Eingangsrechnungen prüfen

Sechs Stunden berechnet, vier Stunden nachgewiesen

Eine IT-Dienstleisterin berechnet sechs Stunden Wartung zu je 100,00 € netto. Der Stundennachweis enthält aber nur vier Stunden. Die Rechnung ist rechnerisch richtig: 600,00 € netto plus 114,00 € Umsatzsteuer ergeben 714,00 €. Ob die zwei weiteren Stunden berechtigt sind, lässt sich daraus nicht erkennen.

Lege dafür die erhaltene Rechnung, den Auftrag oder das Angebot und den Liefer- oder Leistungsnachweis nebeneinander. Bei laufenden Leistungen gehört auch der Vertrag dazu. Fehlt eine Unterlage, frage die Person im Unternehmen, die die Leistung bestellt oder entgegengenommen hat.

Zuerst prüfen: Gehört die Rechnung zu deinem Unternehmen?

Vergleiche den Rechnungsempfänger mit der Firma, die die Leistung beauftragt hat. Gerade bei mehreren Gesellschaften genügt es nicht, dass dein Name oder die Adresse stimmt. Auch der Lieferant und der beschriebene Vorgang müssen zu deinen Unterlagen passen.

Für eine übliche inländische Rechnung über 250 € mit Umsatzsteuerausweis prüfst du insbesondere:

• Namen und Anschriften von Aussteller und Empfänger.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
• Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Art der gelieferten Waren sowie den Leistungszeitpunkt.
• Nettobeträge nach Steuersatz, vereinbarte Preisnachlässe sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Das sind die für diesen Standardfall wesentlichen Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Bei Rechnungen bis einschließlich 250 € können die vereinfachten Angaben nach § 33 UStDV genügen. Steuerfreie Leistungen, Kleinunternehmerrechnungen und Auslandsfälle haben andere Anforderungen; übertrage die Liste nicht ungeprüft darauf.

Ein Leistungsmonat kann nach § 31 Abs. 4 UStDV als Leistungszeitpunkt ausreichen. Ein fehlendes Datum lässt sich also nicht allein daran erkennen, dass kein einzelner Tag genannt ist. Maßgeblich ist die Angabe auf der Rechnung, gegebenenfalls mit eindeutig bezeichneten ergänzenden Unterlagen.

Beträge nachrechnen und Leistungen abgleichen

Gehe die Positionen einzeln durch: Menge × Einzelpreis, abzüglich vereinbarter Rabatte, ergibt den Positionsbetrag. Vergleiche danach Nettosumme, Umsatzsteuer je Steuersatz und Gesamtbetrag. Bei mehreren Steuersätzen prüfst du die Gruppen getrennt. Eine Differenz nicht pauschal als Rundung behandeln.

Die sachliche Prüfung braucht andere Informationen: Wurde die Ware geliefert? Ist die abgerechnete Leistung erledigt? Stimmen Preis, Zeitraum und Menge mit der Vereinbarung überein? Bei den sechs Wartungsstunden oben ist deshalb eine Rückfrage nötig, obwohl alle Beträge stimmen.

Wiederkehrende Rechnung

Vergleiche Leistungszeitraum und Vertrag. Derselbe Betrag im Vormonat beweist weder eine Dublette noch eine korrekte Folgerechnung.

Unbekannte Zusatzposition

Prüfe, ob jemand die Zusatzleistung beauftragt hat. Lass dir den Auftrag oder die nachträgliche Vereinbarung nennen, bevor du die Position als geklärt behandelst.

Andere Bankverbindung

Bestätige die Änderung über einen bereits bekannten Kontaktweg beim Lieferanten. Eine neue IBAN in der Rechnung allein erklärt nicht, warum sie geändert wurde.

Rechnungsdaten in bimetrics mit dem Original vergleichen

Nach dem Upload liest bimetrics Rechnungsdaten und Positionen aus und schlägt Kontakt und Kategorie vor. Das spart die erste Eingabe. Die Erfassung bestätigt aber nicht, dass die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde.

1. Die richtige Firma und den Beleg öffnen

   Wähle das Unternehmen, an das die Rechnung gerichtet ist. Öffne die Rechnung unter Dokumente und halte Auftrag und Leistungsnachweis für den Vergleich bereit.

2. Ausgelesene Angaben kontrollieren

   Vergleiche Rechnungsnummer, Datum, Kontakt und Beträge mit der erhaltenen Datei. Ist nur die Texterkennung falsch, korrigiere die erfasste Angabe. Fehlt sie bereits im Original, brauchst du eine Klärung mit dem Lieferanten.

3. Kategorie und Positionen prüfen

   Passt der Vorschlag zu der tatsächlich berechneten Ausgabe? Enthält die Rechnung unterschiedliche Ausgaben, kannst du ihre Positionen auf mehrere Kategorien aufteilen. Eine passende Kategorie beantwortet jedoch nicht die offene Frage nach den zwei Wartungsstunden.

