Praxisratgeber · Einführung im laufenden Betrieb
Buchhaltung digitalisieren
Lege fest, wo Belege ankommen, wer sie prüft und ab welchem Monat der neue Ablauf gilt. Ein kleiner Pilot zeigt dir und deinem Steuerberater, was schon funktioniert und was ihr noch klären müsst.
Linden Innenausbau GmbH
Belege liegen bisher im Postfach, im Portal und im Fahrzeug. Nora führt eine Excel-Liste und übergibt die Unterlagen monatlich an den Steuerberater.
- Startmonat
- November 2026
- Pilot
- Vier Belegquellen
- Verantwortlich
- Nora im Büro
Jede Belegquelle bekommt einen festen Weg
Gehe den letzten vollständigen Monat durch: Postfächer, Lieferantenportale, Papierablage und Bankumsätze. Notiere, woher die zugehörigen Rechnungen kommen. Bei Linden entstehen daraus vier Einträge im Quellenregister.
Rechnungen per E-Mail
Materialrechnung als PDF
An den bimetrics-Eingang der richtigen Firma weiterleiten; im E-Mail-Eingang den Rechnungsanhang auswählen und übernehmen.
Nora · an jedem Arbeitstag
Lieferantenportal
Monatliche Softwarerechnung
Originaldatei im Portal herunterladen und unter Dokumente hochladen. Den Portalabruf als eigene Aufgabe einplanen.
Nora · jeden Freitag
Papier unterwegs
Tankquittung vom Einkauf
Am selben Tag vollständig und lesbar scannen oder fotografieren, als PDF oder Bild hochladen und das Papier zunächst gesammelt ablegen.
Ali liefert · Nora prüft
Strukturierte E-Rechnung
XRechnung des Zulieferers
Die empfangene Rechnungsdatei übernehmen. Eine XML-Datei oder PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten nicht durch einen Screenshot ersetzen.
Nora · an jedem Arbeitstag
Trage für jede Quelle auch eine Vertretung ein. Bei Linden übernimmt Geschäftsführer Leon, wenn Nora fehlt. Ali bleibt für die Unterlagen seiner Einkäufe zuständig; Nora kontrolliert deren Eingang.
Lesbare Scans und vollständige Dateien prüfenVereinbare einen Startmonat und den Umgang mit Nachzüglern
Ein Monatsanfang erleichtert die Abgrenzung. Entscheidend ist die Vereinbarung mit deinem Steuerberater: Welche Vorgänge bearbeitest du ab dann in bimetrics, welche bleiben im bisherigen Ablauf?
Linden beginnt mit Eingangsbelegen und dem Zahlungsabgleich. Kundenrechnungen entstehen zunächst weiter im bisherigen Rechnungsprogramm und gehen von dort an den Steuerberater. Auch diesen Weg nimmt Nora in den Plan auf.
Der bisherige Bestand bleibt erreichbar
Ordner, Originaldateien und die bisherige Liste behalten ihren festen Ablageort. Nora dokumentiert, wer darauf zugreifen kann.
Neue Belege kommen zu bimetrics
Nora wählt vor dem Erfassen die Linden Innenausbau GmbH. Firmenangaben, Kontenrahmen und benötigte Zugänge prüft sie vor dem ersten Upload.
Der Eingangstag allein entscheidet nicht. Eine im November eingetroffene Oktoberrechnung kommt zunächst auf die Rückfragenliste. Nora notiert Belegdatum, Zeitraum und bisherigen Bearbeitungsstand; der Steuerberater legt fest, wo sie erfasst wird. Dasselbe gilt für spätere Zahlungen auf alte Rechnungen.
Du wechselst bereits von einer Buchhaltungssoftware? Der Übernahmeplan für den Softwarewechsel behandelt alte Buchungen, Originale und offene Zahlungsstände.
Prüfe jede Quelle mit einem echten Vorgang
Nutze für den Pilot neue Belege aus dem vereinbarten Startmonat. Bei Linden prüft Nora in der ersten Novemberwoche diese vier Fälle. Die Angaben sind erfunden und zeigen, was im eigenen Test festzuhalten ist.
