Buchhaltung monatlich vorbereiten

Vorbereitende Buchhaltung: Wer übernimmt was?

Bei der vorbereitenden Buchhaltung stellst du Belege und Zahlungsdaten für die weitere Bearbeitung zusammen. Mit bimetrics kannst du Rechnungsdaten ohne Abtippen erfassen, Zahlungen abgleichen und Buchungen mit den zugehörigen Belegen an deine Steuerberatung übergeben. Die Rückfragenliste erklärt, welche Unterlagen noch fehlen und was zu klären ist.

bimetrics

Liest Rechnungsdaten aus, schlägt Kategorien sowie passende Belege zum Zahlungsabgleich vor und importiert gebuchte Umsätze aus verbundenen Konten. Für die Übergabe wählst du die Buchungen und Belege aus und erstellst das DATEV-Paket.

Du und dein Team

Ihr gleicht Belegquellen ab, prüft Angaben und Vorschläge und beschafft fehlende Unterlagen. Zu einem offenen Fall haltet ihr fest, welcher Vorgang gemeint ist und wer sich darum kümmert.

Deine Steuerberatung

Klärt steuerliche Fragen und bearbeitet die vereinbarten Unterlagen. Welche Meldungen und Abschlüsse dein Steuerberater übernimmt und welche Buchungen ihr selbst vorbereitet, stimmt ihr vorher miteinander ab.

Das Kleinunternehmer-Beispiel mit 119-€-Beleg zeigt, worauf du bei Beleg und Zahlung achtest.

Noch offen, wer die laufende Arbeit übernehmen soll? Die Entscheidungshilfe Buchhaltung selbst machen oder auslagern? zeigt, wie du Zeit, Kenntnisse und Vertretung im Team abwägst.

Den Monat in bimetrics vorbereiten

Lege mit deiner Steuerberatung fest, welche Firma, welcher Monat und welche Geschäftskonten, Firmenkarten und Zahlungsanbieter zur Übergabe gehören. Vereinbart einen Termin und wer fehlende Unterlagen beschafft. Die folgenden Schritte funktionieren auch ohne KI-Assistenten. Mit den Claude-Prompts findest du offene Fälle und lässt geprüfte Zahlungen zuordnen oder falsch erkannte Belegdaten berichtigen.

1. 01

   Belegquellen abgleichen

   Prüfe Rechnungspostfach, Lieferantenportale und die Unterlagen der Mitarbeitenden. Vergleiche diese Quellen mit den Belegen in bimetrics. Beziehe auch Ausgangsrechnungen und Rechnungskorrekturen ein; ein leerer Posteingang sagt noch nichts über die Vollständigkeit aus.

   Belege per Upload oder E-Mail erfassen
2. 02

   Rechnungsdaten und Original vergleichen

   Öffne den Beleg in bimetrics. Stimmen Empfängerfirma, Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag und ausgelesene Positionen mit dem Original überein? Korrigiere falsch erkannte Werte. Ist bereits die Rechnung falsch, fordere eine Korrektur beim Aussteller an, statt die Originaldatei selbst zu ändern.

   E-Rechnungen in bimetrics empfangen und prüfen
3. 03

   Geschäftskonten und weitere Zahlungswege prüfen

   Vergleiche die in bimetrics vorliegenden gebuchten Umsätze mit den Kontoauszügen des Zeitraums. Prüfe Firmenkarten und Zahlungsanbieter zusätzlich: Deren Sammelabbuchung oder Auszahlung auf dem Geschäftskonto erklärt die einzelnen Vorgänge noch nicht. Fehlende Daten beschaffst du bei der jeweiligen Quelle.

   Kontoumsätze in bimetrics abgleichen
4. 04

   Zuordnungen und Restbeträge prüfen

   Vergleiche Gegenpartei, Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Betrag und Währung. Bestätige passende Zuordnungen in bimetrics. Bei mehreren passenden Belegen reicht der Betrag allein nicht. Prüfe beide Richtungen: Zahlungen ohne passenden Beleg und Belege, zu denen noch eine Zahlung fehlt.

