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Vorlage für deinen Kostenvoranschlag
Schätze Arbeitszeit, Material und Nebenkosten nachvollziehbar. Bearbeite die Word-Vorlage oder drucke die PDF aus. Felder für Annahmen und ausgeschlossene Arbeiten sind enthalten.
Die Vorlagen enthalten Platzhalter und berechnen keine Summen. Das ausgefüllte Muster zeigt eine fiktive Kostenschätzung ohne Festpreisvereinbarung.
Ausfüllhilfe ansehen
Anfrage und Kalkulation bereitlegen
So füllst du den Kostenvoranschlag aus
- Projekt und Grundlage festhalten
Trage Absender, Empfänger, Datum und eine eigene Nummer ein. Nenne Projekt und Ausführungsort. Halte fest, worauf die Schätzung beruht, etwa eine Anfrage mit Fotos oder einen Ortstermin.
- Aufwand und Kosten aufschlüsseln
Führe geschätzte Stunden mit Stundensatz, Material mit Menge und Einzelpreis sowie Nebenkosten getrennt auf. Berechne die Positionsbeträge, die Nettosumme, die passende Umsatzsteuer und den geschätzten Bruttobetrag.
- Annahmen und Ausnahmen benennen
Beschreibe, welche Voraussetzungen gelten und welche Arbeiten fehlen. Ergänze den vorgesehenen Zeitraum oder die nötige Terminabstimmung. Streiche unpassende Felder und alle Platzhalter.
- Vor dem Versand prüfen
Vergleiche Umfang und Beträge mit deiner Kalkulation. Die Word-Datei rechnet nicht automatisch. Öffne die exportierte PDF und prüfe auch Zeilenumbrüche, Steuerangaben und den Hinweis zur Kostenschätzung.
Fiktives Beispiel aus dem Muster
Was kostet der Austausch von drei Türen?
- Arbeitszeit
- 8 Stunden × 65 € = 520 € netto
- Material
- 3 Türblätter mit Drückergarnituren × 220 € = 660 € netto
- Anfahrt
- 1 Anfahrt × 45 € = 45 € netto
- Geschätzte Kosten
- 1.225 € netto + 232,75 € Umsatzsteuer (19 %) = 1.457,75 € brutto
Die Schätzung setzt voraus, dass die vorhandenen Zargen weiterverwendet werden können und die Türen Standardmaße haben. Arbeiten an Zargen und Wänden sind nicht enthalten. So erkennt der Kunde, was hinter dem Betrag steht.
Müssen bei der Prüfung doch Zargen erneuert werden, dokumentierst du den zusätzlichen Umfang und kalkulierst Material und Arbeitszeit neu. Stimme die Änderung mit dem Kunden ab, bevor du die zusätzlichen Arbeiten ausführst.
Die 19 % sind Teil dieses Beispiels. Passe die Steuerzeilen an deinen Fall an. Wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, entferne den gesonderten Steuerbetrag und ergänze den passenden Hinweis.
Preis und Vereinbarung unterscheiden
Kostenschätzung oder verbindliches Angebot?
Mit dieser Vorlage schätzt du voraussichtliche Kosten. Sie enthält ausdrücklich keine Festpreisvereinbarung. Willst du einen festen Preis oder eine verbindliche Preisobergrenze zusagen, muss das zu eurer tatsächlichen Vereinbarung passen. Entscheidend ist der Inhalt, nicht allein die Überschrift des Dokuments.
Ein Vertragsangebot bindet dich grundsätzlich, sofern du die Bindung nicht ausgeschlossen hast. Für einen bereits klar bestimmten Leistungsumfang findest du hier die Angebotsvorlage für Word und PDF.
Wird eine nicht garantierte Kostenschätzung zur Vertragsgrundlage und ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Nenne den Grund und die neu erwarteten Kosten und kläre das weitere Vorgehen. Eine pauschale Reserve von 10 oder 20 % ist kein gesetzlicher Freibrief.
Im Ratgeber Angebot oder Kostenvoranschlag? siehst du beide Varianten für denselben Auftrag — mit Preisbeispiel und Formulierungen.
Grundlagen: § 145 BGB zur Bindung an ein Angebot und § 649 BGB zum Kostenanschlag. Für die Vergütung der Erstellung gilt § 632 Absatz 3 BGB.
Nach der Kostenschätzung
Leistungen anbieten und später abrechnen
Sobald Umfang und Konditionen geklärt sind, schreibst du in bimetrics ein Angebot mit Kunde, Leistungen, Mengen und Preisen. Übertrage dafür die abgestimmten Angaben aus deiner Kalkulation und prüfe die Vorschau.
Für die spätere Rechnung übernimmst du die Angebotspositionen in einen bearbeitbaren Rechnungsentwurf. Vergleiche sie mit den tatsächlich erbrachten Leistungen, ändere Mengen und ergänze vereinbarte Zusatzarbeiten. Prüfe die fertige Vorschau, bevor du die Rechnung abschließt.
Für die Kalkulation helfen dir der Stundensatz-Rechner und für die spätere Abrechnung die Rechnungsvorlage.
Häufige Fragen zur Kostenvoranschlag-Vorlage
Wie bearbeite ich den Kostenvoranschlag in Word?
Die DOCX-Datei enthält bearbeitbare Absätze und Tabellen. Ersetze die Platzhalter, ergänze deine Positionen und passe Annahmen sowie ausgeschlossene Leistungen an. Rechne Mengen, Preise, Steuer und Gesamtbetrag selbst nach. Exportiere die fertige Fassung als PDF und kontrolliere sie vor dem Versand.
Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?
Diese Vorlage ist als Schätzung ohne Festpreisvereinbarung formuliert. Entscheidend sind aber der konkrete Inhalt und eure Vereinbarung. Wenn du einen Festpreis oder eine Preisobergrenze zusagen willst, brauchst du dafür eine passende Vereinbarung. Ein Vertragsangebot ist nach § 145 BGB grundsätzlich bindend, sofern die Bindung nicht ausgeschlossen wurde.
Wie stark darf der Kostenvoranschlag überschritten werden?
§ 649 BGB nennt keinen festen Prozentsatz. Wird ein nicht garantierter Kostenanschlag zur Vertragsgrundlage und ist eine wesentliche Überschreitung zu erwarten, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Dokumentiere den Grund und die neue Schätzung und kläre das weitere Vorgehen. Eine Prozentreserve in der Vorlage ersetzt diese Abstimmung nicht.
Darf ich für den Kostenvoranschlag Geld verlangen?
Nach § 632 Absatz 3 BGB ist ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Wenn du für die Erstellung ein Entgelt verlangen möchtest, vereinbare es vorher ausdrücklich. Ein nachträglich in die Vorlage eingetragener Preis schafft diese Vereinbarung nicht von selbst.
Sind die Downloads kostenlos und ohne Anmeldung?
Ja. Word-Vorlage, PDF-Vorlage und ausgefülltes Muster kannst du kostenlos ohne Anmeldung herunterladen. Die Vorlagen enthalten Platzhalter, das Muster ausschließlich fiktive Daten. Die PDF ist eine Druckvorlage und kein interaktives Formular; beide Vorlagen berechnen keine Summen.