Stornorechnung erstellen

Rechnungskorrektur oder Stornorechnung?

Eine Stornorechnung hebt eine ursprüngliche Rechnung vollständig auf: Ihr Betrag wird mit umgekehrtem Vorzeichen erfasst. Die Originalrechnung bleibt erhalten. Eine Rechnungskorrektur kann dagegen auch nur eine fehlende oder falsche Angabe berichtigen.

Lege die ursprüngliche Rechnung bereit und kläre zwei Dinge: Was genau ist falsch, und hat der Kunde bereits gezahlt? Die Antwort entscheidet über den nächsten Schritt.

Noch ein Entwurf

Ist die Rechnung noch nicht ausgestellt, ändere die Angaben im Entwurf. In bimetrics wählst du dafür Bearbeiten. Es gibt noch keine fertige Rechnung, die du stornieren müsstest.

Eine Angabe fehlt oder ist falsch

Für eine Berichtigung kann ein ergänzendes Dokument mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnung genügen. Ein vollständiger Storno ist nicht bei jedem Fehler erforderlich.

Die Rechnung soll vollständig aufgehoben werden

Erstelle eine Stornorechnung mit Bezug auf das Original. Soll die Leistung weiterhin abgerechnet werden, folgt anschließend eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben.

Es wurde bereits gezahlt oder zugeordnet

Prüfe auch den Zahlungsvorgang. Die aktuelle Stornofunktion in bimetrics ist für Rechnungen vorgesehen, die noch keiner Zahlung oder einem anderen Beleg zugeordnet sind. So gehst du bei bestehenden Zahlungen vor.

Die Möglichkeit eines ergänzenden Berichtigungsdokuments regelt § 31 Abs. 5 UStDV. Ändere eine bereits ausgestellte PDF nicht stillschweigend: Für beide Seiten muss nachvollziehbar bleiben, welche Rechnung berichtigt wurde.

Ein Beispiel: zehn Stunden berechnet, acht geleistet

Du hast versehentlich zehn statt acht Stunden berechnet. Der Kunde hat noch nicht gezahlt; in diesem Beispiel wird die Rechnung vollständig storniert und anschließend neu ausgestellt. Die drei Belege gehören zusammen, bleiben aber eigenständige Dokumente.

Beim vollständigen Storno lautet der Betrag −1.190,00 €, nicht −238,00 €. Die 238,00 € sind nur die Differenz zwischen falscher und richtiger Rechnung. Original und Storno ergeben zusammen 0,00 €; aus der neuen Rechnung bleiben 952,00 € zu zahlen.

Die neue Rechnung entsteht in bimetrics nicht automatisch mit dem Storno. Du erstellst dafür einen eigenen Entwurf oder duplizierst das Original und korrigierst die Menge vor dem Abschluss.

So erstellst du die Stornorechnung in bimetrics

Dieser Ablauf gilt für eine in bimetrics ausgestellte Ausgangsrechnung ohne bestehende Zuordnung. Halte die ursprüngliche Rechnungsnummer und den Grund für die Korrektur bereit. Prüfe vor dem Storno, ob bereits eine Zahlung eingegangen ist, auch wenn du sie noch nicht zugeordnet hast.

1. Die ursprüngliche Rechnung öffnen

   Suche unter Meine Rechnungen nach Rechnungsnummer oder Empfänger. Vergleiche Kunde, Datum und Betrag mit dem Original. Bei der fertiggestellten Rechnung wählst du Stornieren.

2. Datum und Bezug prüfen

   Auf der Seite Rechnung stornieren entsteht zunächst ein Storno-Entwurf. Die Angaben aus der Rechnung und die negativen Beträge sind bereits übernommen. Der Text verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.

   Prüfe das Rechnungsdatum. Unter Freitext nach Überschrift oder Notizen kannst du den Anlass verständlich ergänzen, etwa: „Vollständiger Storno wegen falsch berechneter Stunden; korrigierte Rechnung folgt separat.“ Erhalte dabei den Bezug zur Originalrechnung.

3. Vorschau und Stornobetrag kontrollieren

   Vergleiche Empfänger, Originalnummer, Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag mit der ursprünglichen Rechnung. Der vollständige Storno muss sie betragsmäßig aufheben. Die Vorschau ist noch kein fertiger Stornobeleg.