Material · M-104
Stimmen Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant? Wurde der richtige Anhang übernommen?
Software · W-318
Ist die Novemberrechnung vorhanden? Passen Zeitraum und Kategorie zum Original?
Tankquittung · 05.11.
Sind alle Angaben lesbar? Im Beispiel muss Ali ein besseres Bild nachliefern.
Zulieferer · E-220
Passen Rechnungsdaten und Positionen? Prüfstatus und vorhandenen Prüfbericht ansehen; Hinweise klären.
- Eingang und Datei prüfen. Nora vergleicht ihre vier Dateien mit den entstandenen Belegen. Bei PDFs und Bildern kontrolliert sie, ob alle Seiten vorhanden und lesbar sind. Bei der XML-Rechnung behält sie die empfangene Datei und prüft die strukturierten Angaben sowie den vorhandenen Prüfbericht. Fehlt ein Beleg, kontrolliert sie zunächst den Upload- oder E-Mail-Eingang.
- Erkannte Angaben prüfen und korrigieren. Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuerangaben müssen zum Original passen. Nora prüft außerdem Kontakt und Kategorie. Nach dem Speichern öffnet sie den Beleg erneut und kontrolliert die geänderten Angaben.
- Vorhandene Zahlungen abgleichen. Bei angebundenem, unterstütztem Bankkonto prüft Nora Betrag, Empfänger und Verwendungszweck. Sie bestätigt die passende Zuordnung und öffnet sie danach erneut. Eine noch nicht eingegangene Zahlung hält sie getrennt fest.
Halte pro Vorgang erwartete Angaben, tatsächliches Ergebnis und nötige Nacharbeit fest. Erst wenn auch die Ausnahme geklärt ist, vergrößerst du den Umfang.
Den Pilot im Software-Testprotokoll festhaltenEin unlesbarer Beleg braucht eine zuständige Person
Nora bemerkt vor dem Upload: Auf Alis Foto der Tankquittung vom 5. November sind einzelne Angaben verwischt. Die Bank zeigt eine Abbuchung über 71,40 €. Das hilft beim Wiederfinden, ersetzt aber keinen lesbaren Beleg.
- Was fehlt?
- Lesbares Foto der vollständigen Tankquittung vom 05.11.
- Wer handelt?
- Ali fotografiert das Papier erneut; Nora prüft die neue Datei und die Angaben am Beleg.
- Bis wann?
- 6. November, vor der Abnahme des Piloten.
Kann Ali keinen lesbaren Nachweis liefern, trägt Nora genau das in die Rückfragenliste ein. Sie fragt den Steuerberater nach der weiteren Behandlung und hält die Antwort beim Fall fest. Einen unklaren Wert ergänzt sie nicht allein aus dem Bankbetrag.
Die Rückfragenliste ist eure Arbeitsliste. Sie beschreibt hier keinen automatischen Freigabeprozess in bimetrics.
Lass die erste Übergabe bestätigen
Kläre Kontenrahmen, Exportumfang und Übergabeweg schon vor dem Pilot. Am 9. November bespricht Nora dann die vier Belege mit dem Steuerberater. Beide prüfen ein kleines DATEV-Paket aus bimetrics, bevor der ganze Monat folgt.
Der DATEV-Buchungsexport schreibt offene Buchungen fest. Das betrifft die offenen Buchungen des gewählten Zeitraums, auch bei „Nur noch nicht exportierte“. Nora prüft den gesamten angezeigten Umfang mit dem Steuerberater, bevor sie bestätigt. Danach sind Korrekturen nur per Storno möglich.
- Vollständiger Eingang
- Jeder erwartete Pilotbeleg lässt sich in der richtigen Firma wiederfinden. Originale und korrigierte Angaben sind geprüft.
- Geklärte Ausnahme
- Die Tankquittung ist lesbar nachgereicht oder die weitere Behandlung ist ausdrücklich vereinbart. Offene Rückfragen haben Person und Termin.
- Brauchbare Übergabe
- Zeitraum und Kontenrahmen stimmen. Der Steuerberater prüft Buchungen und zugehörige Belege und bestätigt, ob er mit dem Paket weiterarbeiten kann.
