Unterschied
Ein Fachbuch kann zum Weiterverkauf bestimmt sein. Im Beispiel lautet die Vorgabe deshalb: Fachbücher als Wareneinkauf zuordnen, Büromaterial als Bürobedarf.
Im Praxistest wurde die neue Rechnung mit anderen Beträgen ohne Nachbearbeitung entsprechend zugeordnet. Die Steuersätze von 7 % und 19 % blieben erhalten.
- Lieferant und betroffene Positionen festlegen
- Vorgeschlagene Automatisierung prüfen und speichern
- Ergebnis an der nächsten Rechnung kontrollieren
Vor der Automatisierung
REGEL-2026-1019-01
114,20 € brutto
PDF- Fachbuch
- 42,80 € brutto
- Gespeicherte Kategorie: Fachliteratur und Zeitschriften7 % USt.
- Büromaterial
- 71,40 € brutto
- Gespeicherte Kategorie: Bürobedarf19 % USt.
Vorgabe für neue Rechnungen
Fachbücher zum Weiterverkauf als Wareneinkauf zuordnen. Büromaterial bleibt Bürobedarf.
Neue Rechnung mit aktiver Vorgabe
REGEL-2026-1019-04
165,95 € brutto
PDF- Fachbuch
- 58,85 € brutto
- Andere gespeicherte Kategorie als im Ausgangsbeleg: Wareneinkauf7 % USt.
- Büromaterial
- 107,10 € brutto
- Gespeicherte Kategorie: Bürobedarf19 % USt.
Automatisierungen bearbeiten
Ändere deine Automatisierungen bei Bedarf
Eine Automatisierung wirkt ab dem nächsten Upload. So bleibt klar, welche Dokumente von der Änderung betroffen sind. Für bestehende Fälle entscheidest du weiterhin direkt im jeweiligen Beleg.
Eine vorhandene Kategorie oder Zahlungszuordnung kann auch dein verbundener KI-Assistent mit Schreibzugriff auf deinen Auftrag berichtigen. Das verändert den konkreten Vorgang und seine Buchungen; eine Automatisierung für kommende Belege richtest du anschließend selbst in bimetrics ein. Vorhandene Fälle mit KI prüfen und bearbeiten
- Bedingungen und Anweisungen ändern
- Automatisierungen aktivieren oder pausieren
- Bestehende Belege unverändert lassen
Automatisierung bearbeiten
Lieferantenrechnungen kategorisieren
Automatisierungen verwalten
Behalte deine aktiven Automatisierungen im Blick
Halte die Automatisierungen aktiv, die du für deine aktuellen Belege brauchst. Ändert sich ein Lieferant oder eine gewünschte Kategorie, passt du die Automatisierung an oder pausierst sie.
- Automatisierungen nach Lieferant oder Zweck benennen
- Aktiven Status direkt erkennen
- Vorgaben für neue Belege anpassen
So helfen dir Automatisierungen
Wofür du Automatisierungen einsetzen kannst
Kategorien vorgeben und Rechnungspositionen aufteilen. Unklare Ergebnisse prüfst du am Beleg.
Kategorisieren
Wiederkehrender Lieferant
Für neue Rechnungen eines Lieferanten die von dir festgelegte Kategorie vorschlagen.
Trennen
Erkannte Positionen
Rechnungspositionen nach deinen Vorgaben auf unterschiedliche Kategorien aufteilen.
Prüfen
Abweichender Einzelfall
Bei unklaren oder abweichenden Belegen prüfst du die Angaben und korrigierst sie bei Bedarf.
Automatisierungen für deine Belege anlegen
Lege eine Automatisierung für einen deiner Lieferanten an und lade eine passende neue Rechnung hoch. Prüfe, welche Kategorie vorgeschlagen wird.
Auch per KI-Assistent
Den Monatsabschluss vorbereiten. Offene Punkte gezielt bearbeiten.
Verbinde Claude, ChatGPT, Codex oder Cursor über MCP mit bimetrics. Dein Assistent prüft den September vor dem DATEV-Export und zeigt dir offene Zuordnungen, Kategorien und Buchungsfehler.
Die Prüfliste ersetzt keinen vollständigen Monatsabschluss. Den DATEV-Export startest du in bimetrics; Automatisierungen richtest du dort ein.