4. Stornierung verbindlich erstellen

   Wähle Stornierung erstellen und prüfe den Betrag im Bestätigungsdialog. Erst nach deiner Bestätigung wird der Stornobeleg mit eigener Nummer fertiggestellt. bimetrics ordnet Originalrechnung und Storno einander zu; die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert.

5. Dokument herunterladen und Kunden informieren

   Lade den fertigen Beleg über Herunterladen herunter. Bei Bedarf steht auch E-Rechnung (XML) herunterladen zur Verfügung. Übermittle den Storno separat an deinen Kunden und benenne die betroffene Rechnung. Eine neue Rechnung erstellst du anschließend, wenn die Leistung weiterhin abgerechnet werden soll.

Den Storno-Entwurf kannst du vor dem Abschluss bearbeiten oder löschen. Ein fertiggestellter Storno lässt sich nicht wieder als Entwurf bearbeiten. Weder der Entwurf noch die fertige Stornorechnung lösen eine Banküberweisung aus.

Welche Angaben und welches Format brauchst du?

Kontrolliere insbesondere Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-ID, Ausstellungsdatum und Nummer, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt sowie die aufzuhebenden Netto- und Steuerbeträge. Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung muss erkennbar sein. Die allgemeinen Rechnungsangaben stehen in § 14 UStG.

bimetrics übernimmt die ursprünglichen Rechnungsdaten in den Storno. Im Beispiel oben verweist RE-2026-0103 auf RE-2026-0102. Eine ergänzende Berichtigung ist etwas anderes: Für sie ist laut IHK Koblenz, Abschnitt 6, nicht zwingend eine neue Rechnungsnummer nötig.

Was gilt bei einer E-Rechnung?

Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung im vorgesehenen elektronischen Format erfolgen. Für die Übergangsfristen gelten Ausnahmen. Das erläutert das BMF in Frage 7b der E-Rechnungs-FAQ.

Der Stornobeleg aus bimetrics ist eine ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Das Original und den Storno bewahrst du als getrennte Dokumente auf. Nur die sichtbare PDF-Ansicht zu ändern, berichtigt die strukturierten Rechnungsdaten nicht. Mehr zu den Formaten findest du unter E-Rechnungen mit bimetrics.

Wenn die Rechnung schon bezahlt ist oder nur teilweise korrigiert werden soll

Die Softwaregrenze und der steuerlich passende Korrekturweg sind zwei verschiedene Fragen. Dass bimetrics die Stornierung einer zugeordneten Rechnung sperrt, bedeutet nicht, dass eine bezahlte Rechnung grundsätzlich nicht berichtigt werden darf.

Eine Zahlung ist bereits zugeordnet

Auch eine Teilzuordnung sperrt den beschriebenen Storno. Stelle Originalrechnung, bisherigen Zahlungseingang und den gewünschten Ausgleich zusammen. Kläre mit deiner Steuerberatung, welche Korrektur und gegebenenfalls Rückzahlung zu diesem Vorgang passen. Entferne keine sachlich richtige Zuordnung nur, um die Sperre zu umgehen.

Nur eine Position oder ein Teilbetrag ist betroffen

Der Storno-Ablauf in bimetrics hebt die gesamte Rechnung auf. Er ist keine Funktion für eine frei wählbare Teilgutschrift. Prüfe zuerst, ob du wirklich vollständig stornieren und neu ausstellen möchtest oder einen anderen Berichtigungsweg brauchst.

Die falsche Rechnung kam von einem Lieferanten

Fordere die Berichtigung beim Rechnungsaussteller an. Nenne Rechnungsnummer, falsche Angabe und die gewünschte Änderung. Die Stornofunktion unter Meine Rechnungen ist für deine eigenen ausgestellten Rechnungen gedacht, nicht für fremde Eingangsrechnungen.

Die Erstellung schlägt fehl

Prüfe den angezeigten Grund und behalte den Entwurf. Wird das Original noch verarbeitet, warte dessen Verarbeitung ab. Meldet bimetrics unpassende Stornobeträge, verändere nicht auf Verdacht einzelne Beträge. Gib dem Support die betroffene Rechnungsnummer und die Fehlermeldung.

Ist eine Stornorechnung dasselbe wie eine Gutschrift?

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Die umsatzsteuerliche Gutschrift bezeichnet jedoch die vorher vereinbarte Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Das ist etwas anderes als das Aufheben deiner eigenen Rechnung. Die Definition steht in § 14 Abs. 2 UStG.