Vereinbart außerdem, ob der Pilotexport nur geprüft oder bereits übernommen wurde. Bei der Novemberübergabe darf derselbe Vorgang nicht versehentlich noch einmal übernommen werden. Notiert dafür Datum, Umfang und Empfänger jeder Übergabe.
Aufbau und Kontrolle eines DATEV-Pakets ansehenDanach wird aus dem Plan eine feste Routine
Nora prüft täglich den Eingang, freitags das Lieferantenportal und offene Rückfragen. Am 3. Dezember gleicht sie den November mit dem Quellenregister ab und übergibt den vereinbarten Umfang. Leon vertritt sie.
Den laufenden Monat für den Steuerberater vorbereitenÜbernimm den ausgefüllten Umstellungsplan
Kopiere das Muster in deine Tabelle. Ersetze Firma, Personen und Termine, ergänze deine Quellen und halte den tatsächlichen Stand in einer eigenen Statusspalte fest.
Plan als Text öffnen
Auf kleinen Bildschirmen kannst du die Tabelle seitlich verschieben.
| Aufgabe | Wer · wann | Erledigt, wenn … |
|---|---|---|
| Belegquellen erfassen | Nora · BüroBis 28.10.2026 | E-Mail, Lieferantenportal, Papier und E-Rechnung sind erfasst; für jede Quelle stehen Eingang, Zuständigkeit und Rhythmus fest. |
| Beginn und bisherigen Bestand abstimmen | Leon + SteuerberaterBis 30.10.2026 | Neue November-Eingangsbelege kommen zu bimetrics. Oktoberunterlagen bleiben im bisherigen Bestand. Späte Oktoberbelege und offene Zahlungen sind mit ihrem Bearbeitungsort notiert. |
| Eigene Kundenrechnungen einbeziehen | Leon + SteuerberaterBis 30.10.2026 | Die Rechnungen entstehen zunächst im bisherigen Rechnungsprogramm. Leon übergibt die Unterlagen weiter von dort; dieser Weg ist mit der Übergabe aus bimetrics abgestimmt. |
| Firma und Zugänge prüfen | Nora + LeonVor dem ersten Upload | Linden Innenausbau GmbH ist ausgewählt; Firmenangaben, Kontenrahmen, Belegeingang und benötigter Bankzugang sind geprüft. |
| Vier Pilotbelege durcharbeiten | Nora01.–07.11.2026 | Je ein Beleg aus den vier Quellen ist wiedergefunden. Original, Angaben, Kontakt, Kategorie und vorhandene Zahlung sind geprüft; Nacharbeit steht im Testprotokoll. |
| Unlesbare Tankquittung klären | Ali liefert nach; Nora prüftBis 06.11.2026 | Zur Quittung vom 05.11. liegen ein lesbarer Nachweis und bestätigte Angaben vor. Falls das nicht gelingt, bleiben Fall und Entscheidung des Steuerberaters ausdrücklich offen. |
| Pilot mit Steuerberater abnehmen | Nora + SteuerberaterAm 09.11.2026 | Alle offenen Buchungen des Exportzeitraums sind vor der Festschreibung geprüft; das gilt auch bei „Nur noch nicht exportierte“. Zeitraum, Kontenrahmen und Belege sind geprüft; der Steuerberater bestätigt die weitere Nutzung. Offene Punkte haben Person und Termin. |
| November erstmals übergeben | Nora; Vertretung LeonAm 03.12.2026 | Quellenregister und Bankumsätze sind durchgesehen, Rückfragen beigefügt und Exportumfang dokumentiert. Pilotexport und Monatsübergabe sind abgestimmt, damit nichts doppelt übernommen wird. |
Die Tabelle ist eine Planungshilfe; sie übernimmt keine Daten in bimetrics. Die Beispielschritte sind keine protokollierten Produkttests.
Beginne mit einem Beleg aus jeder Quelle
Teste Eingang, erkannte Angaben und Wiederfinden mit deinen eigenen Dateien. Wenn der Ablauf steht, kannst du passende Aufgaben in der Buchhaltung automatisieren.
7 Tage kostenlos testen · bis zu 100 Belege · endet automatisch