Praxisratgeber · Rechnungseingang
Eingangsrechnungen verwalten
Rechnungen kommen per Mail oder aus Lieferantenportalen. Halte je Rechnung fest, wer sie beschafft, ob sie in bimetrics angekommen ist und was noch zu prüfen bleibt.
Drei Rechnungen, drei nächste Schritte
Fiktives Beispiel für September: Sara sammelt die Rechnungen für Studio Morgenlicht, Malik betreut das Software-Abo. So sieht ihr Eingang vor der Bearbeitung aus.
| Rechnung | Quelle und Zuständigkeit | Stand und nächster Schritt |
|---|---|---|
| Nordlicht ITIT-2026-0912 · 119,00 € | Rechnungs-E-Mail mit zwei Anhängen Sara · Office | Noch im Postfach Rechnung im E-Mail-Import übernehmen. |
| PixelcloudSeptember-Abo · Abbuchung 59,50 € | Abrechnungsbereich des Lieferanten Malik · Zugriff auf das Abo-Konto | Erwartete Monatsrechnung fehlt Original im Portal holen oder beim Lieferanten anfragen. |
| BüropartnerBP-260915 · 238,00 € | Erneute Rechnungs-E-Mail Sara · Office | Bereits hochgeladen Vorhandenen Beleg vergleichen und dessen Link festhalten. |
Führe den Überblick je Firma: Beleglink für vorhandene Rechnungen, zuständige Person und Rückfragetermin für offene Fälle.
Den Eingangsweg nach der Quelle wählen
Wer Zugriff auf die Originalrechnung hat, beschafft sie. Die anschließende Datenprüfung kann jemand anderes übernehmen.
Die Rechnung steckt in einer Mail
- Sara leitet die Nordlicht-Mail an die Belegadresse der richtigen Firma weiter.
- Im E-Mail-Import wählt sie die Rechnung und klickt auf „Übernehmen“. Die Lieferbedingungen bleiben dort; der Maileingang kann einige Minuten dauern.
- In der Belegliste prüft sie, ob die Datei angekommen ist. Die Auslese kann noch laufen.
Die Rechnung liegt im Portal
- Malik sucht im passenden Abo-Konto nach der September-Rechnung.
- Er lädt das Original herunter und gibt die Datei an Sara. Kostenübersicht und Abbuchung ersetzen die Rechnung nicht.
- Sara lädt die Datei in der richtigen Firma hoch, kontrolliert die Belegliste und hält den Link fest. Fehlt das Original, fragt Malik beim Lieferanten nach.
Die Datei liegt schon in eurem eigenen Workflow
Eure Integration kann vorhandene Dateien per API hochladen und die erkannten Daten nach abgeschlossener Verarbeitung abrufen. Dafür braucht sie eine eingerichtete Verbindung und einen bezahlten Tarif.
Dateiübertragung über die API prüfenFehlend, in Verarbeitung oder schon vorhanden?
Suche nach Lieferant und Rechnungsnummer, ersatzweise nach Betrag und Zeitraum, und öffne mögliche Treffer. Eine erfolglose Suche allein beweist keine fehlende Rechnung.
- Nordlicht: Die Auslese läuft noch
- Die Datei ist vorhanden: Warte auf die Auslese, dann prüfe die Angaben. Bei einem Verarbeitungsfehler öffnest du den Beleg und klärst die Ursache.
- Pixelcloud: Das Original fehlt
- Prüfe Postfach, passendes Portal und zuständige Person. Bleibt das Original aus, hält Sara die Lieferantenrückfrage und den nächsten Schritt fest.
- Büropartner: Die Rechnung ist schon da
- Vergleiche Nummer, Lieferant, Zeitraum und Betrag mit der erneuten Mail. Bei derselben Rechnung behältst du den vorhandenen Beleg.
Wie erkennt bimetrics doppelte Dateien?
Identischen Dateiinhalt erkennt bimetrics innerhalb derselben Firma als „Duplikat“; „Original öffnen“ führt zum vorhandenen Beleg. Ein neuer Scan oder ein neu erzeugtes PDF kann anders sein und braucht den Vergleich trotzdem.
Auch eine frühere Rechnung kann zur aktuellen Zahlung gehören. Belege im DMS wiederfinden
Eine Rückfrage, die zur richtigen Rechnung führt
Nenne Firma, Lieferant, Zeitraum und Abbuchung. Bitte um die Originaldatei oder eine konkrete Rückmeldung zum Zugriff.
Passe die Angaben an und kopiere die Nachricht in euren Teamchat oder eine E-Mail.
Nach der Übernahme ersetzt du den offenen Schritt durch den Beleglink. Ungeklärte Fälle bleiben in der Rückfragenliste für deinen Steuerberater.
Eingegangen heißt noch nicht geprüft oder bezahlt
Prüfe die Angaben am Original und gleiche Leistung und Betrag mit der Vereinbarung ab. Ist die Pixelcloud-Rechnung vorhanden und geprüft, ordne ihr die gebuchte Zahlung über 59,50 € zu.
Mit einer eigenen Lieferantenrechnung anfangen
Übernimm eine Rechnung in der richtigen Firma. Öffne den Beleg nach der Auslese und vergleiche die Angaben mit dem Original.
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Häufige Fragen zum Rechnungseingang
Brauche ich für jede wiederkehrende Abbuchung eine neue Rechnung?
Bei einer Jahresrechnung ist nicht automatisch jeden Monat eine neue Rechnung zu erwarten; zusätzliche Leistungen können weitere Rechnungen auslösen. Prüfe Vertrag, Abrechnungsrhythmus und vorhandene Unterlagen und kläre unvollständige Nachweise mit deinem Steuerberater.
Kann ich Rechnungen aus Lieferantenportalen automatisch mit bimetrics holen?
Hier lädt die zuständige Person die ausgestellte Rechnung im Portal herunter und überträgt sie an bimetrics. Ein eigener API-Workflow kann vorhandene Dateien hochladen; er ersetzt den Rechnungszugriff beim Lieferanten nicht.