Praxisratgeber · Ausgangsrechnungen
Stornorechnung erstellen
Die Rechnung ist fertig, aber die Menge stimmt nicht? Drei PDF-Muster zeigen dir den Weg vom Original über den Storno zur korrigierten Rechnung. Dazu bekommst du eine kostenlose Word-Vorlage und die Anleitung für bimetrics.
Rechnungskorrektur oder Stornorechnung?
Eine Stornorechnung hebt eine ursprüngliche Rechnung vollständig auf: Ihr Betrag wird mit umgekehrtem Vorzeichen erfasst. Die Originalrechnung bleibt erhalten. Eine Rechnungskorrektur kann dagegen auch nur eine fehlende oder falsche Angabe berichtigen.
Lege die ursprüngliche Rechnung bereit und kläre zwei Dinge: Was genau ist falsch, und hat der Kunde bereits gezahlt? Die Antwort entscheidet über den nächsten Schritt.
- Noch ein Entwurf
- Ist die Rechnung noch nicht ausgestellt, ändere die Angaben im Entwurf. In bimetrics wählst du dafür Bearbeiten. Es gibt noch keine fertige Rechnung, die du stornieren müsstest.
- Eine Angabe fehlt oder ist falsch
- Für eine Berichtigung kann ein ergänzendes Dokument mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung genügen. Ein vollständiger Storno ist nicht bei jedem Fehler erforderlich.
- Die Rechnung soll vollständig aufgehoben werden
- Erstelle eine Stornorechnung mit Bezug auf das Original. Soll die Leistung weiterhin abgerechnet werden, folgt anschließend eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben.
- Nur ein Teilbetrag ist falsch
- Dann musst du nicht alles stornieren. In bimetrics minderst du die betroffenen Positionen mit einer Rechnungskorrektur. Die ursprüngliche Rechnung bleibt gültig.
- Es wurde bereits gezahlt oder zugeordnet
- Prüfe auch den Zahlungsvorgang. Den Storno bietet bimetrics nur für Rechnungen an, die weder einer Zahlung noch einem anderen Beleg zugeordnet sind. Eine bezahlte Rechnung korrigierst du mit einer Rechnungskorrektur. So gehst du bei bestehenden Zahlungen vor.
Die Möglichkeit eines ergänzenden Berichtigungsdokuments regelt § 31 Abs. 5 UStDV. Ändere eine bereits ausgestellte PDF nicht stillschweigend: Für beide Seiten muss nachvollziehbar bleiben, welche Rechnung berichtigt wurde.
Ein Beispiel: zehn Stunden berechnet, acht geleistet
Du hast versehentlich zehn statt acht Stunden berechnet. Der Kunde hat noch nicht gezahlt; in diesem Beispiel wird die Rechnung vollständig storniert und anschließend neu ausgestellt. Die drei Belege gehören zusammen, bleiben aber eigenständige Dokumente.
Zwei Stunden zu viel berechnet
Auf der Rechnung stehen zehn Beratungsstunden. Tatsächlich waren es acht. Das ausgestellte Original bleibt erhalten.
- Beratung10 Stunden × 100,00 €
- 1.000,00 €
- Netto
- 1.000,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 190,00 €
- Gesamtbetrag
- 1.190,00 €
Die ursprüngliche Rechnung aufheben
Der Storno übernimmt alle Positionen mit umgekehrtem Vorzeichen. Er hat eine eigene Nummer und verweist auf die Rechnung RE-2026-0102.
- Beratung-10 Stunden × 100,00 €
- -1.000,00 €
- Netto
- -1.000,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- -190,00 €
- Gesamtbetrag
- -1.190,00 €
Acht Stunden neu abrechnen
Die neue Rechnung enthält die richtige Menge und erhält eine eigene Nummer. Der Kunde zahlt 952,00 € statt 1.190,00 €.
- Beratung8 Stunden × 100,00 €
- 800,00 €
- Netto
- 800,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 152,00 €
- Gesamtbetrag
- 952,00 €
Alle drei Muster als PDF herunterladen:
Mit dem Dokumentgenerator von bimetrics erstellt. Fiktive Firmen und Leistungen, keine Zahlungsaufforderung. Die PDFs zeigen fertige Dokumente; zum Bearbeiten nutze die Word-Vorlage.