   Teilzahlungen und Sammelzahlungen zuordnen
5. 05

   Ungeklärte Fälle mit einer konkreten Frage erfassen

   Notiere Beleg- oder Umsatzreferenz, Datum, Gegenpartei, Betrag und die bereits geprüften Quellen. Ein KI-Assistent kann aus deinen bestätigten Feststellungen eine Rückfragenliste formulieren. Ergänze Person und Termin selbst, wenn beides noch nicht feststeht.

   Eine ausgefüllte Rückfrage ansehen
6. 06

   Unterlagen und Rückfragen gemeinsam übergeben

   Prüfe Firma, Zeitraum und Auswahl vor dem Export. Übergib die mit deinem Steuerberater vereinbarten Daten und Belege zusammen mit der Rückfragenliste. Halte fest, was bereits übergeben wurde; kennzeichne spätere Ergänzungen mit Zeitraum und Fall-ID.

   DATEV-Export Schritt für Schritt

Monatscheckliste als CSV herunterladen — mit den sechs Aufgaben, Abschlusskriterien und freien Spalten für Person, Termin und Status.

Bei E-Rechnungen gehört die empfangene Datei zu den Unterlagen: etwa die XRechnung als XML oder die ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt den strukturierten Teil nicht. Das BMF erläutert die Aufbewahrung von E-Rechnungen.

Mit Claude offene Fälle klären und Änderungen speichern

Verbinde Claude über MCP mit bimetrics. Lass die Belege für deinen Monat vor dem DATEV-Export prüfen und die Bankumsätze separat abgleichen. Nach deiner Prüfung und deinem Auftrag kann Claude eine passende Zahlung zuordnen. Danach liest er den gespeicherten Stand und wiederholt die Prüfung.

Die folgenden Prompts sind Arbeitsvorlagen, keine protokollierten Chat-Ergebnisse. Kopiere den passenden Auftrag in Claude und ersetze die Angaben in [eckigen Klammern]. Beginne mit der Vorprüfung; einen Schreibauftrag gibst du erst für den von dir geprüften Fall.

Die Export-Prüfliste als Ausgangspunkt

Die Vorprüfung meldet auffällige Belege nach Rechnungsdatum: unvollständige Angaben, den Stand der Erkennung, fehlende Zuordnungen, zugeordnete Belege mit Restbetrag und Buchungsfehler. Bankumsätze prüfst du getrennt nach Buchungsdatum.

Pro Gruppe werden höchstens 20 Belegverweise geliefert; lass weitere Fälle nachladen. Belege ohne Rechnungsdatum und noch nicht importierte Unterlagen erfasst die Monatsprüfung nicht. Eine leere Prüfliste bestätigt deshalb keinen vollständigen Monatsabschluss.

Arbeite nur in der freigegebenen Firma [Firmenname]. Rufe get_export_check für den Zeitraum vom [Startdatum] bis [Enddatum] auf. Beide Daten beziehen sich auf das Rechnungsdatum; der Zeitraum darf höchstens ein Jahr umfassen.

Zeige die gemeldeten Anzahlen getrennt: unvollständige Belege, fehlgeschlagene Erkennung, noch laufende oder wegen Belegkontingent wartende Erkennung, Belege ohne Zuordnung, zugeordnete Belege mit offenem Rest und Buchungsfehler. Ein Beleg kann in mehreren Gruppen vorkommen; addiere die Gruppen nicht zu einer Gesamtzahl. Ein offener Rest kann auch eine Überzahlung oder andere Differenz sein.

