Eingangsrechnungen prüfen

Sechs Stunden berechnet, vier Stunden nachgewiesen

Eine IT-Dienstleisterin berechnet sechs Stunden Wartung zu je 100,00 € netto. Der Stundennachweis enthält aber nur vier Stunden. Die Rechnung ist rechnerisch richtig: 600,00 € netto plus 114,00 € Umsatzsteuer ergeben 714,00 €. Ob die zwei weiteren Stunden berechtigt sind, lässt sich daraus nicht erkennen.

Lege dafür die erhaltene Rechnung, den Auftrag oder das Angebot und den Liefer- oder Leistungsnachweis nebeneinander. Bei laufenden Leistungen gehört auch der Vertrag dazu. Fehlt eine Unterlage, frage die Person im Unternehmen, die die Leistung bestellt oder entgegengenommen hat.

Zuerst prüfen: Gehört die Rechnung zu deinem Unternehmen?

Vergleiche den Rechnungsempfänger mit der Firma, die die Leistung beauftragt hat. Gerade bei mehreren Gesellschaften genügt es nicht, dass dein Name oder die Adresse stimmt. Auch der Lieferant und der beschriebene Vorgang müssen zu deinen Unterlagen passen.

Für eine übliche inländische Rechnung über 250 € mit Umsatzsteuerausweis prüfst du insbesondere:

• Namen und Anschriften von Aussteller und Empfänger.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
• Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Art der gelieferten Waren sowie den Leistungszeitpunkt.
• Nettobeträge nach Steuersatz, vereinbarte Preisnachlässe sowie Steuersatz und Steuerbetrag.

Das sind die für diesen Standardfall wesentlichen Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Bei Rechnungen bis einschließlich 250 € können die vereinfachten Angaben nach § 33 UStDV genügen. Steuerfreie Leistungen, Kleinunternehmerrechnungen und Auslandsfälle haben andere Anforderungen; übertrage die Liste nicht ungeprüft darauf.

Ein Leistungsmonat kann nach § 31 Abs. 4 UStDV als Leistungszeitpunkt ausreichen. Ein fehlendes Datum lässt sich also nicht allein daran erkennen, dass kein einzelner Tag genannt ist. Maßgeblich ist die Angabe auf der Rechnung, gegebenenfalls mit eindeutig bezeichneten ergänzenden Unterlagen.

Beträge nachrechnen und Leistungen abgleichen

Gehe die Positionen einzeln durch: Menge × Einzelpreis, abzüglich vereinbarter Rabatte, ergibt den Positionsbetrag. Vergleiche danach Nettosumme, Umsatzsteuer je Steuersatz und Gesamtbetrag. Bei mehreren Steuersätzen prüfst du die Gruppen getrennt. Eine Differenz nicht pauschal als Rundung behandeln.

Die sachliche Prüfung braucht andere Informationen: Wurde die Ware geliefert? Ist die abgerechnete Leistung erledigt? Stimmen Preis, Zeitraum und Menge mit der Vereinbarung überein? Bei den sechs Wartungsstunden oben ist deshalb eine Rückfrage nötig, obwohl alle Beträge stimmen.

Wiederkehrende Rechnung

Vergleiche Leistungszeitraum und Vertrag. Derselbe Betrag im Vormonat beweist weder eine Dublette noch eine korrekte Folgerechnung.

Unbekannte Zusatzposition

Prüfe, ob jemand die Zusatzleistung beauftragt hat. Lass dir den Auftrag oder die nachträgliche Vereinbarung nennen, bevor du die Position als geklärt behandelst.

Andere Bankverbindung

Bestätige die Änderung über einen bereits bekannten Kontaktweg beim Lieferanten. Eine neue IBAN in der Rechnung allein erklärt nicht, warum sie geändert wurde.

Rechnungsdaten in bimetrics mit dem Original vergleichen

Nach dem Upload liest bimetrics Rechnungsdaten und Positionen aus und schlägt Kontakt und Kategorie vor. Das spart die erste Eingabe. Die Erfassung bestätigt aber nicht, dass die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde.

1. Die richtige Firma und den Beleg öffnen

   Wähle das Unternehmen, an das die Rechnung gerichtet ist. Öffne die Rechnung unter Dokumente und halte Auftrag und Leistungsnachweis für den Vergleich bereit.