Beim vollständigen Storno lautet der Betrag −1.190,00 €, nicht −238,00 €. Die 238,00 € sind nur die Differenz zwischen falscher und richtiger Rechnung. Original und Storno ergeben zusammen 0,00 €; aus der neuen Rechnung bleiben 952,00 € zu zahlen.
Die neue Rechnung entsteht in bimetrics nicht automatisch mit dem Storno. Du erstellst dafür einen eigenen Entwurf oder duplizierst das Original und korrigierst die Menge vor dem Abschluss.
Es geht auch ohne Storno und neue Rechnung: Mit einer Rechnungskorrektur über zwei Stunden minderst du die Rechnung um 238,00 €. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen, offen sind dann ebenfalls 952,00 €.
Stornorechnung-Vorlage für Word
Du möchtest den Beleg selbst ausfüllen? In der Word-Vorlage ersetzt du die Platzhalter durch deine Angaben. Sie ist für Rechnungen mit einem Steuersatz aufgebaut. Die PDF-Muster oben zeigen dir einen vollständig ausgefüllten Fall.
- Original eindeutig benennen. Trage deine Storno-Nummer und das Ausstellungsdatum ein. Ergänze Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung sowie den Grund für den Storno.
- Angaben und Beträge übernehmen. Übernimm Absender, Empfänger, Leistung, Leistungsdatum und Steuersatz aus dem Original. Beim vollständigen Storno kehrst du die Vorzeichen der Netto-, Steuer- und Gesamtbeträge um. Die Word-Datei berechnet keine Summen.
- Prüfen und getrennt aufbewahren. Vergleiche Original und Storno vor dem Versand. Bewahre beide Dokumente auf; ersetze die Originalrechnung nicht durch die neue Datei.
Eine aus Word gespeicherte PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Hast du die ursprüngliche Rechnung in bimetrics ausgestellt und noch nicht zugeordnet, kannst du den Storno dort als E-Rechnung erstellen. Mehr zum passenden Rechnungsformat.
So erstellst du die Stornorechnung in bimetrics
Dieser Ablauf gilt für eine in bimetrics ausgestellte Ausgangsrechnung ohne bestehende Zuordnung. Halte die ursprüngliche Rechnungsnummer und den Grund für die Korrektur bereit. Prüfe vor dem Storno, ob bereits eine Zahlung eingegangen ist, auch wenn du sie noch nicht zugeordnet hast.
Die ursprüngliche Rechnung öffnen
Suche unter Meine Rechnungen nach Rechnungsnummer oder Empfänger. Vergleiche Kunde, Datum und Betrag mit dem Original. Bei der fertiggestellten Rechnung wählst du Stornieren.
Datum und Bezug prüfen
Auf der Seite Rechnung stornieren entsteht zunächst ein Storno-Entwurf. Die Angaben aus der Rechnung und die negativen Beträge sind bereits übernommen. Der Text verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Prüfe das Rechnungsdatum. Unter Freitext nach Überschrift oder Notizen kannst du den Anlass verständlich ergänzen, etwa: „Vollständiger Storno wegen falsch berechneter Stunden; korrigierte Rechnung folgt separat.“ Erhalte dabei den Bezug zur Originalrechnung.
Vorschau und Stornobetrag kontrollieren
Vergleiche Empfänger, Originalnummer, Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag mit der ursprünglichen Rechnung. Der vollständige Storno muss sie betragsmäßig aufheben. Die Vorschau ist noch kein fertiger Stornobeleg.
Stornierung verbindlich erstellen
Wähle Stornierung erstellen und prüfe den Betrag im Bestätigungsdialog. Erst nach deiner Bestätigung wird der Stornobeleg mit eigener Nummer fertiggestellt. bimetrics ordnet Originalrechnung und Storno einander zu; die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert.
Dokument herunterladen und Kunden informieren
Lade den fertigen Beleg über Herunterladen herunter. Bei Bedarf steht auch E-Rechnung (XML) herunterladen zur Verfügung. Übermittle den Storno separat an deinen Kunden und benenne die betroffene Rechnung. Eine neue Rechnung erstellst du anschließend, wenn die Leistung weiterhin abgerechnet werden soll.
Den Storno-Entwurf kannst du vor dem Abschluss bearbeiten oder löschen. Ein fertiggestellter Storno lässt sich nicht wieder als Entwurf bearbeiten. Weder der Entwurf noch die fertige Stornorechnung lösen eine Banküberweisung aus.
