Rechnungen aus Google Drive an bimetrics übertragen

Das brauchst du

• Ein Make-Konto und einen Google-Drive-Ordner mit Rechnungen als PDF-Dateien, jeweils höchstens 30 MiB groß.
• Einen aktiven bezahlten bimetrics-Tarif. API-Nutzung ist in Solo, Team und Scale enthalten. In der kostenlosen Testphase ist die API nicht verfügbar.
• Einen API-Schlüssel für die gewünschte Firma mit Belege hochladen (upload) und Daten lesen (read). Als Firmeninhaber erstellst du ihn unter Einstellungen → API.

Starte mit einem eigenen Testordner und einer Beispiel-PDF. Die Vorlage enthält keinen Dateitypfilter: In den gewählten Ordner gehören nur PDFs, keine Google-Dokumente oder anderen Dateien. Lass den Zeitplan zunächst ausgeschaltet.

App installieren und Vorlage importieren

Installiere zuerst die bimetrics-App in Make . Öffne danach ein leeres Make-Szenario und wähle Import blueprint. Importiere die heruntergeladene JSON-Datei.

Wähle in beiden Drive-Modulen deine Google-Verbindung und im ersten Modul deinen Testordner aus. Die Vorlage enthält keine gespeicherten Verbindungen und keinen eigenen Ordner.

Prüfe beim Verbinden die angeforderten Google-Rechte. Die Ordnerauswahl steuert den Ablauf; sie begrenzt nicht automatisch die Berechtigungen deiner Google-Verbindung.

Deine Firma mit bimetrics verbinden

Öffne Upload a receipt und lege unter Connection eine bimetrics-Verbindung an. Hinterlege deinen Firmen-API-Schlüssel im Feld API key. Wähle dieselbe Verbindung anschließend in Get a document.

Die Firma und die Zugriffsrechte ergeben sich aus dem Schlüssel. Für eine andere Firma verwendest du eine eigene Verbindung. Öffne und speichere alle vier Module, bevor du den ersten Lauf startest.

Die vier Module im Überblick

1. Neue Dateien im Ordner finden

   Watch Files in a Folder prüft den gewählten Ordner nach Erstellungszeit (By Created Time). Die Vorlage übernimmt höchstens eine Datei pro Lauf. Wähle den Startpunkt bewusst: Choose where to start → All erfasst auch bereits vorhandene Dateien nach und nach.

   Für den ersten Test liegt genau eine Beispiel-PDF im Ordner. So übernimmst du nicht versehentlich einen ganzen Rechnungsbestand.

2. Die PDF herunterladen

   Download a File erhält die Datei-ID aus dem Watcher: {{6.id}}. Es liefert die Dateidaten und den Dateinamen für den Upload. Ein Freigabelink allein genügt dafür nicht.

3. Die Datei als Beleg übertragen

   Upload a receipt überträgt die heruntergeladene PDF. Diese drei Felder sind in der Vorlage bereits zugeordnet:

   File name

   {{3.name}} · Dateiname aus dem Download

   Data

   {{3.data}} · binäre Dateidaten

   Upload request ID

   make-drive-{{6.id}} · Kennung aus der ursprünglichen Drive-Datei-ID

   Bei einer Wiederholung müssen Upload-ID, Dateiinhalt und Dateiname gleich bleiben. Ersetze oder benenne eine bereits übertragene Quelldatei deshalb nicht um. Eine geänderte Fassung braucht eine neue Kennung: Lege sie für diesen Ablauf als neue Datei in Drive ab.

4. Den Beleg über seine ID lesen

   Get a document liest den hochgeladenen Beleg. Im Feld Document ID steht {{4.id}}: die bimetrics-Beleg-ID aus Upload a receipt. Das ist eine andere ID als die Drive-Datei-ID.

   Der Status wird einmal abgefragt. Es gibt keine Polling-Schleife: Ist die Verarbeitung noch nicht fertig, behältst du die Beleg-ID und fragst später erneut ab.

Den ersten Lauf prüfen

Starte Run once. Öffne den zurückgegebenen Beleg unter Dokumente in bimetrics und prüfe die Originaldatei. Im Ergebnis von Get a document findest du Processing status (processingStatus):

pending / processing

Die Verarbeitung steht an oder läuft. Frage später den Status derselben Beleg-ID erneut ab.

success

Die API meldet die Verarbeitung als abgeschlossen. Prüfe die Angaben am Beleg in bimetrics.

failed

Die Verarbeitung ist fehlgeschlagen. Öffne den gespeicherten Beleg in bimetrics.

quota_paused

Die Datei wurde angenommen; ihre Verarbeitung wartet auf verfügbares Belegkontingent. Nicht erneut hochladen.

Die Übertragung und Verarbeitung sind keine fachliche Buchungsfreigabe. Starte den Ablauf danach erneut: Ohne neue Datei sollte kein weiterer Upload folgen. Prüfe auch eine weitere Beispiel-PDF, bevor du einen regelmäßigen Zeitplan aktivierst.