Belege kontieren: vom Beleg zur Buchung

Kontieren heißt: den Geschäftsvorfall den passenden Konten zuordnen

Beim Kontieren legst du fest, auf welchen Konten ein Vorgang gebucht wird. Dazu gehören der Betrag, das Buchungsdatum und die steuerliche Behandlung. Bei einer Lieferantenrechnung klärst du also nicht nur, wie viel du bezahlen musst, sondern auch, wofür dein Unternehmen das Geld ausgibt.

Vorkontierung bezeichnet die Vorbereitung dieser Zuordnung. Eine Software kann dafür Kategorien und Konten vorschlagen. Ob die Vorschläge zum Geschäftsvorfall passen, prüfst du anhand der Rechnung und der zugehörigen Unterlagen.

Erfassen

Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus der Datei übernehmen.

Kontieren

Die Ausgabe fachlich zuordnen und Konto sowie Steuerbehandlung bestimmen.

Zahlung zuordnen

Die Rechnung mit dem tatsächlichen Bankumsatz verbinden.

Diese Schritte hängen zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Eine bezahlte Rechnung kann falsch kontiert sein. Und eine richtig kontierte Rechnung kann noch unbezahlt sein.

119 € für Druckerpapier und Ordner

Eine GmbH kauft Druckerpapier und Ordner für das eigene Büro. Lieferung und Rechnung fallen auf den 18. September. Die Rechnung enthält 100,00 € netto und 19,00 € Umsatzsteuer. Sie wird am 24. September vollständig vom Geschäftskonto bezahlt.

Warum Bürobedarf? Papier und Ordner werden im eigenen Betrieb verbraucht. Entscheidend ist die Verwendung, nicht der Name des Händlers. Ein Fachbuch desselben Händlers gehört zu einer anderen Kategorie; bei einem Computer musst du zusätzlich prüfen, wie die Anschaffung zu behandeln ist.

Für das Beispiel setzen wir eine ordnungsgemäße Rechnung und die Berechtigung zum vollen Vorsteuerabzug voraus. Dann sind 100,00 € Aufwand und 19,00 € Vorsteuer zu unterscheiden. Bei Kleinunternehmern, steuerfreien Tätigkeiten oder gemischter privater Nutzung lässt sich diese Aufteilung nicht ungeprüft übernehmen. Die Voraussetzungen stehen in § 15 UStG.

In bimetrics wählst du die Kategorie an der Rechnungsposition

Wähle zuerst die Firma, an die die Rechnung gerichtet ist. Für die Kontierung brauchst du die erhaltene Rechnungsdatei und die Information, wofür der Einkauf verwendet wird. Den zugehörigen Bankumsatz brauchst du erst für den späteren Zahlungsabgleich.

Lade die Rechnung unter Dokumente hoch. bimetrics liest ihre Angaben aus und schlägt Kategorien vor. Öffne danach den Beleg und vergleiche die Positionen mit der erhaltenen Datei. Ist die Rechnung bereits erfasst, öffne den vorhandenen Beleg. Beim Bürobedarf prüfst du vier Dinge:

1. Die Verwendung der Ausgabe

   Gehören Papier und Ordner zu deinem eigenen Büro? Dann passt Bürobedarf. Wären dieselben Waren zum Weiterverkauf bestimmt, wäre die Verwendung eine andere. Wähle die Kategorie nicht allein anhand des Lieferanten.

2. Kategorie und Kontenrahmen

   Die Kategorie bestimmt in bimetrics das Sachkonto. Bürobedarf führt im SKR03 zu 4930, im SKR04 zu 6815. Den Kontenrahmen legst du je Firma in den Buchhaltungseinstellungen fest. Er muss zu der mit deiner Kanzlei vereinbarten Buchhaltung passen.

3. Betrag und Steuer

   Die Position hat 119,00 € brutto und 19 % Umsatzsteuer. Vergleiche beides mit der Rechnung. Der Betrag allein verrät den Steuersatz nicht; eine Kategorie ersetzt auch nicht die Prüfung, ob dein Unternehmen Vorsteuer abziehen darf.

4. Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt

   In unserem Fall ist beides der 18. September. Bei einer Leistung über mehrere Monate brauchst du den tatsächlichen Zeitraum. Eine Rechnung für ein Jahresabo ist deshalb kein gleichartiger Fall, auch wenn der Bruttobetrag zufällig ebenfalls 119,00 € beträgt.

Die beiden Bürobedarf-Konten findest du auch in den DATEV-Kontenrahmen für 2026. Übernimm eine Kontonummer nur zusammen mit dem passenden Kontenrahmen. Dieselbe Nummer kann in einem anderen Kontenrahmen etwas anderes bedeuten.

Enthält eine Rechnung unterschiedliche Ausgaben, prüfst du die Kategorien je Position. Papier und ein Fachbuch müssen nicht auf dasselbe Konto, nur weil sie gemeinsam bezahlt werden. Die Aufteilung der Rechnung und ihre spätere Zahlungszuordnung bleiben getrennte Schritte.