Welche Angaben und welches Format brauchst du?
Kontrolliere insbesondere Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-ID, Ausstellungsdatum und Nummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt sowie die aufzuhebenden Netto- und Steuerbeträge. Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung muss erkennbar sein. Die allgemeinen Rechnungsangaben stehen in § 14 UStG.
bimetrics übernimmt die ursprünglichen Rechnungsdaten in den Storno. Im Beispiel oben verweist RE-2026-0103 auf RE-2026-0102. Eine ergänzende Berichtigung ist etwas anderes: Für sie ist laut IHK Koblenz, Abschnitt 6, nicht zwingend eine neue Rechnungsnummer nötig.
Was gilt bei einer E-Rechnung?
Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung im vorgesehenen elektronischen Format erfolgen. Für die Übergangsfristen gelten Ausnahmen. Das erläutert das BMF in Frage 7b der E-Rechnungs-FAQ.
Der Stornobeleg aus bimetrics ist eine ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Das Original und den Storno bewahrst du als getrennte Dokumente auf. Nur die sichtbare PDF-Ansicht zu ändern, berichtigt die strukturierten Rechnungsdaten nicht. Mehr zu den Formaten findest du unter E-Rechnungen mit bimetrics.
Wenn die Rechnung schon bezahlt ist oder nur teilweise korrigiert werden soll
Für bezahlte Rechnungen und Teilbeträge gibt es in bimetrics die Rechnungskorrektur. Sie mindert die Rechnung ganz oder teilweise, entsteht als eigene E-Rechnung und wird gebucht. Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. So erstellst du eine Rechnungskorrektur.
- Eine Zahlung ist bereits zugeordnet
- Auch eine Teilzuordnung sperrt den Storno. Erstelle stattdessen eine Rechnungskorrektur. Ist danach mehr bezahlt, als noch offen ist, zeigt bimetrics ein Guthaben des Kunden. Das verrechnest du mit einer anderen offenen Rechnung desselben Kunden. Oder du zahlst es selbst zurück und hältst die Erstattung in bimetrics fest; bimetrics überweist nichts. Entferne keine sachlich richtige Zuordnung, nur um stornieren zu können.
- Nur eine Position oder ein Teilbetrag ist betroffen
- Ein Storno hebt immer die ganze Rechnung auf. Für einen Teilbetrag trägst du in der Rechnungskorrektur je Position den Betrag oder die Menge ein, um die die Rechnung sinken soll. Im Beispiel oben sind das zwei Stunden oder 238,00 € brutto.
- Die falsche Rechnung kam von einem Lieferanten
- Fordere die Berichtigung beim Rechnungsaussteller an. Nenne Rechnungsnummer, falsche Angabe und die gewünschte Änderung. Die Stornofunktion unter Meine Rechnungen ist für deine eigenen ausgestellten Rechnungen gedacht, nicht für fremde Eingangsrechnungen.
- Die Erstellung schlägt fehl
- Prüfe den angezeigten Grund und behalte den Entwurf. Wird das Original noch verarbeitet, warte dessen Verarbeitung ab. Meldet bimetrics unpassende Stornobeträge, verändere nicht auf Verdacht einzelne Beträge. Gib dem Support die betroffene Rechnungsnummer und die Fehlermeldung.
Ist eine Stornorechnung dasselbe wie eine Gutschrift?
Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Die umsatzsteuerliche Gutschrift bezeichnet jedoch die vorher vereinbarte Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Das ist etwas anderes als das Aufheben oder Korrigieren deiner eigenen Rechnung. Auch eine Rechnungskorrektur in bimetrics ist deshalb keine Gutschrift. Die Definition steht in § 14 Abs. 2 UStG.
Die korrigierte Rechnung erstellen
Wenn du nach dem Storno neu abrechnest, prüfe im neuen Entwurf die betroffenen Angaben, Leistungsdatum und Zahlungsziel. Vergleiche die Vorschau mit der tatsächlich erbrachten Leistung, bevor du die neue Rechnung fertigstellst.
Fachliche Quellen geprüft am . Der Ratgeber erklärt den Ablauf und allgemeine Rechnungsregeln. Die steuerliche Behandlung eines konkreten Korrekturfalls klärst du mit deiner Steuerberatung.