4. Erst den geklärten Vorgang weiterbearbeiten

   Ist eine Zahlung bereits erfolgt, vergleiche Datum, Betrag und Verwendungszweck mit der Rechnung. Die Zahlungszuordnung ist ein eigener Schritt. Halte offene Fragen für die zuständige Person oder deine Kanzlei fest; ein erfasster Beleg ist keine Zahlungsfreigabe.

Eine identische Datei erkennt bimetrics auch dann, wenn du sie umbenannt hast. Eine neu erzeugte PDF oder ein anderer Scan derselben Rechnung kann trotzdem ein zweiter Beleg sein. Vergleiche bei Verdacht Lieferant, Rechnungsnummer, Zeitraum und Betrag, statt dich allein auf die Dateierkennung zu verlassen.

E-Rechnung validieren: den Prüfbericht lesen

Bei einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung liest bimetrics die strukturierten Rechnungsdaten aus. Zusätzlich prüft die Software die E-Rechnung gegen EN 16931. Den Status findest du am Beleg; den zugehörigen Prüfbericht kannst du dort herunterladen. Eine gewöhnliche PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten hat diesen E-Rechnungsbericht nicht.

Die technische Prüfung findet keinen Fehler

Die Datei erfüllt die geprüften technischen Regeln. Ob sechs oder vier Stunden geleistet wurden, prüfst du weiterhin anhand deiner Unterlagen. Auch der Prüfbericht ersetzt keinen Abgleich mit dem Auftrag.

Der Bericht nennt Fehler

Öffne den Bericht und übermittle die konkrete Meldung mit der Rechnungsnummer an den Aussteller. bimetrics verarbeitet auch eine fehlerhafte E-Rechnung weiter; der angezeigte Beleg bedeutet deshalb nicht, dass der Fehler behoben ist.

Die Prüfung fehlt oder die Datei ist nicht lesbar

Eine fehlende Prüfung ist kein bestandenes Ergebnis. Prüfe den angezeigten Grund und die Originaldatei. Fordere bei einer beschädigten oder unvollständigen Datei eine neue Übermittlung an.

Die technische Validierung kontrolliert Formatvorgaben und Geschäftsregeln. Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD sind die strukturierten Daten maßgebend, wenn sie vom sichtbaren PDF abweichen. Kläre einen solchen Widerspruch mit dem Aussteller, statt nur den PDF-Betrag zu übernehmen. Das erläutert das BMF in den Fragen 7 und 12a zur E-Rechnung.

Den Fehler dort korrigieren, wo er entstanden ist

Original richtig, erfasste Daten falsch

Korrigiere die Angaben in bimetrics anhand des Originals. Dafür brauchst du keine neue Lieferantenrechnung.

Pflichtangabe fehlt im Original

Bitte den Aussteller um eine Berichtigung. Nenne Rechnungsnummer und fehlende Angabe. Ergänze nicht selbst erfundene Werte, damit der Datensatz vollständig aussieht.

Leistung oder Preis unklar

Hole zuerst die Vereinbarung oder den Leistungsnachweis ein. Bleibt die Rechnung falsch, fordere die passende Korrektur beim Aussteller an. Die Lösung ist nicht, den erhaltenen Rechnungsbetrag selbst umzuschreiben.

Rechnung könnte schon erfasst oder bezahlt sein

Suche nach Nummer und Lieferant, öffne mögliche Treffer und prüfe die zugeordneten Zahlungen. Gleiche Beträge allein reichen nicht aus, um einen Beleg zu löschen oder eine Zahlung erneut anzustoßen.

Eine Berichtigung kann die fehlenden oder falschen Angaben gezielt ergänzen, sofern sie eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Ein vollständiger Storno ist nicht bei jedem Fehler nötig. Grundlage ist § 31 Abs. 5 UStDV. Ob und wann du Vorsteuer geltend machen kannst, klärst du bei einem offenen Korrekturfall mit deiner Steuerberatung.

Für unser Beispiel genügt zunächst eine konkrete Rückfrage: „Zur Rechnung IT-2026-047 liegen uns vier der sechs berechneten Wartungsstunden vor. Bitte sende uns den Nachweis für die weiteren zwei Stunden oder eine entsprechende Rechnungskorrektur.“

Eine Prüfliste, mit der jemand weiterarbeiten kann

Ein Vermerk wie „Rechnung prüfen“ hilft der nächsten Person wenig. Halte fest, welche Unterlage du verglichen hast, was noch fehlt und wer nachfasst. Das ausgefüllte Beispiel zeigt den Stand vor der Rückmeldung des Lieferanten.

Rechnung

IT-2026-047 · 714,00 € brutto

Verglichene Unterlagen

Rechnung und Stundennachweis für den 24. September

Ergebnis

Empfänger und Rechenweg stimmen. Rechnung: 6 Stunden. Nachweis: 4 Stunden.

Offene Rückfrage

Nachweis für 2 weitere Stunden oder Rechnungskorrektur anfordern.

Nächster Schritt

Die Person, die die Wartung beauftragt hat, fragt beim Lieferanten nach und vergleicht dessen Antwort mit der Rechnung.