2. Ausgelesene Angaben kontrollieren

   Vergleiche Rechnungsnummer, Datum, Kontakt und Beträge mit der erhaltenen Datei. Ist nur die Texterkennung falsch, korrigiere die erfasste Angabe. Fehlt sie bereits im Original, brauchst du eine Klärung mit dem Lieferanten.

3. Kategorie und Positionen prüfen

   Passt der Vorschlag zu der tatsächlich berechneten Ausgabe? Enthält die Rechnung unterschiedliche Ausgaben, kannst du ihre Positionen auf mehrere Kategorien aufteilen. Eine passende Kategorie beantwortet jedoch nicht die offene Frage nach den zwei Wartungsstunden.

4. Erst den geklärten Vorgang weiterbearbeiten

   Ist eine Zahlung bereits erfolgt, vergleiche Datum, Betrag und Verwendungszweck mit der Rechnung. Die Zahlungszuordnung ist ein eigener Schritt. Halte offene Fragen für die zuständige Person oder deinen Steuerberater fest; ein erfasster Beleg ist keine Zahlungsfreigabe.

Eine identische Datei erkennt bimetrics auch dann, wenn du sie umbenannt hast. Eine neu erzeugte PDF oder ein anderer Scan derselben Rechnung kann trotzdem ein zweiter Beleg sein. Vergleiche bei Verdacht Lieferant, Rechnungsnummer, Zeitraum und Betrag, statt dich allein auf die Dateierkennung zu verlassen.

Eine Rechnung mit Claude hochladen und prüfen

Du hast eine Rechnung als Datei vorliegen. Mit einer aktuellen MCP-Verbindung, Schreibzugriff und freigegebener Dateiübertragung kann Claude sie an bimetrics übertragen und anschließend die erfassten Angaben mit dir prüfen. Die Rechnung bleibt als Beleg in bimetrics gespeichert; du musst die Daten nicht aus einer Chat-Antwort in die App übertragen.

Für den Dateiablauf verwenden wir einen zweiten, herunterladbaren Musterbeleg. Er ist vollständig fiktiv und gehört ausschließlich in eine separate Beispielfirma. Auch ein Musterupload wird wie ein normaler Beleg verarbeitet, zählt zum Belegkontingent und kann Buchungen oder automatische Zuordnungen auslösen. Für echte Rechnungen wählst du die Firma, an die sie gerichtet sind.

Musterdatei

Scan-Musterbeleg herunterladen

Aussteller → Empfänger

Nordlicht Software → Studio Morgenlicht

Rechnungsnummer und Datum

OCR-PROBE-2026-0928-01 · 28.09.2026

Leistung und Betrag

Software-Testlizenz für einen Monat · 10,84 € netto + 2,06 € Umsatzsteuer = 12,90 € brutto

Die folgenden Prompts sind Arbeitsvorlagen, kein protokollierter Assistentenlauf. Lade die Musterdatei herunter, hänge sie an deinen Chat an und ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Für den Upload brauchst du eine aktuelle Verbindung mit Schreibzugriff. Eine ältere Verbindung musst du erneut freigeben.

1. Die Datei an bimetrics übergeben

In Claude im Browser erlaubst du für die Dateiübertragung files.bimetrics.de unter Einstellungen → Funktionen → Codeausführung. In Team- und Enterprise-Plänen übernimmt das ein Admin. Kann dein Assistent die Datei nicht selbst übertragen, öffnest du den angebotenen App-Link, prüfst die ausgewählte Firma und lädst sie dort über Datei auswählen hoch.

Arbeite ausschließlich in der freigegebenen bimetrics-Beispielfirma [Firmenname]. Prüfe die Firma und ob deine aktuelle Verbindung Beleguploads mit Schreibzugriff erlaubt.

Die angehängte Datei bimetrics-musterbeleg-scan.pdf enthält nur Beispieldaten für Studio Morgenlicht. Übertrage genau diese unveränderte Datei an bimetrics. Ermittle Dateigröße und SHA-256 aus der tatsächlichen Datei; erfinde diese Werte nicht.

Meldet bimetrics dieselbe Datei bereits als vorhanden, verwende den vorhandenen Beleg. Kannst du die Datei nicht übertragen, zeige den verfügbaren App-Link für den Upload in dieser Firma und warte, bis ich sie dort ausgewählt habe. Ein vorbereiteter Upload-Link allein ist noch kein hochgeladener Beleg.