Die Prüfliste nennt höchstens 20 Beleg-IDs pro Gruppe. Lies die gemeldeten Belege mit get_document und zeige Rechnungsnummer, Datum, Gegenpartei, Erkennungsstatus, Buchungsfehler und App-Link. Suche ergänzend für denselben Rechnungszeitraum mit search_documents nach nicht buchbaren Positionen (categoryMissing: keine Positionen, fehlende Kategorie oder Betrag null) und nach Buchungsfehlern (hasBookingErrors). Rufe weitere Ergebnisseiten über nextOffset ab. Für weitere Fälle einer nicht direkt filterbaren Prüfgruppe lies die Belege des Zeitraums seitenweise und prüfe die passende Eigenschaft; bei zugeordneten Belegen den gespeicherten Rest mit get_match. Nenne, welche Fälle du tatsächlich gelesen hast und welche noch fehlen.

Prüfe die Bankumsätze separat: Suche mit search_transactions nach gebuchten, nicht zugeordneten Umsätzen (status booked, matchStatus unmatched) mit Buchungsdatum vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Rufe weitere Ergebnisseiten ab und nenne den geprüften Umfang. Vergleiche für einen konkreten offenen Fall Beleg, Umsatz, bisherige Zuordnungen und Vorschläge. Eine zugehörige Zahlung kann im Folgemonat liegen. Die Export-Vorprüfung prüft weder alle Bankumsätze noch Belege ohne Rechnungsdatum. Solche Belege, nicht importierte Unterlagen und die fachliche Richtigkeit bleiben zusätzlich zu prüfen.

Zeige konkrete nächste Schritte: Angaben berichtigen, Kategorie prüfen, Zuordnung klären oder Original nachfordern. Änderungen, die du nicht ausführen kannst, bleiben als Aufgabe für die App oder deinen Steuerberater stehen.

Ändere noch keine Daten. Frage, welchen Fall ich zuerst prüfen möchte. Erstelle keinen Export.

Fehlt eine Kategorie, lass dir die betroffene Position und eine passende Kategorie aus deinem Kontenrahmen zeigen. Erst nach deiner Prüfung beauftragst du das Speichern am konkreten Beleg. Der Ratgeber zum Kontieren zeigt, wie Kategorie, Konto und die daraus vorbereitete Buchung zusammenhängen.

Arbeite nur mit der freigegebenen Firma [Firmenname]. Frage nach, wenn sie nicht eindeutig ist. Erstelle für [Monat und Jahr] eine Arbeitsliste: gebuchte Bankumsätze ohne Zuordnung, Belege mit offenem Betrag und Positionen ohne Kategorie. Suche Umsätze nach Buchungsdatum und Belege nach Rechnungsdatum; rufe weitere Ergebnisseiten ab und nenne den Umfang der Suche. Lies bei möglichen Zuordnungen Belegdetails, bereits zugeordnete Zahlungen und die Vorschläge von bimetrics. Zeige je Fall Datum, Gegenpartei, Rechnungsnummer oder Verwendungszweck, Betrag mit Währung, bisher zugeordneten Betrag, offenen Rest und App-Link. Stelle EUR-Beträge in Euro dar, ohne Centwerte mit Eurobeträgen zu verwechseln. Kennzeichne andere Währungen und rechne sie nicht ohne belegten Kurs um. Trenne nachvollziehbare Zuordnungen von Fällen mit mehreren Kandidaten oder fehlenden Angaben. Ändere noch keine Daten und frage, welchen Fall wir zuerst klären sollen.

Arbeite mit [Firmenname]. Ich habe den Beleg [Belegreferenz] und den gebuchten Umsatz [Umsatzreferenz] in bimetrics geprüft. Sie gehören zusammen: [Rechnungsnummer im Verwendungszweck und Gegenpartei nennen]. Lies beide Vorgänge und die vorhandenen Zuordnungen noch einmal. Sind sie bereits passend miteinander verknüpft, nenne nur den gespeicherten Stand. Ist ein Vorgang anderweitig zugeordnet oder besteht bereits eine Teilzahlungszuordnung für den Beleg, stoppe und zeige diese Zuordnung. Hebe sie nicht auf und versuche nicht, einen weiteren Umsatz hinzuzufügen. Sind beide Vorgänge noch unzugeordnet, zeige Rechnungsbetrag, Zahlung und den danach verbleibenden Rest jeweils mit Währung. Frage mich, ob du genau diese Zuordnung speichern sollst, und warte auf meine Antwort. Ordne erst danach diesen Umsatz diesem Beleg zu, sofern der gelesene Stand unverändert passt. Lies anschließend Beleg, Umsatz und Zuordnung erneut und nenne den gespeicherten Stand mit App-Links. Wenn sich der Stand geändert hat oder eine Differenz nicht erklärt ist, frage nach. Ändere keine anderen Vorgänge und löse keine Zahlung aus.

