Entscheidungshilfe für deinen Betrieb
Buchhaltung selbst machen oder auslagern?
Selbst erledigen, im Team aufteilen oder extern betreuen lassen: Entscheidend ist, wer Zeit und Kenntnisse für die laufende Arbeit hat.
Selbst erledigen
Du bearbeitest die laufenden Vorgänge mit Software.
Im Team aufteilen
Eine feste Person übernimmt die Prüfung, eine zweite vertritt sie.
Extern bearbeiten lassen
Du vereinbarst die laufenden Aufgaben mit einem Dienstleister.
In allen drei Modellen kannst du mit deinem Steuerberater zusammenarbeiten. Steuerliche Fragen, Meldungen und Abschlüsse stimmt ihr gesondert ab. Auch beim Auslagern braucht es jemanden im Betrieb, der fehlende Unterlagen beschafft und Geschäftsvorfälle erklärt.
Welche Aufteilung passt zu deinem Betrieb?
Die Belegzahl allein entscheidet das nicht. Viele ähnliche Rechnungen können gut ins Team passen; wenige ungeklärte Vorgänge können mehr Betreuung brauchen. Prüfe diese vier Punkte an eurem tatsächlichen Alltag.
- Wer hat Zeit – und wer vertritt?
Vorher prüfen: Trage feste Termine ein. Welche andere Aufgabe entfällt dafür?
- Wie viele Fälle könnt ihr selbst beurteilen?
Vorher prüfen: Sieh einen echten Monat durch: Routine, fehlende Unterlagen, fachliche Fragen.
- Wer kommt an fehlende Rechnungen?
Vorher prüfen: Notiere für Postfächer, Lieferantenportale und Firmenkarten eine Ansprechperson.
- Ist die Übergabe abgestimmt?
Vorher prüfen: Prüfe ein Musterpaket mit deinem Steuerberater, bevor du die Bearbeitung umstellst.
Fiktives Beispiel · Dienstleistungs-GmbH
Die laufende Prüfung geht ins Büroteam
Acht Mitarbeitende, rund 240 Belege im Monat, zwei Firmenkarten: Bisher sammelt das Büro die Dateien, Geschäftsführer Simon prüft sie abends. Büroleiterin Laura kennt die Einkäufe und kann die Prüfung übernehmen. Kollegin Nina vertritt sie.
Damit das funktioniert, werden zwei Termine pro Woche freigehalten und bisherige Büroaufgaben umverteilt. Der Steuerberater stimmt der Vorarbeit zu. Diese Voraussetzungen tragen die Entscheidung – nicht die Zahl von 240 Belegen.
Rechnungen prüfen
Laura · BüroZwei feste Termine pro Woche. Nina übernimmt bei Abwesenheit.
Ergebnis: Angaben sind mit dem Original verglichen; unklare Fälle sind benannt.
Fehlenden Kartenbeleg besorgen
Jeweiliger KarteninhaberLaura nennt Anbieter, Betrag und Datum. Der Karteninhaber lädt das Original aus dem Portal.
Ergebnis: Die Datei liegt vor. Andernfalls bleiben Ansprechperson und nächster Schritt festgehalten.
Fachliche Frage klären
SteuerberaterLaura übergibt den Beleg mit konkreter Frage. Der Auftrag ist im Mandat vereinbart.
Ergebnis: Die steuerliche Behandlung ist geklärt; ein KI-Vorschlag ersetzt diese Entscheidung nicht.
Buchungen und Belege übergeben
Laura · Vertretung NinaZum gemeinsam vereinbarten Termin. Offene Fälle und Nachreichungen werden separat benannt.
Ergebnis: Der Steuerberater kann Dateien öffnen und Rückfragen dem jeweiligen Vorgang zuordnen.
Die Aufteilung ist eine Vereinbarung im Team, keine automatische Aufgabenverteilung in bimetrics. Braucht Laura eine Erklärung zum Einkauf, fragt sie die beteiligte Person. Eine ungeklärte Steuerfrage geht an den Steuerberater.