Nenne nach der bestätigten Übertragung die Beleg-ID und den App-Link. Warte auf die Erkennung und lies die erfassten Daten. Läuft die Erkennung noch oder ist sie fehlgeschlagen, nenne diesen Status statt eines fertigen Ergebnisses. Führe keine zusätzlichen Korrektur- oder Zahlungszuordnungsaufrufe aus.

2. Die erkannten Angaben am Original prüfen

Arbeite mit der zurückgegebenen Beleg-ID weiter. Ist die Erkennung noch nicht fertig, lass später denselben Beleg erneut lesen. Übertrage die Datei dafür nicht noch einmal. Im Muster vergleichst du vor allem Datum, Rechnungsnummer, Softwarelizenz und 12,90 € Gesamtbetrag. Ob die Lizenz tatsächlich geliefert wurde, kann die Rechnung allein nicht belegen.

Lies in der bimetrics-Beispielfirma [Firmenname] den gespeicherten Beleg [Beleg-ID]. Prüfe zuerst den Erkennungsstand.

Zeige die Originalseite, sofern dein Assistent Bilder anzeigen kann, und daneben die erfassten Angaben: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Position, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und Kategorie. Falls keine Bildvorschau möglich ist, nenne den App-Link zum Original.

Vergleiche die Angaben mit der Originaldatei: Nordlicht Software an Studio Morgenlicht, Rechnungsnummer OCR-PROBE-2026-0928-01, Rechnungsdatum 28.09.2026, Software-Testlizenz für einen Monat, 12,90 € brutto mit 19 % Umsatzsteuer. Diese Werte sind Vergleichsangaben, kein Auftrag zum Überschreiben.

Nenne konkrete Abweichungen, den Zuordnungsstatus und vorhandene Buchungsfehler. Unlesbare oder fehlende Angaben nicht ergänzen. Ändere noch nichts. Bestätige keine tatsächlich erbrachte Leistung allein anhand der Rechnung.

3. Nur eine belegte Abweichung korrigieren

Im bisherigen Muster wurde das Datum richtig erkannt. Eine Korrektur ist deshalb kein Pflichtschritt. Falls bei deinem Beleg das erfasste Datum vom Original abweicht, kannst du es gezielt ändern lassen. Der folgende Auftrag ändert beim Muster nur dann etwas, wenn das gespeicherte Datum tatsächlich falsch ist.

Ich habe die Originalseite des Belegs [Beleg-ID] in der bimetrics-Beispielfirma [Firmenname] geprüft. Darauf steht als Rechnungsdatum der 28.09.2026.

Lies den Beleg und seine aktuelle Version erneut. Nur wenn das gespeicherte Rechnungsdatum davon abweicht, korrigiere genau dieses Datum auf den 28.09.2026. Stimmen die Daten bereits überein, ändere nichts.

Lieferant, Beträge, Positionen, Kategorien, Steuersätze und Zuordnungen bleiben unverändert. Bei einem Versionskonflikt oder einem nicht bearbeitbaren Beleg stoppe und nenne den Grund sowie den App-Link.

Lies den Beleg anschließend erneut. Nenne das jetzt gespeicherte Rechnungsdatum, die Beleg-ID, vorhandene Buchungsfehler und den App-Link. Lade keine zweite Datei hoch und löse keine Zahlung aus.

Über MCP kannst du bei bearbeitbaren Belegen Rechnungsnummer, Termine und Leistungszeitraum sowie Kategorien und Umsatzsteuersätze vorhandener Positionen korrigieren. Beträge ändern oder neue Belegpositionen anlegen gehört nicht zu diesem MCP-Umfang. Eine Belegkorrektur berechnet die Buchungen neu und bleibt in der Änderungshistorie nachvollziehbar. Prüfe danach den gespeicherten Beleg und mögliche Buchungsfehler über den App-Link.

E-Rechnung validieren: den Prüfbericht lesen

Du kannst eine XML-Rechnung oder ein ZUGFeRD-PDF ohne Anmeldung im E-Rechnungsviewer lesen und technisch prüfen. In bimetrics wird eine empfangene E-Rechnung ebenfalls gegen EN 16931 geprüft. Den Status und den herunterladbaren Prüfbericht findest du am Beleg.