Arbeite mit [Firmenname]. Beim Eingangsbeleg [Belegreferenz] habe ich das Original in bimetrics geöffnet: Das Rechnungsdatum lautet [richtiges Datum]; erfasst ist [bisheriges Datum]. Lies den aktuellen Beleg und zeige mir die Änderung alt → neu. Frage, ob du nur das Rechnungsdatum berichtigen sollst, und warte auf meine Antwort. Speichere danach ausschließlich dieses Datum mit der gerade gelesenen Version. Bei einem Versionskonflikt oder einer gesperrten Änderung lies neu und frage nach, statt sie still zu wiederholen. Rufe den Beleg anschließend erneut ab und nenne das gespeicherte Datum mit App-Link. Ändere weder Beträge noch Positionen, Kategorien, Steuersätze oder Zahlungen.

Arbeite weiter in [Firmenname] für genau denselben Rechnungszeitraum vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Die ausdrücklich beauftragten Änderungen sind abgeschlossen.

Lies die bearbeiteten Belege und Umsätze erneut. Prüfe die gespeicherten Angaben, Kategorien und Buchungsfehler. Lies bei einer Zuordnung zusätzlich get_match mit der gespeicherten Zuordnungs-ID. Prüfe, ob Beleg und Umsatz dieselbe Zuordnungs-ID tragen und in dieser Zuordnung enthalten sind; nenne den gespeicherten Rest. get_open_amount allein ist nur eine Auswahlvorschau und kein Speichernachweis. Zeige den aktuellen Stand mit App-Links. Eine Teilzahlung ist weiterhin nur teilweise bezahlt.

Rufe get_export_check für denselben Zeitraum erneut auf und vergleiche die Anzahlen mit der ersten Prüfliste. Wiederhole getrennt die Suche nach gebuchten, nicht zugeordneten Bankumsätzen für denselben Buchungszeitraum und lies weitere Ergebnisseiten. Benenne behobene Fälle und weiterhin offene Punkte. Auch jetzt werden höchstens 20 Beleg-IDs pro Prüfgruppe geliefert; kennzeichne weitere oder nicht gelesene Fälle. Behaupte weder eine vollständige Buchhaltungsprüfung noch einen erfolgreichen DATEV-Import. Ändere keine weiteren Daten und starte keinen Export.

Weitere Fragen für die Monatsvorbereitung

Fehlt eine Rechnung, weicht eine Abbuchung ab oder brauchst du eine Rückfragenliste? Beginne bei den Umsätzen ohne Zuordnung. Ein Beleg kann längst vorliegen; bei einem eigenen Kontotransfer suchst du dagegen nach dem Gegenumsatz. Das Beispiel mit drei Suchergebnissen zeigt die nächsten Schritte. Die folgenden Vorlagen speichern keine Änderungen.

Arbeite ausschließlich in der freigegebenen Firma [Firmenname] mit den Konten [Kontonamen]. Frage nach, wenn Firma oder Konten nicht eindeutig sind. Suche dort gebuchte Bankumsätze ohne Zuordnung mit Buchungsdatum vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Rufe weitere Ergebnisseiten ab; nenne die berücksichtigten Konten, den Zeitraum und nicht gelesene Treffer.