Im Journal prüfen, was tatsächlich gebucht wurde

Aus vollständig erfassten und verarbeiteten Belegpositionen erstellt bimetrics Buchungen. Dafür muss noch keine Zahlung zugeordnet sein. Öffne Buchungen und prüfe im Journal den Belegbezug, das Datum, Konto, Gegenkonto, Betrag und Steuerkennzeichen. Blende für die Steuerangabe bei Bedarf die Spalte Schlüssel ein.

Warum steht dort 119,00 € und nicht 100,00 €? bimetrics bereitet die Buchung mit dem Bruttobetrag und einem Steuerkennzeichen vor. VSt 19% steht hier für enthaltene Vorsteuer von 19 %. Beim DATEV-Import wird die Steuer anhand des exportierten Steuerschlüssels aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Die 119,00 € in der Zeile bedeuten also nicht 119,00 € Nettoaufwand.

Das Gegenkonto ist das Lieferantenkonto. Im Beispiel hat der Kontakt keine eigene Nummer, deshalb verwendet bimetrics das Sammelkonto 70000. Ein nummerierter Lieferantenkontakt erhält sein entsprechendes Personenkonto. Die Bankkontonummer hängt ebenfalls vom eingerichteten Bankkonto ab; die Beispielnummern sind keine Eingabevorlage für jedes Unternehmen.

Die zweite Zeile entsteht durch die zugeordnete Bankabbuchung. Sie gleicht den Lieferantenposten aus und erfasst den Geldabfluss. Sie enthält keinen neuen Bürobedarf und keinen zweiten Vorsteuerabzug. Im Beispiel bleibt der Nettoaufwand bei 100,00 €, obwohl Beleg und Zahlung jeweils eine Buchung über 119,00 € haben.

Wurde nur ein Teil der Rechnung bezahlt, ordnest du die tatsächlich geleistete Zahlung zu. Die Differenz bleibt am Beleg sichtbar. So verfolgst du Teilzahlungen und den verbleibenden Betrag.

Falsches Konto? Die Kategorie am Beleg korrigieren

Angenommen, die Rechnung wurde zunächst unter Sonstige Anschaffungen statt unter Bürobedarf erfasst. Die erhaltene Rechnung bleibt richtig. Zu ändern ist die Kategorie der Position in bimetrics.

Öffne die Position, wähle Bürobedarf und kontrolliere anschließend das Journal. bimetrics berechnet die Buchung aus den geänderten Belegdaten neu. Buchungszeilen werden nicht von Hand im Journal umgeschrieben.

Noch nicht festgeschrieben

bimetrics ersetzt die bisherige Buchung durch die neu berechnete Buchung. Prüfe, ob jetzt 4930, der unveränderte Bruttobetrag und das passende Steuerkennzeichen erscheinen.

Bereits für DATEV exportiert

Die exportierte Buchung ist in bimetrics festgeschrieben. Bei einer Änderung bleiben die ursprüngliche Buchung, eine gegenläufige Stornobuchung und die neue Buchung nachvollziehbar. Die vorhandene Exportdatei ändert sich dadurch nicht.

Nach einer Korrektur bereits exportierter Buchungen musst du die Kanzlei über den Nachtrag informieren. Die Stornobuchung behält das ursprüngliche Buchungsdatum. Für unser September-Beispiel muss deshalb auch ein erneuter Export den September umfassen. Stimmt gemeinsam ab, wie die neuen Buchungen übernommen werden, damit die alten Daten nicht doppelt importiert werden.

Steht dagegen schon auf der erhaltenen Rechnung ein falscher Betrag oder eine falsche Leistung, löst eine andere Kategorie das Problem nicht. Kläre die Rechnung mit dem Aussteller. Eine interne Stornobuchung ist keine Rechnungskorrektur des Lieferanten.

Den geprüften Fall als Buchungsregel nutzen

Kommt die gleiche Art von Ausgabe regelmäßig wieder, kannst du in bimetrics eine Buchungsregel in eigenen Worten festlegen. Beschreibe die Rechnungspositionen, für die sie gelten soll, und die gewünschte Kategorie. Das ist genauer als „alles von diesem Händler ist Bürobedarf“.

Positionen für Druckerpapier und Ordner, die für unser eigenes Büro bestimmt sind, der Kategorie Bürobedarf zuordnen.

Diese Anweisung ist ein Formulierungsbeispiel. Sie ersetzt keine Information, die auf dem Beleg fehlt. Verkauft derselbe Händler auch Waren für den Weiterverkauf oder Bürogeräte, müssen diese Positionen gesondert geprüft werden.

Die Regel wird bei passenden neuen Belegen berücksichtigt. Sie bucht keinen Bankumsatz, bezahlt keine Rechnung und macht aus einer falschen Lieferantenrechnung keinen richtigen Beleg. Kontrolliere die erste passende Folgerechnung, bevor du die Vorgabe für weitere Fälle beibehältst.