Beispiel: Der Zahlbetrag passt nicht zur Rechnungssumme

Unsere fiktive XML-Musterrechnung enthält 750,00 € netto und 142,50 € Umsatzsteuer. Das ergibt 892,50 €. Bereits gezahlte Beträge oder eine Rundung gibt es nicht. Trotzdem steht in der fehlerhaften Datei ein Zahlbetrag von 900,00 €.

1. Die fehlerhafte Datei prüfen

   Lade das fehlerhafte Muster im Viewer und starte Technisch prüfen. Die Rechnung lässt sich lesen, obwohl die Prüfung den unpassenden Zahlbetrag erkennt.

2. Die konkrete Abweichung weitergeben

   Bei einer echten Lieferantenrechnung schickst du dem Aussteller die Rechnungsnummer und den Prüfbericht: „Der Zahlbetrag stimmt nicht mit der Rechnungssumme überein. Bitte prüfe BR-CO-16 und sende uns die berichtigte Rechnung.“ Ändere die erhaltene XML nicht selbst.

3. Die berichtigte Datei erneut prüfen

   Mit der korrigierten Musterdatei im Viewer kannst du den Unterschied nachprüfen. Sie hat dieselben Positionen und Summen, aber den passenden Zahlbetrag. Die technische Prüfung meldet jetzt keinen Fehler und keine Warnung. Bei deiner Rechnung vergleichst du zusätzlich Leistung und Betrag mit dem Auftrag.

Die technische Validierung kontrolliert Formatvorgaben und Geschäftsregeln. Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD sind die strukturierten Daten maßgebend, wenn sie vom sichtbaren PDF abweichen. Kläre einen solchen Widerspruch mit dem Aussteller, statt nur den PDF-Betrag zu übernehmen. Das erläutert das BMF in den Fragen 7 und 12a zur E-Rechnung.

Den Fehler dort korrigieren, wo er entstanden ist

Original richtig, erfasste Daten falsch

Korrigiere die Angaben in bimetrics anhand des Originals. Dafür brauchst du keine neue Lieferantenrechnung.

Pflichtangabe fehlt im Original

Bitte den Aussteller um eine Berichtigung. Nenne Rechnungsnummer und fehlende Angabe. Ergänze nicht selbst erfundene Werte, damit der Datensatz vollständig aussieht.

Leistung oder Preis unklar

Hole zuerst die Vereinbarung oder den Leistungsnachweis ein. Bleibt die Rechnung falsch, fordere die passende Korrektur beim Aussteller an. Die Lösung ist nicht, den erhaltenen Rechnungsbetrag selbst umzuschreiben.

Rechnung könnte schon erfasst oder bezahlt sein

Suche nach Nummer und Lieferant, öffne mögliche Treffer und prüfe die zugeordneten Zahlungen. Gleiche Beträge allein reichen nicht aus, um einen Beleg zu löschen oder eine Zahlung erneut anzustoßen.

Eine Berichtigung kann die fehlenden oder falschen Angaben gezielt ergänzen, sofern sie eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Ein vollständiger Storno ist nicht bei jedem Fehler nötig. Grundlage ist § 31 Abs. 5 UStDV. Ob und wann du Vorsteuer geltend machen kannst, klärst du bei einem offenen Korrekturfall mit deiner Steuerberatung.

Für unser Beispiel genügt zunächst eine konkrete Rückfrage: „Zur Rechnung IT-2026-047 liegen uns vier der sechs berechneten Wartungsstunden vor. Bitte sende uns den Nachweis für die weiteren zwei Stunden oder eine entsprechende Rechnungskorrektur.“

Eine Prüfliste, mit der jemand weiterarbeiten kann

Ein Vermerk wie „Rechnung prüfen“ hilft der nächsten Person wenig. Halte fest, welche Unterlage du verglichen hast, was noch fehlt und wer nachfasst. Das ausgefüllte Beispiel zeigt den Stand vor der Rückmeldung des Lieferanten.

Rechnung

IT-2026-047 · 714,00 € brutto

Verglichene Unterlagen

Rechnung und Stundennachweis für den 24. September

Ergebnis

Empfänger und Rechenweg stimmen. Rechnung: 6 Stunden. Nachweis: 4 Stunden.

Offene Rückfrage

Nachweis für 2 weitere Stunden oder Rechnungskorrektur anfordern.

Nächster Schritt

Die Person, die die Wartung beauftragt hat, fragt beim Lieferanten nach und vergleicht dessen Antwort mit der Rechnung.