Lies für die gefundenen Umsätze die Zuordnungsvorschläge von bimetrics. Suche zusätzlich passende Belege mit Rechnungsdatum vom [Startdatum der Belegsuche] bis [Enddatum der Belegsuche] nach Gegenpartei oder Rechnungsnummer. Berücksichtige weitere Ergebnisseiten und mögliche andere Schreibweisen des Anbieters. Vergleiche Gegenpartei, Verwendungszweck, Währung und Beträge; gleiche Beträge allein reichen nicht. Lies bei Treffern auch die bestehenden Zuordnungen.

Zeige eine Tabelle mit Buchungsdatum, Konto, Gegenpartei, Betrag und Währung, Ergebnis der Suche, nächstem Schritt sowie App-Links zu Umsatz und gefundenen Belegen. Unterscheide: 1. Ein passender Beleg ist vorhanden, aber noch nicht zugeordnet. 2. Im genannten Suchumfang wurde kein passender Beleg gefunden. 3. Es könnte ein eigener Kontotransfer sein oder der Umsatz bleibt unklar. Nenne mehrere mögliche Treffer ausdrücklich. Prüfe einen vermuteten Kontotransfer nur anhand der freigegebenen Konten; ein nicht freigegebenes Gegenkonto bleibt ungeprüft.

Ein fehlender Treffer beweist nicht, dass die Rechnung fehlt. Nenne bei Bedarf weitere Prüfungen: angrenzende Rechnungszeiträume, Rechnungspostfach oder Anbieterportal. Behaupte nicht, diese externen Quellen selbst geprüft zu haben. Ändere keine Daten, ordne nichts zu und fordere keine Rechnung eigenständig an.

Arbeite nur mit der freigegebenen Firma [Firmenname]. Frage nach, wenn sie nicht eindeutig ist. Zeig mir die [zehn] zuletzt hochgeladenen Belege dieser Firma mit Rechnungsnummer, Datum, Aussteller, Betrag, Kategorien und Beleglink. Weise auf Belege ohne vollständige Kategorien hin. Prüfe außerdem, ob zwei Belege in Aussteller, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Fälligkeit übereinstimmen, und nenne sie als mögliche Dubletten. Ändere keine Daten.

Erstelle für [Monat und Jahr] in der freigegebenen Firma [Firmenname] eine Arbeitsliste für die monatliche Buchhaltungsvorbereitung. Suche Bankumsätze ohne Zuordnung, Belege mit offenem Betrag und Positionen ohne Kategorie. Prüfe für die größten offenen Umsätze die Zuordnungsvorschläge von bimetrics. Rufe weitere Ergebnisseiten ab. Fasse das Ergebnis mit Datum, Betrag, Währung und Link zusammen und nenne, was du nicht geprüft hast. Ändere keine Daten.

Arbeite nur mit der freigegebenen Firma [Firmenname]. Frage nach, wenn sie nicht eindeutig ist. Suche Eingangsbelege von [Lieferant] mit Rechnungsdatum vom [Datum] bis [Datum]. Berücksichtige weitere Ergebnisseiten. Nenne je Treffer Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, den in bimetrics erfassten Gesamtbetrag in Euro und den Link zum Beleg. Kennzeichne fehlende Angaben. Sage ausdrücklich, wenn die Liste unvollständig ist. Ändere keine Daten.

Arbeite nur mit der freigegebenen Firma [Firmenname]. Frage nach, wenn sie nicht eindeutig ist. Suche Eingangsbelege von [Anbieter] mit Rechnungsdatum vom [Startdatum] bis [Enddatum]. Rufe auch weitere Ergebnisseiten ab und sortiere nach Rechnungsdatum. Zeige Rechnungsnummer, Datum, erfassten Gesamtbetrag in Euro, Differenz zur vorherigen Rechnung und Beleglink. Lies bei abweichenden Beträgen die Belegdetails und vergleiche vorhandene Positionsbezeichnungen und Positionsbeträge. Benenne nur erkennbare Unterschiede. Kennzeichne fehlende Angaben, gekürzte Positionslisten und eine unvollständige Suche. Leite aus einer Differenz keine vertragliche Preiserhöhung ab und ändere keine Daten.

