Buchhaltung monatlich vorbereiten

Die Monatscheckliste

Lege zuerst Firma, Zeitraum und Ansprechperson für die Steuerberatung fest. Bei mehreren Gesellschaften führst du die Liste je Firma. Die Zuständigkeiten unten sind ein Vorschlag für eure Arbeitsteilung.

1. 01

   Belege zusammenstellen

   Sammle Eingangsrechnungen, Quittungen und Ausgangsrechnungen für die vereinbarte Übergabe. Fordere fehlende Rechnungen bei den zuständigen Mitarbeitenden oder Lieferanten an.

   Zuständig

   Office und Belegverantwortliche

   Erledigt, wenn

   Die vorhandenen Unterlagen sind zusammengestellt. Fehlende Belege sind mit Zuständigkeit auf der Rückfragenliste erfasst.

2. 02

   Angaben am Original prüfen

   Vergleiche Rechnungsempfänger, Lieferant, Datum und Beträge mit dem Original. Prüfe auch die gewählte Kategorie. Ergänze fehlende Angaben aus dem Original; halte fachliche Fragen für die Steuerberatung fest.

   Zuständig

   Vorbereitende Buchhaltung

   Erledigt, wenn

   Die Angaben stimmen mit dem Original überein oder die konkrete Abweichung ist benannt.

3. 03

   Konten und Zeitraum abgleichen

   Prüfe für jedes Geschäftskonto, ob die gebuchten Umsätze des vereinbarten Zeitraums vorliegen. Vergleiche bei Lücken mit dem Kontoauszug, bevor du die Zahlungen zuordnest.

   Zuständig

   Verantwortliche für die Geschäftskonten

   Erledigt, wenn

   Alle vorgesehenen Konten sind berücksichtigt. Fehlende Zeiträume oder Umsätze sind geklärt oder notiert.

4. 04

   Zahlungen und Belege zuordnen

   Gleiche Betrag, Gegenpartei und Verwendungszweck ab. Bei Sammelzahlungen gehören mehrere Rechnungen zu einer Zahlung; bei Teilzahlungen bleibt ein Teil der Rechnung offen. Berücksichtige auch wiederkehrende Buchungen, etwa Miete und Bankgebühren.

   Zuständig

   Vorbereitende Buchhaltung

   Erledigt, wenn

   Die geprüften Zahlungen sind passend zugeordnet. Restbeträge und ungeklärte Zuordnungen bleiben nachvollziehbar.

5. 05

   Rückfragen festhalten

   Notiere zu jedem ungeklärten Fall den betroffenen Beleg oder Bankumsatz, die konkrete Frage und den nächsten Schritt. Lege fest, wer sich darum kümmert und bis wann.

   Zuständig

   Office und die zuständige Person

   Erledigt, wenn

   Jeder offene Fall hat einen eindeutigen Bezug, eine verantwortliche Person und einen vereinbarten Termin.

6. 06

   Unterlagen geordnet übergeben

   Stimme Firma, Zeitraum, Datenumfang und Übergabeweg mit deiner Steuerberatung ab. Übermittle die vereinbarten Unterlagen zusammen mit der Rückfragenliste und halte den Übergabestand fest.

   Zuständig

   Ansprechperson für die Steuerberatung

   Erledigt, wenn

   Die Steuerberatung kann auf die Unterlagen zugreifen und erkennt, welche Fragen noch offen sind.

Die CSV-Vorlage enthält dieselben Aufgaben sowie freie Spalten für Person, Termin und Status. Du kannst sie in Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation bearbeiten.

Offen ist nicht immer dasselbe

Eine fehlende Rechnung braucht einen anderen nächsten Schritt als eine Teilzahlung. Ziel der Vorbereitung ist, diese Fälle auseinanderzuhalten und nachvollziehbar weiterzugeben.

Rückfragen, mit denen man weiterarbeiten kann

„Beleg fehlt“ reicht als Übergabe oft nicht. Kopiere diese Vorlage für jeden offenen Fall in eure gemeinsame Liste oder Nachricht an die Steuerberatung.

Firma / Monat:

Beleg oder Bankumsatz:

Betrag:

Was ist noch unklar?

Bisher geprüft:

Nächster Schritt:

Verantwortlich:

Klärung bis:

Die Liste ergänzt eure Unterlagen. Stimme mit der Steuerberatung ab, welche offenen Fälle vor der Übergabe geklärt sein müssen. Die Monatsvorbereitung ersetzt keinen Monats- oder Jahresabschluss.