Dafür brauchst du eine aktuelle Verbindung mit Schreibzugriff. Ältere Verbindungen gibst du beim erneuten Verbinden neu frei.
Prompt kopieren, im Chat einfügen und die Angaben in [eckigen Klammern] ersetzen.
Offene Punkte für einen Monat finden
Prompt anzeigen
Prüfe in meiner Firma [Firmenname] in bimetrics den Zeitraum [Startdatum] bis [Enddatum] vor dem DATEV-Export. Nenne die Gesamtzahlen je Prüfpunkt und unterscheide diese von den höchstens 20 Belegverweisen je Prüfpunkt. Lies die genannten Fälle und zeige fehlende Kategorien, offene Zuordnungen, noch laufende oder fehlgeschlagene Verarbeitung und Buchungsfehler mit Beleglinks. Schlage konkrete Änderungen vor. Speichere nichts und exportiere nichts.
Die Prüfliste zeigt, wo du weiterarbeiten musst. Bei mehr als 20 Fällen pro Prüfpunkt ist die Liste der Belegverweise nicht vollständig.
Geprüfte Fälle bearbeiten
Prompt anzeigen
Speichere in bimetrics ausschließlich diese von mir geprüften Änderungen: [Beleg oder Umsatz und genaue Änderung]. Lies vor jeder Änderung den aktuellen Stand erneut und frage bei Abweichungen nach. Lies anschließend die gespeicherten Ergebnisse und wiederhole die Prüfliste für denselben Zeitraum. Nenne erledigte und weiterhin offene Punkte. Lege keine neue Automatisierung an und starte keinen Export.
Der Assistent bearbeitet vorhandene Belege und Zuordnungen. Eine Automatisierung für künftige Belege richtest du in bimetrics ein.
Dein Arbeitsauftrag · Beispieldaten
Prüfe den September vor dem DATEV-Export. Zeige offene Zahlungen, fehlende Kategorien und Buchungsfehler. Schlage konkrete Änderungen vor.
Nach deiner Prüfung der Auswahl oder Vorschau
Speichere nur die fünf von mir geprüften Zuordnungen. Zeige mir danach die übrigen offenen Punkte.
Fünf Zuordnungen sind gespeichert. Die übrigen Punkte bleiben zur Prüfung offen:
2 Umsätze
weiterhin ohne Zuordnung · 5 geprüfte Zuordnungen gespeichert
3 Belege
ohne Zuordnung
2 Belege
mit Positionen ohne Kategorie, jeweils mit Vorschlag
Ergebnis prüfen: Prüfe die gespeicherten Zuordnungen und rufe die Export-Prüfliste erneut ab. Ungeklärte Punkte gehören weiter in deine Arbeitsliste.
Im Zusammenspiel
Weitere Funktionen für deine Buchhaltung
Automatisierungen ergänzen die Belegerfassung. Anschließend gleichst du Zahlungen ab und exportierst Buchungen samt Belegen für die Steuerberatung.
KI-Belegerfassung
Rechnungsdaten und Positionen auslesen. Kontakt und Kategorie am Originalbeleg prüfen.
Banking & Zahlungsabgleich
Bankkonten verbinden und Belege mit Zahlungen abgleichen – auch bei Teil- und Sammelzahlungen.
DMS & DATEV-Export
Dokumente sammeln, finden und verknüpfen. Geprüfte Buchungen und Belege als DATEV-Paket übergeben.
CRM & Kontaktmanagement
Kontaktdaten verwalten und die zugehörigen Belege, Rechnungen und offenen Beträge wiederfinden.
Multi-Accounting
Zwischen Firmenprofilen wechseln und Bankkonten, Belege und Buchhaltung je Unternehmen getrennt halten.
Häufig gestellte Fragen zur KI-Automatisierung
FAQ
Was übernehmen Automatisierungen in bimetrics?
Wie erstelle ich eine Automatisierung?
Ab wann wirkt eine neue Automatisierung?
Kann ich eine erzeugte Automatisierung anpassen?
Was passiert bei einem unklaren Beleg?
Was kann mein verbundener KI-Assistent erledigen?
Wie viele Automatisierungen kann ich gleichzeitig aktivieren?
Noch Fragen? Schreib uns eine E-Mail an hey@bimetrics.de
Bring deinen ersten Beleg mit.
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