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Dauerrechnung-Vorlage für Word und PDF
Rechne eine gleichbleibende monatliche Leistung mit einer Dauerrechnung ab. Lade die Vorlage herunter; das ausgefüllte Muster zeigt dir eine IT-Wartung für 250 € netto im Monat.
Word zum Bearbeiten, PDF zum Ausdrucken. Keine automatische Berechnung und keine strukturierte E-Rechnung.
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Vorlage anpassen
Leistung, Zeitraum und Monatsbetrag festhalten
- Absender und Kunde
- Vollständige Namen und Anschriften; deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
- Nummer und Datum
- Eine einmalig vergebene Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum.
- Leistung und Zeitraum
- Konkrete Leistung, Beginn und Ende sowie der vereinbarte monatliche Abrechnungszeitraum.
- Beträge und Zahlung
- Netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Zahlbetrag je Monat; dazu Fälligkeit und Bankverbindung.
Für das Muster gelten die vollständigen Rechnungsangaben nach § 14 Absatz 4 UStG. Die beschriftete Musterrechnung erklärt die einzelnen Angaben.
Fiktives Dauerrechnungs-Muster
Zwölf Monate IT-Wartung, monatlich 297,50 €
Die Musterwerk IT Service GmbH wartet monatlich die Rechner ihres Kunden. Die Rechnung DR-2026-001 vom 19. Oktober 2026 gilt vom 1. November 2026 bis 31. Oktober 2027. Jeder Kalendermonat wird als eigene Teilleistung vereinbart.
- Monatliche Pauschale
- 250 € netto + 47,50 € Umsatzsteuer (19 %) = 297,50 € brutto
- Vereinbarte Fälligkeit
- Bis zum 15. des Folgemonats. Für November 2026 also bis zum 15. Dezember 2026.
Die 297,50 € sind der Monatsbetrag, keine Jahresrechnung. Zusätzliche Reparaturen sind nicht enthalten. Ändern sich Pauschale, Leistung oder Steuerangaben, berichtige die Rechnung oder stelle sie neu aus.
Ausgefülltes Dauerrechnungs-Muster öffnen , neuer TabDie passende Abrechnung wählen
Ein Dokument oder jeden Monat eine neue Rechnung?
Dauerrechnung: Eine Rechnung gilt für mehrere festgelegte Zeiträume. Das passt zum gezeigten Fall mit gleichbleibender Leistung und monatlicher Pauschale.
Serienrechnung: Für jeden Zeitraum entsteht eine eigene Rechnung mit eigener Nummer. Das ist hilfreich, wenn dein Kunde monatlich eine neue Rechnung benötigt oder zusätzliche Leistungen dazukommen.
In bimetrics richtest du dafür eine Serie ein: Jeden Monat entsteht ein Entwurf zum Ergänzen oder eine fertige Rechnung, je nach gewähltem Modus. Den E-Mail-Versand startest du separat in der App.
Monatsrechnungen in bimetrics erstellenDas Rechnungsformat beachten
Was gilt für die E-Rechnung?
Word und die PDFs dieser Seite enthalten keine strukturierten Rechnungsdaten. Für eine neu ausgestellte oder geänderte Dauerrechnung gelten die jeweiligen E-Rechnungsfristen. Für eine einfache PDF brauchst du die Zustimmung deines Kunden.
Eine zulässigerweise als Papier oder einfache PDF ausgestellte Dauerrechnung braucht bei unveränderten Rechnungsangaben keine zusätzliche E-Rechnung. Prüfe für deinen Fall die Fristen und Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.
Quelle: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Abschnitt 14.1 Absatz 19 UStAE. Das Muster zeigt eine inländische IT-Dienstleistung mit 19 % Umsatzsteuer, keine Vermietung oder steuerfreie Leistung.
Häufige Fragen zur Dauerrechnung-Vorlage
Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Dauerrechnung gilt für gleichbleibende Leistungen über mehrere Abrechnungszeiträume, etwa eine feste monatliche Wartungspauschale. Sie nennt den Leistungszeitraum, den Betrag je Abrechnungszeitraum und die Zahlungsbedingungen. Anders als bei einer Serie erhält der Kunde nicht jeden Monat eine neue Rechnung mit eigener Nummer.
Welche Datei kann ich bearbeiten?
Die Word-Vorlage enthält bearbeitbare Platzhalter und Tabellen. Die PDF-Druckvorlage ist zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen gedacht; sie hat keine interaktiven Formularfelder. Das ausgefüllte PDF-Muster zeigt dir ein Beispiel. Keine dieser Dateien berechnet Beträge automatisch.
Braucht eine Dauerrechnung jeden Monat eine neue Rechnungsnummer?
Nein. Eine Dauerrechnung erhält eine einmalig vergebene Rechnungsnummer und gilt für die genannten Zeiträume. Änderst du beispielsweise Preis oder Steuerangaben, musst du die Rechnung berichtigen oder neu ausstellen. Stellst du stattdessen jeden Monat eine eigene Rechnung aus, braucht jede davon eine eigene Nummer.
Muss ich eine bestehende Dauerrechnung 2027 als E-Rechnung neu ausstellen?
Nicht pauschal. Eine zulässigerweise als Papier oder einfache PDF ausgestellte Dauerrechnung braucht bei unveränderten Rechnungsangaben keine zusätzliche E-Rechnung. Bei neuen oder geänderten Rechnungen sind die jeweils geltenden E-Rechnungsregeln und Übergangsfristen zu prüfen. Die Word-Datei und die PDFs auf dieser Seite sind keine strukturierten E-Rechnungen.