Arbeite nur mit der freigegebenen Firma [Firmenname]. Frage nach, wenn sie nicht eindeutig ist. Suche gebuchte Umsätze an [Gegenpartei] mit Buchungsdatum vom [Datum] bis [Datum]. Nenne Buchungsdatum, Betrag, Währung, Verwendungszweck, Zuordnungsstatus und den Link zum Umsatz. Suche anschließend nach Eingangsbelegen dieses Anbieters und prüfe die Zuordnungsvorschläge von bimetrics. Zeige mögliche Zusammenhänge mit Rechnungsnummer und Beleglink. Bezeichne einen Treffer nicht allein wegen desselben Betrags als bezahlt oder zugeordnet. Ändere keine Daten.

Erstelle aus den folgenden, von mir geprüften offenen Fällen eine Liste für die Steuerberatung: [Feststellungen einfügen]. Verwende die Spalten Firma, Zeitraum, Fall-ID, Beleg oder Umsatz, Betrag, Währung, offene Frage, bisher geprüft, nächster Schritt, verantwortlich und Termin. Übernimm vorhandene Referenzen und Links. Erfinde keine fehlenden Angaben und führe keine Änderungen in bimetrics aus.

Grenze Firma, Gegenpartei und Zeitraum ein. Bei der Belegsuche zählt das Rechnungsdatum, bei der Umsatzsuche das Buchungsdatum. Bitte Claude bei langen Listen, weitere Ergebnisseiten abzurufen und Grenzen der Suche zu nennen. Die Belegabfrage liefert Eurobeträge. Bei Fremdwährungsrechnungen prüfst du Originalbetrag und erfassten Eurobetrag gesondert.

Die Arbeitsliste ist keine vollständige Buchhaltungsprüfung und bestätigt keine DATEV-Importfähigkeit. Fehlende Originalbelege beschaffst du bei der Quelle und lädst sie in bimetrics hoch. Das geht auch mit einem gezielten Upload-Auftrag an den Assistenten. Den DATEV-Export erstellst und prüfst du anschließend in der App.

Ein Kunde fragt nach seinen Rechnungen? Die Vorlagen für Kundenrückfragen helfen dir, Ausgangsrechnungen zusammenzustellen und aus deiner geprüften Auswahl eine Antwort zu formulieren.

Drei Fälle, bei denen der Bankbetrag allein nicht reicht

Eine Sammelabbuchung, eine Auszahlung nach Gebühren und eine Zahlung im Folgemonat brauchen unterschiedliche Prüfungen. Die folgenden Zahlen sind vereinfachte, fiktive Beispiele.

Aus einem offenen Fall eine brauchbare Rückfrage machen

Der Kartenfall lässt sich als „Beleg fehlt“ kaum bearbeiten. Die folgende Liste zeigt, welcher Vorgang gemeint ist, was bereits geprüft wurde und wer die Rechnung beschaffen soll. Diese Feststellungen triffst du selbst; Claude kann daraus mit dem Prompt für die Rückfragenliste den Entwurf formulieren.

Die Datei enthält das Beispiel und eine leere Zeile für eigene Fälle. Ergänze Links zu den Vorgängen, sofern die empfangende Person Zugriff hat; sonst eine eindeutige Beleg- oder Umsatzreferenz. Der Termin im Beispiel ist intern vereinbart, keine gesetzliche Frist.

Kommt die Cloud-Rechnung nach der Übergabe an, erfasse sie in bimetrics und melde sie unter derselben Fall-ID R-01 als Nachreichung für September. Trage Eingangsdatum und Ergebnis in der Liste ein. Sende nicht kommentarlos den gesamten Monat erneut; stimme mit deinem Steuerberater ab, wie Ergänzungen in die bereits übergebenen Daten einfließen.