Was Laura in bimetrics übernimmt
Zum Beispiel eine Rechnung von Bürobedarf West über 119 €: Laura lädt die Datei hoch. bimetrics liest die Rechnungsdaten aus und schlägt eine Kategorie vor. Laura vergleicht die Angaben mit dem Original; sie muss sie nicht abtippen.
Auf dem verbundenen Bankkonto findet sie die gebuchte Abbuchung über 119 €. Lieferant und Rechnungsnummer im Verwendungszweck passen. Sie prüft die Auswahl und speichert die Zuordnung.
Gesamtbetrag
119,00 €
- Beleg
- 119,00 €
- Zahlung
- 119,00 €
- Differenz
- 0,00 €
Die Kontrolle danach: Laura öffnet Beleg und Bankumsatz erneut. Beide sind miteinander verknüpft, 119 € sind zugeordnet und die Differenz ist 0 €. Ein passender Betrag allein hätte den Bezug noch nicht belegt.
Für die Übergabe stellt Laura die vereinbarten Buchungen und Belege als DATEV-Paket zusammen. Vor der Umstellung prüft sie mit dem Steuerberater das Muster mit Buchungsdatei und Beleg. Welche Vorarbeit gebraucht wird und wie Korrekturen nachgereicht werden, vereinbaren sie vorher.
Auch Claude oder ChatGPT können Laura bei konkreten Aufgaben helfen, etwa beim Finden offener Vorgänge. Dafür verbindet sie ihren Assistenten bewusst mit bimetrics. Die Anleitung zur Monatsvorbereitung mit KI zeigt passende Aufträge und die nötigen Freigaben.
Kosten vergleichen: mit demselben Leistungsumfang
Softwarepreis und Rechnung des Dienstleisters reichen für den Vergleich nicht aus. Notiere auch, wie viel Arbeit im Betrieb bleibt. Frage bei einem Angebot zum Auslagern der Buchhaltung nach diesen vier Punkten:
- Laufende Bearbeitung
- Welche Aufgaben und welche Belegmenge sind enthalten? Was kostet zusätzlicher Klärungsbedarf?
- Arbeit im eigenen Team
- Wer sammelt Originale, erklärt Ausgaben und beantwortet Rückfragen? Erfasse die dafür tatsächlich benötigte Zeit.
- Einrichtung und Übergabe
- Wer richtet Zugänge und Datenaustausch ein? Werden Einrichtung, Korrekturen oder Nacharbeiten zusätzlich berechnet?
- Weitere Leistungen
- Sind Lohn, Meldungen und Jahresabschluss enthalten oder separat vereinbart?
Vergleiche erst dann zwei Angebote oder die interne Bearbeitung. Ein günstiger Monatspreis kann mehr Eigenarbeit bedeuten. Mit Software fallen dafür weniger wiederholte Eingaben an; ob das eure Gesamtkosten senkt, hängt von der tatsächlichen Aufteilung ab.
Die neue Aufteilung erst erproben
Mit typischen Belegen anfangen
Nimm eine wiederkehrende Lieferantenrechnung, eine Kartenrechnung und einen Beleg mit einer offenen Frage. Lass die vorgesehene Person Erfassung, Prüfung und einen passenden Zahlungsabgleich ausprobieren. Fehlende Originale beschafft ihr weiterhin bei der Quelle.
Einen vollständigen Monat auswerten
Nach einem vereinbarten Probemonat schaut ihr auf Bearbeitungszeit, liegen gebliebene Fälle und Rückfragen an dich. Konnte die Vertretung übernehmen? Musste dein Steuerberater viel nacharbeiten?
Bleibt die Arbeit liegen, passt die Aufteilung noch nicht. Schaffe feste Kapazität, grenze die internen Aufgaben enger ein oder vereinbare mehr Bearbeitung mit einem Dienstleister. Ein Softwarewechsel allein löst fehlende Zeit oder Kenntnisse nicht.
Die kleine Softwareprobe und der organisatorische Probemonat sind zwei verschiedene Schritte. bimetrics kannst du 7 Tage mit insgesamt bis zu 100 Belegen kostenlos testen. Für den anschließenden Monat und die Zusammenarbeit im Team wählst du den passenden Tarif.